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easyJOB als HR-Software

Teilzeit, Gleitzeit, Elternzeit – oder gleich ein Sabbatical? Immer individuellere Arbeitszeitmodelle verändern unsere Berufswelt. Zudem haben gerade kreative Branchen wie Werbung, Medien oder Beratung mit erhöhter Fluktuation zu kämpfen. Das alles steigert den Aufwand für Führungskräfte und Personalabteilungen beim Thema „Human Resources“.

Umso wichtiger wird es, Mitarbeiterdaten so effizient wie möglich zu steuern – idealerweise an einem Ort und auf einer gemeinsamen Plattform. Hierfür eignet sich eine moderne Agentursoftware wie easyJOB: Sie deckt auch Personalverwaltung, -planung und das Bewerbungsmanagement ab.

Individuell zugeschnittene Personalverwaltung

Personalrelevante Daten finden sich bei easyJOB in den Bereichen "Mitarbeiter-" und "Adressdaten".  Hier sind zum Beispiel Ein-/Austrittsdatum, Funktion und Abteilung, Stundensatz, Arbeitszeitmodell und Urlaubstage hinterlegt. Diese Daten werden mit anderen Funktionsbereichen, wie Kalkulation, Stundenerfassung und Ressourcenplanung verknüpft. Dokumente wie Versicherungs- oder Aufenthaltsbescheinigungen speichert easyJOB direkt an der Mitarbeiteradresse.
Frei zu belegende Zusatzfelder ermöglichen es, zusätzliche Daten zu erfassen, etwa zu Versicherung, Lohnnebenkosten oder Krankenkasse. Durch Berechtigungen sind diese Daten nicht für jeden Mitarbeiter einsehbar und der Datenschutz bleibt gewährleistet. Auf Basis individuell angepasster Layouts und Exporte (PDF oder Excel) kann man diese Daten dann mit wenigen Klicks einem externen Lohnbüro zur Verfügung stellen oder intern an anderer Stelle bearbeiten.

Professionelles Feedback dank easyJOB

easyJOB eignet sich zudem zum effizienten Kompetenzmanagement: Indem man entsprechende Skills hinterlegt und auswählt, lassen sich Mitarbeiter passgenau für Projektteams oder einzelne Aufgaben auswählen. Auch Personalgespräche und Zielvereinbarungen sind in easyJOB leicht zu dokumentieren. Das erleichtert beispielsweise effizientes Feedback. Vorgesetzte können Notizen mit Wiedervorlagen erstellen und dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen. Bei sensiblen Inhalten lassen sich diese Notizen auf „(streng) vertraulich“ stellen.

Die Urlaubsplanung jederzeit im Blick

Eine wichtige Funktion ist die Urlaubsverwaltung inklusive Kalender. Ein Widget auf der eigenen Startseite gibt jedem Mitarbeiter auf Wunsch einen schnellen Überblick über geplante, genommene und noch verfügbare Urlaubstage. Freigabeprozesse für Urlaube sind direkt aus easyJOB steuerbar.

Personal und Ressourcen effektiv steuern

Gerade in Agenturen ist die Personalplanung oft eine knifflige Aufgabe: Viele gleichzeitig laufende Jobs und Projekte erfordern es, die Verfügbarkeit fester und freier Mitarbeiter zu koordinieren. Dabei spielen auch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Kompetenzen eine wichtige Rolle. Den Personaleinsatz deckt in easyJOB das Zusatzmodul Ressourcenplanung ab. So lassen sich - innerhalb einer Arbeitsgruppe oder übergreifend - offene Aufgaben effizient verteilen. Der Projektleiter oder die Personalabteilung behalten so jederzeit die Auslastung der Mitarbeiter im Blick.

Bewerbermanagement leicht gemacht

Auch im Recruiting ist easyJOB eine große Hilfe und bildet den kompletten Bewerbungsprozess ab. Hierzu lassen sich für jede offene Stelle einzelne Jobs angelegen. Jobkriterien oder Kategorisierung unterscheiden diese von den „normalen“ Jobs. Alle mit der offenen Stelle verbundenen Dokumente, Notizen und Termine werden an dem entsprechenden Job abgelegt. So sind alle relevanten Informationen stets greifbar und schnell abrufbar.

Henrike Krabbenhöft

Seit 2007 bin ich für die Because im Bereich Marketing aktiv. An meinen Aufgaben gefallen mir besonders die kontinuierlichen und innovativen Neuerungen, welche stets spannende Learnings sowie Herausforderungen mit sich bringen.

 


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