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Studie: Zahlengestützte Daten sind für die Agentursteuerung elementar

easyJOB Studie

Die Arbeitswelt in den Agenturen hat sich verändert. New Work ist präsenter denn je und im Homeoffice bzw. remote zu arbeiten inzwischen eine Selbstverständlichkeit. Doch wie gehen Agenturen in ihrem daily business damit um. Um das herauszufinden, hat die HTW Dresden zusammen mit der Procunia GmbH 81 Agenturchefs zu den aktuellen Herausforderungen befragt.

Procunia hat diese Studie beauftragt, um mit den Ergebnissen sein barbuda Steuerungssystem und seine Beratungsdienstleistung zu verbessern. Dominik Bock (GF der Procunia GmbH) erklärt dazu: „Durch die Studie haben wir nun einen noch besseren Einblick in die Auswirkungen von zahlengestützten Daten auf die Agentursteuerung. Viele unserer auf Erfahrung und Erprobung basierenden Beratungsinhalte werden somit durch eine wissenschaftliche Erhebung gestützt. Damit können wir unseren Kunden noch besser helfen, wenn sie ihre Agentur besser steuern wollen.“ – Mehr zum barbuda System finden Sie unter www.barbuda-system.de.

Im Fokus der veröffentlichten Studie steht der Umgang mit der zahlengestützten Mitarbeiter- und Projektsteuerung, der Homeoffice-Nutzung und der Arbeitsweise New Work. Die Studie zeigt: Es braucht eine Strategie, die idealerweise mit einem übergreifenden System realisiert wird. Und genau hier kommt easyJOB ins Spiel.

Mit einer Agentursoftware meistern Sie die aktuellen Herausforderungen des Agenturgeschäfts

Ehe wir zu den konkreten Studienergebnissen kommen, ein kleiner Selbsttest: Können Sie für Ihre Agentur die folgenden Fragen innerhalb einer Minute beantworten?

  • Werden wir diesen Monat alle Mitarbeiter zu 100% auslasten können?
  • An welchem Tag können wir mit der Phase 2 im Projekt fertig sein?
  • Wie viel erwirtschaftet mein Mitarbeiter? Wo liegen seine wirtschaftlichen Gehaltsgrenzen?
  • Wie setzt sich der Gewinn zusammen? Welcher Kunde und welches Projekt hatten welchen Einfluss?
  • Wie hoch ist der Deckungsbeitrag gerade im Projekt XY und wie wird es am Ende stehen?
  • Wie viele neue Aufträge müssen wir in den nächsten 6 Monaten noch holen?

Wenn Sie Schwierigkeiten beim Beantworten dieser Fragen hatten, kann die Agentursoftware easyJOB eine optimale Unterstützung für Sie darstellen. Denn die Studie zeigt eines deutlich: Mit einer Agentursoftware lassen sich die aktuellen Herausforderungen wesentlich besser lösen. Wie? Das verraten wir Ihnen hier.

Aussagekräftige Kennzahlen sind ein Muss

Doch nun zur Studie: Bereits die Hälfte der befragten Agenturen trifft ihre Entscheidungen auf der Basis von Zahlen. Zugleich sind aber über die Hälfte der Agenturen mit ihren zahlengestützten Entscheidungen nicht zufrieden. Vor allem in den Bereichen Kundengewinnung und Preisgestaltung wünschen sich die Agenturen bessere Auswertungsmöglichkeiten für optimale Entscheidungen. Agenturen, die die Zuverlässigkeit ihrer zahlengestützten Entscheidungen nur mit “durchschnittlich” bewerten, geben außerdem häufiger an, weniger Erfolg erwirtschaftet zu haben. Das verdeutlicht die Bedeutung aussagekräftiger Kennzahlen und ihrer richtigen Interpretation.

easyJOB setzt genau an diesem Problem an. Unsere Software ermöglicht ein Controlling auf Projekt-Ebene, um Probleme und Fehlentwicklungen rechtzeitig entdecken und korrigieren zu können. easyJOB leistet genau das und zeigt Ihnen zeitlich weit vor der Buchhaltung wichtige Informationen zu Ihren Projekten.

Das Controlling mit easyJOB beginnt mit dem „Kalkulieren gewünschter Ist-Zustände“, geht im Tagesgeschäft in ein fortlaufendes Erfassen kleinster Einheiten über, liefert Zwischenergebnisse und am Ende die Aggregation zu größeren Auswertungen. So können Sie Defizite früh erkennen, analysieren und zeitnah geeignete Korrekturmaßnahmen ergreifen. In easyJOB ist alles so aufeinander abgestimmt, dass mit nur einem Login die Akquise von Neukunden, das Erstellen von Forecasts aus Job- und Finanzsicht sowie der Blick auf die Vergangenheit – sowohl aus Kunden-, Lieferanten- oder Mitarbeitersicht – möglich ist.

So schaffen Sie die Grundlage für die richtige Interpretation von Kennzahlen und für zahlengestützte Entscheidungen.

Die genaue Kapazitätsauswertung als Schlüssel zum (wirtschaftlichen) Erfolg

Zwischen der Abfrage der Mitarbeiterkapazität und dem ökonomischen Erfolg besteht ein klarer Zusammenhang: Agenturen, die eine elektronische Kapazitätsabfrage nutzen, erzielen auch ein deutlich besseres wirtschaftliches Ergebnis.

Denn die richtige Auslastung der Mitarbeiter ist entscheidend. Sind Kapazitäten frei, können Aufträge vorgezogen und dadurch mehr Leistungen abgerechnet werden. Sind dagegen Teammitglieder bereits ausgelastet und es werden weitere Projekte angenommen, läuft die Situation schnell aus dem Ruder. Fehler entstehen, die zu Mehraufwendungen führen und Termine können nicht eingehalten werden, was für Verdruss beim Kunden sorgt.

Je genauer und häufiger die Ressourcenplanung stattfindet, desto wahrscheinlicher ist auch der Projekterfolg. Mit easyJOB können Sie Ihre Kapazitäten exakt und kontinuierlich erfassen und auswerten. In der Ressourcenübersicht sehen Sie sofort die Auslastung Ihrer Mitarbeiter.

Die Wichtigkeit einer kontinuierlichen Projektüberwachung

Die Hälfte der befragten Agenturen setzt auf eine kontinuierliche Projektüberwachung. Der Rest hingegen überprüft Projekte nur wöchentlich, monatlich oder sogar überhaupt nicht. Die Studie zeigt jedoch deutlich: Agenturen, die Ihren Projektfortschritt seltener überprüfen, überschreiten häufiger die dafür angesetzte Zeit und erwirtschaften negative Deckungsbeiträge.

Mithilfe von easyJOB können Projekte kontinuierlich überwacht und so der Erfolg besser eingeschätzt werden. Durch die mehrstufigen Deckungsbeitrags-Rechnungen ist immer ersichtlich, welche Projekte sich rechnen und welche nicht.

Unser Tool verfügt zudem über eine intuitive Zeiterfassung, die es dem Mitarbeiter ermöglicht, seine Arbeitszeiten schnell und einfach auf Projekte zu buchen. Ein Abgleich der geplanten zu den tatsächlich angefallenen Stunden ist so jederzeit durchführbar. Dadurch ist schnell sichtbar, ob ein Projekt in der kalkulierten Zeit fertiggestellt werden kann – und zwar schon während des Projektes. Sind Mehrungen absehbar, z. B. weil der Grafiker länger gebraucht hat, oder der Kunde Änderungswünsche hatte, kann rechtzeitig verhandelt werden, sodass sich derartige Mehraufwände noch abrechnen lassen. Informiert man den Kunden erst zum Projektende, ist es häufig viel schwieriger, seine Forderungen durchzusetzen.

Hinweis: Die obere Zeile zeigt, dass die Ausprägung „Gar nicht“ mit einem sehr positiven Ergebnis einhergeht. Grund dafür können Retainergeschäfte sein, bei denen Verzögerungen keine Auswirkungen auf den wirtschaftlichen Erfolg haben. In der Regel gibt es aber einen deutlichen Zusammenhang zwischen Zeitüberschreitung und Überprüfung des Projektfortschritts.

Wie Agenturen die Herausforderungen von Homeoffice und New Work dank easyJOB meistern können

Auch wenn die befragten Agenturen den Themen Homeoffice und New Work insgesamt offen gegenüberstehen, bergen die neuen Arbeitsmodelle Herausforderungen. Als größten Knackpunkt in der Steuerung des Agenturalltags bei aktiver Nutzung von Homeoffice identifizieren die Agenturen neben der internen Kommunikation und Abstimmung auch die Ermittlung der Kapazitätsauslastung der Mitarbeiter. Mit einer hohen Zuverlässigkeit der Mitarbeiterplanung steigt hingegen der Grad der Selbstorganisation der Beschäftigten.

Die gute Nachricht ist: Auch hier kann easyJOB durch systemgestützte Planung unterstützen. In der Ressourcenplanung, der Aufgabenliste und im Kanban-Board sind die Projektaufgaben mit Sollstunden hinterlegt – entweder vom Mitarbeiter selbst oder durch den Projektleiter. Der Mitarbeiter sieht, wieviel Zeit ihm zur Verfügung steht und für wann die Deadline angesetzt ist. Der Projektleiter hat den Überblick, wer an welchen Aufgaben arbeitet und wie viele Stunden bereits erfasst wurden. Das bietet Vorteile für beide Seiten: der Mitarbeiter kann sich besser organisieren und die Planung wird aus Projektmanagement-Sicht aussagekräftiger.

easyJOB: Das optimale Tool für die Steuerung Ihrer Agentur

Die Studie macht deutlich, wie wichtig eine klare Daten- und Zahlenlage für den wirtschaftlichen Erfolg einer Agentur ist. Unsere Agentursoftware easyJOB ist die perfekte Komplettlösung für die Herausforderungen der veränderten Arbeitswelt und deckt alle Bereiche der Agentursteuerung ab.

Besonders wichtig: easyJOB zeigt Ihnen deutlich, wo Gelder verloren oder nicht abgerechnet werden.

Mit dem Umstieg, der Etablierung oder der verstärkten Nutzung von easyJOB sichern Sie den langfristigen Erfolg Ihrer Agentur.

Laden Sie sich die ganze Studie „Agentursteuerung in Zeiten von Homeoffice und New Work“ und die „Interpretation der Ergebnisse“, die anlässlich des AgenturCamps präsentiert wurden, herunter.

Henrike Krabbenhöft

Seit 2007 bin ich für die Because im Bereich Marketing aktiv. An meinen Aufgaben gefallen mir besonders die kontinuierlichen und innovativen Neuerungen, welche stets spannende Learnings sowie Herausforderungen mit sich bringen.

 


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