Onboarding – so gelingt der Einstieg in easyJOB

Dürfen wir vorstellen: Ben – Kontakter in der Agentur creaDIG. Ben ist jung, Ben ist smart, Ben schaut gut aus. Nur: Ben gibt es leider nicht. Wir haben ihn uns ausgedacht, um mit ihm als Testimonial Themen rund um unsere Agentursoftware easyJOB bewusst anders aufzubereiten. Persönlicher und vor allem aus Sicht des Anwenders. Doch Sie werden sehen: Seine Fragen und Herausforderungen sind sehr real.

Hallo, ich bin Ben, 29 Jahre alt und lebe in München. Nach drei Jahren als Kontakter in verschiedenen Agenturen und einem Sabbatical (musste nochmal sein, bevor der Ernst des Lebens losgeht) steige ich jetzt wieder ein ins Agenturleben. Die ersten Tage waren anstrengend, aber spannend. Ich habe im Teammeeting meine neuen Kollegen kennengelernt und mich mit den wichtigsten Kunden und Projekten vertraut gemacht. Jetzt steht noch gleich ein Termin an mit Simon, dem easyJOB Supervisor.

Nach dem Train-the-Trainer- Prinzip wird bei der Einführung von easyJOB ein Supervisor geschult. Dieser ist dann die Schnittstelle zwischen den Anwendern und Because Software. Er formuliert die Anforderungen der Agentur, die von der Because-Beratung umgesetzt werden. Eine weitere Aufgabe ist das Coaching neuer Mitarbeiter.

Hi Ben, ich bin Simon und erkläre Dir jetzt, wie der Onboarding-Prozess in easyJOB läuft, so dass Du schnell loslegen kannst. Hier sind schon mal Deine Login-Daten, und gleich auf der Anmeldeseite findest Du zum Nachschlagen unsere Agenturanleitung.

Dort findest Du alles rund um

  • allgemeine Regeln, etwa für Urlaub und Arbeitszeiten
  • Aufteilung der Teams
  • Verantwortlichkeiten, wer zum Beispiel Kostenvoranschläge und Jobs anlegen darf
  • Freigabeprozesse und Projektkalkulationen
  • … und noch einiges mehr  

Ich habe für Dich schon einmal die wichtigsten Basics in easyJOB angelegt, so kannst Du sofort starten.

In easyJOB ist ein neuer Mitarbeiter schnell angelegt: einfach ein vorhandenes Mitarbeiter-Profil kopieren. Alle wichtigen Angaben wie Arbeitszeitmodell, Berechtigungen und viele Einstellungen werden mit einem Klick dem neuen Mitarbeiter zugeordnet.

Hier siehst Du das Dashboard für die Kontakter. Es ist so konfiguriert, dass Du alle wichtigen Informationen schnell erreichst. Später, wenn Du tiefer in easyJOB drin bist, kannst Du ganz leicht das Dashboard auf Deine individuellen Bedürfnisse anpassen.

Ok, das hört sich gut an.

Ich habe Dich schon überall Deinen Projekten und Kunden zugeordnet. Das ist wichtig, damit Du auch auf alte Jobs zugreifen und auch gleich Deine Stunden auf aktuelle Projekte schreiben kannst. Ganz rechts findest Du den Link zu unserem Intranet. Wenn Du mal nicht weiter weißt, nutze das Wiki in easyJOB.

Die easyJOB-Hilfe zeigt jeweils zum aktiven Dialog den im Kontext stehenden Wiki-Eintrag an. Zudem ist auch die Suche mittels einer Themenliste und eine Freitextsuche über ein Suchfeld möglich. Agenturen können eigene Texte und Anleitungen hinterlegen und so individuelle Informationen für ihre Mitarbeiter hinzufügen.

Für den ersten Einstieg möchte ich Dir jetzt noch drei wichtige Funktionen zeigen:

Anwesenheitswidget
Die ein- und ausblendbare Anwesenheitsliste zeigt Dir, wer im Haus, in einer Besprechung, im Urlaub oder Homeoffice ist. Von hier kannst Du direkt einem Kollegen eine E-Mail schreiben oder die Durchwahl nachschauen.
Super-Search
Die ist echt klasse! Du gibst einfach einen Suchbegriff ein - etwa einen Kundennamen - und easyJOB zeigt Dir sofort alle Infos wie Adresse, Ansprechpartner, Termine, Jobs, Rechnungen und Stunden.
Stundenschreiben
Am schnellsten geht das über das Stundenwidget. Einfach einen Job oder Termin auf das Icon ziehen, schon öffnet sich das Widget und Du brauchst nur noch Deine Zeit eintragen. Schau Dir doch einfach das Video an, es erklärt die Details.

So, ich hoffe, das war jetzt fürs erste nicht zu viel an Information. Wir treffen uns dann wieder, um im nächsten Schritt Kalkulation und Jobcenter zu besprechen. Dann zeig ich Dir auch, wie man Jobs anlegt.

Ok, Simon, vielen Dank für Deine Unterstützung.

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Henrike Krabbenhöft

Seit 2007 bin ich für die Because im Bereich Marketing aktiv. An meinen Aufgaben gefallen mir besonders die kontinuierlichen und innovativen Neuerungen, welche stets spannende Learnings sowie Herausforderungen mit sich bringen.

 


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