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Stundenerfassung in easyJOB: einfach, schnell und intuitiv

Stundenerfassung in easyJOB

Viele Mitarbeiter in Agenturen empfinden die Stundenschreibung als lästiges Thema. Aber um ein Projekt richtig zu kalkulieren und den Personalbedarf einschätzen zu können, ist eine Erfassung der Zeiten elementar. Läuft das Projekt aus dem Ruder, kann entsprechend rechtzeitig eingegriffen werden. Umso wichtiger ist es, die Zeiterfassung so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. Ben, Kontakter in der Agentur, zeigt, wie das gelingen kann.

Hallo, super erholt aus dem Urlaub zurück, zeige ich euch heute, welche Tools für die Stundenschreibung ihr in easyJOB nutzen könnt. Gut, dass ich für den Urlaub schon mal keine Stunden schreiben muss, das erledigt easyJOB über die automatische Stundenschreibung alleine.

easyJOB bietet euch vielfältige Möglichkeiten zur Stundenschreibung, ganz nach individueller Vorliebe.

Stunden erfassen über die Menüleiste

Ganz einfach könnt ihr Stunden über die Menüleiste erfassen. Über den Menüpunkt „Neu“ kann schnell ein neuer Stundeneintrag generiert werden. Der Button „Stunden“ bietet weitere Funktionen an – hier öffnet ihr die „Stundenerfassung Woche“ sowie die „Abfrage Stunden/Material“ und verschiedene Reports.

Stunden erfassen über das Kontextmenü

Ähnlich funktioniert die Erfassung über das Kontextmenü: Mit Rechtsklick auf einen Eintrag z. B. in einem Widget wie dem „7-Tage-Todo Widget“, „Zuletzt verwendete Jobs“ oder „Meine Referenzen“ öffnet ihr das Kontextmenü und könnt den Button „Stundeneintrag erstellen“ auswählen. In diesem Fall wird die vorhandene Info (wie Referenz, Stundenart und Datum) direkt in den Erfassungsdialog übernommen.

Stunden erfassen mit ALT und H

Mit dem Shortcut ALT und H geht es noch schneller, er öffnet direkt den Stundenerfassungsdialog. Wenn ihr davor in einer Datenansicht (bspw. im Jobblatt) noch einen Eintrag markiert und erst danach den Shortcut benutzt, werden die vorhandenen Daten direkt in die Stundenerfassung übernommen.

Stunden erfassen über das Stundenpanel

Mit der Version 5.60 gab es eine wirklich tolle Neuerung. In easyJOB wurde das Stundenpanel eingeführt, das sich hinsichtlich Design und Bedienung am aktuellen Stand der easyJOB APP orientiert!

Das Panel öffnet ihr aus fast allen Dialogen heraus mit einem Klick auf das Uhrsymbol am rechten Bildschirmrand. In erster Linie dient es dazu, eure bereits erfassten Stunden, Anwesenheits- und Sollarbeitszeiten einzusehen. Auf einen Blick seht ihr, falls es hier Differenzen gibt, weil ihr z. B. ein paar Stunden noch nicht erfasst habt. Ihr könnt es also als Kontrollinstrument benutzen!

Über das „+“-Symbol legt ihr direkt im Panel neue Stundeneinträge an. Alternativ zieht ihr eine Referenz, z. B. eine Aufgabe oder einen Job einfach ins Stundenpanel. Es bietet auch einen praktischen Timer, genau wie in der App. Sobald ihr ihn aktiviert, fängt die Zeit an zu laufen. Sobald ihr den Timer stoppt, öffnet sich der Erfassungsdialog und ihr müsst nur noch die Referenz für den Stundeneintrag aussuchen – das ist sehr nützlich, wenn man im Voraus nicht genau weiß, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern wird.

Da fällt mir ein, dass ich heute Vormittag ein Angebot geschrieben habe, wofür ich noch keine Stunden erfasst habe. Das sollte ich noch kurz nachholen. Ich öffne dafür das Jobblatt und markiere die entsprechende Leistung (Projektmanagement). Dann ziehe ich die Leistung einfach rüber ins Stundenpanel – dank der Drag & Drop Funktion öffnet sich direkt der Erfassungsdialog und ist bereits mit den vorhandenen Daten befüllt, ich muss nur noch die Zeit eingeben. Super praktisch!

Das Drag & Drop funktioniert ebenfalls vom Jobcenter und weiteren Dialogen aus.

Außerdem könnt ihr das Panel auf der Startseite in Kombination mit den Widgets sehr vielfältig nutzen. Aus allen Widgets (bspw. Kontakter-Widget, „TODO 7 Tage“, „Meine Referenzen“ oder „Zuletzt verwendete Jobs“) heraus ist es möglich, einfach einen Eintrag auf das Stundenpanel zu ziehen. Das Widget zuletzt verwendete Jobs zeigt mir die Jobs, an denen ich zuletzt gearbeitet habe. So vergesse ich keinen. Einfach den Job ins Stundenpanel schieben und die Stunden eintragen. Schneller geht’s nicht. Das Widget meine Referenzen protokolliert, auf welchen Referenzen ich gearbeitet habe. So können auch für diese Tätigkeiten ganz einfach Zeiten erfasst werden.

Auch aus dem ToDo-7-Tage-Widget lassen sich Termine und Aufgaben ins Panel ziehen. Noch komfortabler ist es, existierende Termine und Aufgaben direkt im Stundenpanel zu übernehmen. Mit Klick auf das Kalenderblatt-Icon werden alle Termine und Aufgaben des Tages zur Stundenerfassung vorgeschlagen.

Meine Kollegen aus der Kreation nutzen das Stundenwidget in Kombination mit dem Kanban-Board.

Gut zu wissen:Wer längerfristig an denselben Projekten arbeitet, für den ist die Wochenübersicht besonders praktisch.

Ja, ich muss schon sagen – die Stundenschreibung ist dank des aufgeräumten Stundenerfassungs-Dialogs und des modernen Web-Applikation Designs schnell und intuitiv möglich!

Ihr müsst euch übrigens keine Sorgen machen, wenn ihr einmal vergessen solltet, eure Stunden zu schreiben – easyJOB erinnert euch mit einer auffälligen Warnmeldung daran! Auch eine automatisierte E-Mail zur Erinnerung ist einrichtbar.

Ach Ben, kann ich dich kurz stören. Klar Simon, was gibt's? Kannst du heute bitte noch deine Stundeneinträge vervollständigen, in KW 44 fehlen ein paar Stunden, ich muss morgen meine Auswertungen fertigmachen.

Als Vorgesetzter kontrolliere ich die Stunden aus verschiedensten Blickwinkeln, zum einen mitarbeiterbezogen aber natürlich auch jobbezogen. Auf Knopfdruck können die Stunden als Leistungsnachweise für die Kunden exportiert werden.

Ok, das mache ich nachher schnell noch. Morgen bin ich schon wieder unterwegs beim Kunden. Da nutze ich die easyJOB APP für die Stundenerfassung. Dazu brauche ich lediglich eine Internetverbindung.

Gut zu wissen: In easyJOB ist die Stundenerfassung immer nur einen Klick entfernt – so erfasst ihr Stunden einfach, schnell und ganz bequem. Die Agentursoftware enthält die Tools für die Stundenerfassung übrigens bereits kostenfrei im Basisumfang. Nur für die easyJOB APP fallen Extra-Kosten an.

Zur Erinnerung: Ben ist Kontakter in der Agentur creaDIG. Ben ist jung, Ben ist smart, Ben schaut gut aus. Nur: Ben gibt es leider nicht. Wir haben ihn uns ausgedacht, um mit ihm als Testimonial Themen rund um unsere Agentursoftware easyJOB bewusst anders aufzubereiten. Persönlicher und vor allem aus Sicht des Anwenders.

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Henrike Krabbenhöft

Seit 2007 bin ich für die Because im Bereich Marketing aktiv. An meinen Aufgaben gefallen mir besonders die kontinuierlichen und innovativen Neuerungen, welche stets spannende Learnings sowie Herausforderungen mit sich bringen.

 


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