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Erfahrungsbericht sieger design
sieger design entwickelt seit über 40 Jahren Marken-, Produkt- und Architekturkonzepte für nationale sowie internationale Unternehmen im Premiumsegment. Dafür arbeiten rund 35 passionierte Mitarbeiter verschiedener Fachdisziplinen teamübergreifend zusammen.
sieger design nutzt easyJOB seit 2019, wir sprachen mit Andreas Schwartz, Leiter Rechnungswesen und Controlling
because: Wie unterstützt easyJOB die Agentur bei der täglichen Arbeit?
A. Schwartz: Im Bereich des Workflows bei Ein- und Ausgangsrechnungen inklusive der Steuerung von Freigabeprozessen, Überwachung der Fälligkeiten, Vorbereitung des Zahlungsverkehrs sowie der Durchführung von Mahnläufen. Zudem ermöglicht easyJOB die Stundenerfassung aller Mitarbeiter inklusive einer gesteuerten Projektauswertung (Eigen- und Fremdleistungen).
because: Welche Vorteile bringt die Arbeit mit easyJOB?
A. Schwartz: Vorteil ist die Steuerung und Überwachung des Projektcontrollings nebst Ablage von projektbezogenen Dokumenten in IST-Zeit. Zudem bietet easyJOB eine Schnittstelle der Bereiche Projektcontrolling und Buchhaltung, was eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Zugriff von überall zu jeder Zeit möglich ist.
because: Was hat sich durch den Einsatz von easyJOB (am meisten) verändert?
A. Schwartz: easyJOB ermöglicht uns ein professionelles Projektcontrolling und eine effiziente Steuerung der buchhalterischen Abwicklung mit enormem Zeitgewinn. Die Einführung von digitalen Prozessen im Projektbereich als auch im Controlling ist eine ressourcenschonende Veränderung mit Mehrwert. IST-Daten aus dem Projektbereich und die damit einhergehende Verknüpfung mit den Buchhaltungsdaten stellen eine erhebliche Vereinfachung dar.
because: Wie läuft die Zusammenarbeit mit der Because Software? Wie zufrieden sind Sie mit Hotline, Service und Beratung?
A. Schwartz: Dadurch, dass wir einen festen Ansprechpartner haben, ist dieser zu jeder Zeit mit unserem Sachverhalt vertraut und kann somit passende Hilfestellungen im Bereich der Anwendungen als auch in der Weiterentwicklung der Prozesse geben. Auch hier sprechen wir über eine enorme Zeitersparnis. Für simple Anwenderfragen steht zudem die Hotline innerhalb der Geschäftszeiten zur Verfügung und kann zusätzlichen Support geben. Rückmeldungen erfolgen immer innerhalb kürzester Zeit.
because: Wie unterstützt Sie unsere Beratung bei besonderen Anforderungen?
A. Schwartz: Die Because Software passt sich den Entwicklungen und Bedürfnissen der Agentur an. So hatten wir den Wunsch, den digitalisierten Freigabeprozess der Eingangsrechnungen auch für die Ausgangsrechnungen zu adaptieren. In Zusammenarbeit haben wir eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt bekommen. Dadurch können wir ortsunabhängig auf Basis der erfassten projektbezogenen Daten entsprechende Fakturenvorschläge im System generieren und auf die hier bereits existierenden IST-Daten aus der Zeiterfassung und eingetragene Fremdleistungen zurückgreifen. Durch die Funktion einer Art Freigabe-Hierarchie hat die Geschäftsleitung die Möglichkeit Rechnungen, Angebote etc. direkt digital freizugeben oder aber auch einzugreifen, um Fakturenvorschläge z. B. zu stoppen. Somit werden Freigabeprozesse vereinfacht und ressourcenschonend umgesetzt.
Wenn wir morgen kein easyJOB mehr hätten ...
… wäre ein Projektcontrolling nicht mehr möglich. Ebenso wäre der effektive Workflow im Bereich der Ein- und Ausgangsrechnungen unterbrochen. Es müssten kurzfristig Drittanbieter-Lösungen in Form von Insellösungen für Rechnungen, Mahnungen, Zeiterfassung und Archivierungen implementiert werden. Zudem wäre es ein zunächst klarer Rückfall zur Papier-Bearbeitung. Schlussendlich käme ein erheblicher Zeitverlust bei der Bearbeitung sämtlicher Bereiche auf alle zu.
because: Wodurch profitiert die Agentur am meisten?
A. Schwartz: Sämtliche projektrelevanten Ausgaben (Zeitaufwand, Fremdleistungen) und Einnahmen werde in Echtzeit erfasst und eine jederzeitige Kontrolle über die Wirtschaftlichkeit und Effizienz der Projekte ermöglicht.
- 2024 -