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Agentursoftware easyJOB Zusatzmodule
Erweitere easyJOB mit Zusatzmodulen
Möchtest Du noch mehr aus easyJOB herausholen? Dann empfehlen wir Dir, Dir unsere große Auswahl an Zusatzmodulen näher anzusehen.
Sie übernehmen jeweils ganz spezielle Aufgaben und ermöglichen es Dir, easyJOB bis ins Detail an die Anforderungen Deines Unternehmens anzupassen.
Welches Module in welchem Paket enthalten ist, erkennsts Du leicht am [label].
Unsere Zusatzmodule im Überblick:
- Änderungshistorie [enterprise]
Verfügbar für Stammdaten sowie für Termine und Aufgaben (es können jeweils alle Änderungen protokolliert und nachvollzogen werden). Berechtigungen regeln den Zugriff von Mitarbeitenden.
- Anfragenmanagement [enterprise]
Behalte alle offenen Anfragen jederzeit im Blick. Das Modul bietet Dir eine übersichtliche Darstellung aller Anfragen inklusive Terminkontrolle und Status. Nutze Mehrfachanfragen bei Lieferanten und vergleiche Angebote übersichtlich. Die Daten können anschließend automatisch in einen Auftrag übernommen werden. Zusätzlich unterstützen Wertetabellen bei der Erstellung von Anfragetexten, und Du kannst individuelle Anfrage-Mails an mehrere Lieferanten in einem Durchgang versenden.
- Erweiterte Preiskalkulation [professional]
In easyJOB können bereits standardmäßig Kalkulationsmodelle hinterlegt werden, die automatisch Rabatte oder Zuschläge berechnen und in einer separaten Leistungszeile ausweisen. Dieses Zusatzmodul erweitert die Möglichkeiten deutlich: Du kannst beispielsweise den Leistungstyp auswählen (z. B. Stunden, Eigenleistungen oder Fremdleistungen), die Kalkulationsbasis definieren (z. B. Brutto- oder MwSt.-Basis) oder Kalkulationsmodelle bestimmten Leistungsarten und Preislisten zuordnen. Auch eine getrennte Kalkulation für Einkauf und Verkauf ist möglich.
- Digitaler ER-Workflow inkl. E-Rechnung [core]
Der ER-Workflow ermöglicht einen papierlosen Prozess für Eingangsrechnungen. Eingescannte Rechnungsbelege werden direkt zusammen mit dem ER-Beleg in easyJOB angezeigt – sowohl während der Erfassung als auch bei der Prüfung. Dadurch hast Du jederzeit Zugriff auf alle Belege, zum Beispiel für spätere Recherchen pro Job. Außerdem können Belege automatisiert an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
Seit Version 6.1 (Januar 2025) unterstützt easyJOB zusätzlich die Verarbeitung von E-Rechnungen. Beim Anlegen eines ER-Belegs können Dateien über einen Assistenten hochgeladen und automatisch zugeordnet werden. easyJOB übernimmt die Daten in den ER-Kopf und erstellt ein menschenlesbares PDF zur Ansicht. Unterstützt werden die Formate XRechnung, ZUGFeRD und Peppol-UBL (XRechnung UBL).
- OCR-Service für Eingangsrechnungen [Add-On]
Mit dem OCR-Service werden PDF-Eingangsrechnungen per optischer Zeichenerkennung aufbereitet, sodass sie automatisiert in easyJOB importiert werden können. Der Service ist in zwei Varianten verfügbar: als Cloud-Lösung auf einem Server im Rechenzentrum oder On-Premise direkt auf Deinem eigenen Server.
Elektronische Rechnungsübergabe im ZUGFeRD-Format / XRechnung [core]
Dieses Zusatzmodul ermöglicht die Erstellung von Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format. Dabei handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat: Neben der PDF-Rechnung werden alle Rechnungsdaten zusätzlich in einem standardisierten XML-Format in der Datei gespeichert. Die Standardversion kann an spezifische ZUGFeRD-Vorgaben Deiner Kunden angepasst werden. Zusätzlich unterstützt easyJOB außerdem ZUGFeRD2 und XRechnung, ein standardisiertes XML-Datenformat, das von der EU als Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen vorgesehen ist.- Zahlungskontrolle [core]
Mit dem Modul Zahlungskontrolle erhältst Du alle wichtigen Informationen zu Deinen Eingangs- und Ausgangsrechnungen – etwa Zahlungsstatus oder geplante Zahlungen. Du kannst Zahlungen automatisiert vorbereiten, Mahnungen erstellen und Mahnvorschläge bearbeiten. Auch die Verwaltung von Mahnspesen ist möglich. Zudem lassen sich Zahlungsvorschläge für Lieferantenrechnungen unter Berücksichtigung von Skontofristen erstellen. So behältst Du jederzeit den Überblick über bezahlte und offene Lieferanten- und Kundenrechnungen.
Freigabeprozesse [professional & enterprise]
Digitalisiere Deine Freigabeprozesse und beschleunige Genehmigungen im Arbeitsalltag. Mit den Freigabemodellen definierst Du genau, unter welchen Bedingungen ein Prozess gestartet wird und welche Prüfer beteiligt sind.
für Urlaub / Abwesenheit / Termin [professional]
Urlaubsanträge können einfach digital abgewickelt werden. Der Workflow leitet den Antrag automatisch an HR und Vorgesetzte weiter. Deine Mitarbeiter werden per E-Mail über Freigabe oder Ablehnung informiert. Genehmigter Urlaub wird automatisch im Unternehmens- oder Teamkalender eingetragen und der Resturlaub korrekt berechnet. Zusätzlich können auch Termine oder andere Objekte – etwa die Buchung eines Dienstwagens oder ein Antrag auf Zeitausgleich – in einen Freigabeprozess eingebunden werden. Der Prozess startet beim Anlegen eines Termins und dem Setzen des Status auf „fixiert“. Auch über die easyJOB App kann der Freigabeprozess gestartet werden.
für Kostenvoranschlag (KV) [enterprise]
Besonders hilfreich bei größeren Projekten: Änderungen im Kostenvoranschlag werden dokumentiert und die Kalkulation kann geprüft werden, bevor das Angebot an den Kunden versendet wird.
für Job (KV in Job umwandeln) [enterprise]
Dieses Zusatzmodul umfasst zwei Freigabeprozesse. Beim Prozess „Kostenvoranschlag in Job umwandeln“ wird bestätigt, dass ein Angebot beauftragt wurde und daraus ein aktiver Job entsteht. Danach können Stunden erfasst, Ist-Kosten gebucht und Rechnungen gestellt werden. Der Prozess „Jobabschluss“ prüft vor dem Abschluss, ob alle Leistungen abgerechnet wurden, Eingangsrechnungen offen sind oder geplante Stunden überschritten wurden und ob der Deckungsbeitrag stimmt.
für Auftrag [enterprise]
Lege fest, für welche Leistungsarten, Lieferantenkategorien, einzelne Lieferanten oder Beträge ein Freigabeprozess gestartet werden soll. Nach der Freigabe kann die digitale Unterschrift der Prüfer automatisch auf den Auftrag gesetzt werden.
für ER [enterprise]
Lasse gescannte Eingangsrechnungen von einem oder mehreren Prüfern digital bestätigen. (Voraussetzung: Zusatzmodul ER-Dokumentenverwaltung)
für AR [enterprise]
Freigabeprozess für Fakturenvorschläge (Ausgangsrechnungen) inklusive Anlagen. Dabei können umfangreiche Muss-Bedingungen sowie zusätzliche Regeln über individuelle Jobzusatzfelder definiert werden. Relevante Informationen, etwa zu Stunden oder Jobs, lassen sich direkt über Links aufrufen.- Ressourcenplanung (Erweiterungen für die Ressourcenübersicht) [professional]
Dieses Zusatzmodul erweitert die Möglichkeiten der Ressourcenplanung deutlich und unterstützt Dich bei der effizienten Organisation von Mitarbeitern und Objekten.
Ressourcenplanung für Mitarbeiter:
Aufgaben können stundengenau Mitarbeitern zugewiesen werden. Die Auslastung wird übersichtlich dargestellt: Sollzeiten, zugeteilte Zeiten und verbleibende Kapazitäten werden über ein Ampelsystem hervorgehoben.
Ressourcenplanung für Objekte:
Besonders praktisch für Filmagenturen oder Eventveranstalter: Ressourcen wie Schnittplätze, Veranstaltungsräume, Fahrzeuge oder Equipment können angelegt und verwaltet werden.
Zusätzlich erweitert das Modul die Ressourcenübersicht um weitere Funktionen. Termine und Aufgaben lassen sich bequem per Drag & Drop verschieben – auch zwischen verschiedenen Fenstern. So kannst Du Aufgaben einfach einem Kollegen zuweisen, indem Du sie aus der Aufgabenliste in die Ressourcenübersicht des Mitarbeiters ziehst. Außerdem kannst Du eine Grundauslastung pro Mitarbeiter definieren.
- Jobassistent [professional]
Als Ergänzung zum umfangreichen Reporting steht Dir mit unserem Jobassistenten „Jassi“ ein persönlicher Assistent zur Seite. Er sendet Dir zu definierten Zeiten automatisch Informationen und Warnmeldungen per E-Mail an festgelegte Empfänger und übernimmt damit eine wichtige Kontrollfunktion. „Jassi“ durchsucht easyJOB nach relevanten Informationen aus dem gesamten Agenturgeschäft und unterstützt die Mitarbeiter aktiv im Arbeitsalltag. Dazu gehören zum Beispiel Hinweise zu fehlenden Stundenerfassungen, Übersichten zu offenen Posten, nicht weiterverrechnete Lieferantenrechnungen seit x Tagen oder die Überwachung von Angebotsjobs. Auch agenturspezifische Aufgaben können individuell programmiert werden.
- Volltextsuche in Dokumenten [core]
Ermöglicht die Volltextsuche in Dokumenten wie Office-Dateien oder PDFs, sodass Inhalte schnell gefunden werden können.
Mache Dich schlau:
Nutze die easyJOB NEO App für die Erfassung von Stunden und Arbeitszeiten sowie für Termine und Abwesenheiten.
Mit unseren Schnittstellen integrierst und optimierst Du Deine Prozesse ganz nach Deinen Vorstellungen.
Lerne unsere Kernfunktionen kennen und erfahre, wie easyJOB Dein Unternehmen bestmöglich unterstützt.