Agentursoftware easyJOB Zusatzmodule

Erweitern Sie easyJOB durch Zusatzmodule

Sie möchten gerne noch mehr aus easyJOB herausholen? Dann empfehlen wir Ihnen, sich unsere große Auswahl an Zusatzmodulen näher anzusehen! Sie erledigen jeweils ganz spezielle Aufgaben und ermöglichen Ihnen, easyJOB bis ins Detail den Erfordernissen Ihrer Agentur anzupassen.

Zusatzmodule easyJOB

Unsere Zusatzmodule im Überblick:

  • Änderungshistorie
    Verfügbar für Stammdaten sowie für Termine und Aufgaben (es können jeweils alle Änderungen protokolliert und nachvollzogen werden). Berechtigungen regeln den Zugriff der Mitarbeiter.

  • Anfragenmanagement
    Dieses bietet Ihnen eine Übersicht über alle offenen Anfragen, eine Terminkontrolle und Status. Profitieren Sie von Mehrfachanfragen bei Lieferanten und übersichtlichen Angebotsvergleichen. Auch die automatische Übernahme der Daten in einen Auftrag ist möglich, ebenso die Einbindung von Wertetabellen zur Erstellung von Anfragetexten. Ein weiterer Pluspunkt: Individuelle Anfrage-Mails an unterschiedliche Lieferanten in einem Durchgang.

  • Produktion Media
    Unterstützen Sie mit unserem Media Zusatzmodul die Produktion von Anzeigenvorlagen! Sie können auch Mediapläne importieren und erfassen. Auf Wunsch nutzen Sie ebenfalls Media-Tarifdaten (Medien, Termine und Fristen, produktionstechnische Vorgaben). Durch die Verknüpfung von Medialeistungen mit den Stundenleistungen (z.B. Reinzeichnung) für die Anzeigenerstellung hat die Kreation jederzeit den Überblick über Liefertermine, Formate und Druckvorgaben.

  • Erweiterte Preiskalkulation
    Innerhalb der Standardfunktionalität von easyJOB können Kalkulationsmodelle hinterlegt werden, die für ausgewählte Leistungen in KV und Rechnung automatisiert Rabatte oder Zuschläge errechnen und in einer separaten Leistungszeile ausweisen. Das Zusatzmodul erweitert die Standardfunktionalität um vielfältige Einstellungsmöglichkeiten, zum Beispiel Auswahl des Leistungstyps (Stunden/Eigen/Fremd...), Definition der Kalkulationsbasis für die Berechnung (z.B. Brutto oder MwSt.-Basis) oder Zuordnung der Kalkulationsmodelle zu Leistungsarten und Preislisten. Eine getrennte Kalkulation für Einkauf und Verkauf ist ebenfalls möglich.

  • ER-Dokumentenverwaltung/Elektronischer ER-Workflow 
    Die ER-Dokumentenverwaltung erlaubt die Anzeige eingescannter Eingangsrechnungsbelege zusammen mit dem ER-Beleg in easyJOB (papierloser Workflow). Dies ermöglicht eine Anzeige während der ER-Erfassung und während der ER-Prüfung. Sie erhalten so außerdem einen Zugriff für spätere Informationszwecke (ERs je Job) und können Ihrer Belege automatisiert in die Finanzbuchhaltung übergeben.

  • OCR-Service für Eingangsrechnungen
    PDF-Eingangsrechnungen werden per optischer Zeichenerkennung (OCR) für den automatisierten Import in easyJOB aufbereitet. Hier kommt das System CaptureThis! von der Firma Cadosys zum Einsatz. Wir bieten Ihnen zwei Varianten: Sie können den OCR-Service in der Cloud auf einem Server im Rechenzentrum nutzen, oder On Premise – hier ist das Service lokal auf Ihrem Inhouse-Server installiert.

  • Elektronische Rechnungsübergabe im ZUGFeRD-Format / XRechnung 
    Über dieses Zusatzmodul werden Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt. Das hybride Rechnungsformat besteht aus den normalen PDF-Daten, zusätzlich werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einen unsichtbaren Bereich der PDF-Datei gespeichert. Die Standardversion kann an spezifische ZUGFeRD-Vorgaben Ihrer Kunden angepasst werden. Ab Release 5.40 bieten wir Ihnen ZUGFeRD2 und XRechnung an. XRechnung ist ein standardisiertes XML-Datenformat, das von der EU-Verordnung grundsätzlich als Datenaustauschstandard für das Format „elektronische Rechnung" vorgesehen ist.

  • Zahlungskontrolle
    Das Modul Zahlungskontrolle liefert alle Informationen rund um Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen - wie z. B. Zahlungsstatus, geplante Zahlungen – und bietet Ihnen die Möglichkeit, automatisiert zu zahlen und Mahnungen zu erstellen. Mahnvorschläge können bearbeitet und Mahnbriefe automatisiert erstellt werden, bei Bedarf ist auch eine Verwaltung von Mahnspesen möglich. Mit der Zahlungskontrolle behalten Sie so jederzeit den Überblick über bezahlte/nicht bezahlte Lieferanten- und Kundenrechnungen. Sie können Zahlungsvorschläge für Lieferantenrechnungen erstellen, wobei Skontofristen berücksichtigt werden, und legen damit die Basis für Überweisungen. Erfassen Sie außerdem geplante und erfolgte Zahlungen Ihrer Kunden.

  • Freigabeprozesse
    Für die Digitalisierung Ihrer Freigabeprozesse bieten wir Ihnen eine Vielzahl von Funktionen an. Erleichtern und beschleunigen Sie Ihre Genehmigungsprozesse und reduzieren Sie den Bearbeitungsaufwand.

    für Urlaub / Abwesenheit
    Mit dem Freigabeprozess Urlaub lassen sich Urlaubsanträge unkompliziert abwickeln. Der digitale Workflow leitet den Online-Urlaubsantrag an die HR-Abteilung und Vorgesetzte weiter. Ihre Mitarbeiter werden per E-Mail über die Freigabe bzw. Ablehnung des Urlaubsantrags informiert. Der bewilligte Urlaub wird automatisch im Unternehmens-Kalender oder Teamkalender eingetragen und der Resturlaub korrekt berechnet.

    für Kostenvoranschlag (KV)
    Besonders hilfreich bei größeren Projekten. Änderungen im Kostenvoranschlag können dokumentiert werden, bzw. kann geprüft werden, ob die Kalkulation stimmt, bevor das Angebot an den Kunden geschickt wird.

    für Job (KV in Job umwandeln)
    Dieses Zusatzmodul beinhaltet zwei verschiedene Freigabeprozesse. "Kostenvoanschlag in Job umwandeln" ermöglicht das Freigeben der Umwandlung eines Kostenvoranschlags in einen "echten" Job. Damit gilt der Kostenvoranschlag als beauftragt und es kann jetzt auf dem Job gearbeitet werden, d.h. Ist-Kosten sowie Stunden können erfasst und Rechnungen gestellt werden. Der "Jobabschluss"-Freigabeprozess dient der Kontrolle, ob alle Leistungen abgerechnet wurden, Eingangsrechnungen noch offen sind, geplante Stunden nicht überschritten wurden und der Deckungsbeitrag die gewünschte Höhe aufweist.

    für Auftrag
    Definieren Sie, für welche Leistungsart, Lieferantenkategorie, einzelnen Lieferant oder ab welchem Betrag der Prozess initiiert werden soll. Die digitale Unterschrift der Prüfer kann nach erfolgter Freigabe auf den Auftrag gestempelt werden.

    für ER
    Lassen Sie gescannte ER-Dokumente durch einen oder mehrere Prüfer "abzeichnen". (Voraussetzung: Zusatzmodul ER-Dokumentenverwaltung)

    Sie haben jeweils die Möglichkeit, in Freigabemodellen zu definieren, unter welchen Bedingungen der Prozess initiiert werden soll und wie die notwendigen Prüfer ermittelt werden.

  • Kostenrechnung
    Für die exakte Kostenbewertung von erfassten Mitarbeiterstunden unter Einbeziehung der wirklichen Mitarbeiterkosten und der Gemeinkosten haben wir diese erweiterte Funktionalität entwickelt. Die Kundenerfolgsrechnung kann somit im Nachhinein aufgrund der Stundenschreibung korrigiert werden.

  • Kostenstellensplit
    Auch das anteilsmäßige Aufsplitten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf verschiedene Kostenstellen haben wir durch eine erweiterte Funktionalität möglich gemacht.

  • Ressourcenplanung (Erweiterungen für die Ressourcenübersicht)
    Mit dem Zusatzmodul erhalten Sie zum einen die Funktion der Ressourcenplanung Stunden. Diese ist geeignet, wenn die Aufgaben stundengenau zugeordnet werden sollen (kleinteilige Aufgaben). easyJOB vergleicht die laut Arbeitszeitmodell vorgegebenen Sollzeiten mit den bis dahin dem Mitarbeiter zugeteilten Aufgaben und visualisiert die Verfügbarkeit des Mitarbeiters über ein Ampelsystem im Kalender.
    Zum anderen erweitert das Zusatzmodul den Funktionsumfang in der Ressourcenübersicht, die bereits in der Basisversion von easyJOB enthalten ist, um einige Features. Drag & Drop ermöglicht das einfache Verschieben von Terminen und Aufgaben und ist auch über zwei Fenster hinweg möglich – so können Sie einem Kollegen ganz einfach eine Aufgabe zuordnen. Ziehen sie diese einfach aus der Aufgabenliste in die Ressourcenübersicht des gewünschten Mitarbeiters. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Grundauslastung je Mitarbeiter zu hinterlegen.

  • Jobassistent
    Als Ergänzung zum umfangreichen Reporting, steht Ihnen mit unserem Jobassistenten „Jassi" ein persönlicher Assistent zur Verfügung. Er liefert per E-Mail Informationen und Warnmeldungen zur gewünschten Zeit an vereinbarte Empfänger und übernimmt eine wichtige Kontrollfunktion. „Jassi“ sucht aus easyJOB Informationen heraus, die sich über das gesamte Geschäftsfeld der Agentur erstrecken und die einzelnen Mitarbeiter aktiv unterstützen. Dazu zählen beispielweise fehlende Stundenerfassungen, eine Übersicht zu offenen Posten, nicht weiterverrechnete Lieferantenrechnungen seit x Tagen, die Überwachung von Angebotsjobs und viele weitere! Auch agenturspezifische Tasks können programmiert werden.

  • Volltextsuche in Dokumenten
    Ermöglicht die Volltextsuche in Dokumenten (Office, PDF).

Machen Sie sich schlau:

Mit unseren Schnittstellen integrieren und optimieren Sie Ihre Prozesse ganz nach Ihren Vorstellungen.

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