Funktionsliste easyJOB

Funktionen in easyJOB

Alle Features für einen runden Agenturprozess

Hier erhalten Sie einen Überblick über alle im Standardumfang von easyJOB enthaltenen Features. Kostenpflichtige Funktionen, Zusatzmodule und Schnittstellen sind als „Optional“ gekennzeichnet. Da nicht jeder Nutzer alle Tools auch braucht (etwa reine Stundenschreiber), bieten wir Ihnen easyJOB mit abgestuften Anwenderlizenzen an. Nicht benötigte Funktionen können Sie auch ausblenden.

Wenn Sie sich ausführlicher informieren wollen, laden Sie einfach unsere Produktbroschüre Facts herunter.

  • Basics

    Webbasierte Lösung

    Unsere webbasierte Agentursoftware ermöglicht einen plattform- und ortsunabhängigen Zugriff über Internet oder Intranet.

    Vorteil ist der universale Zugriff über das Internet – jederzeit und von jedem Computer bzw. mobilen Endgerät aus. easyJOB lässt sich über Standard-Internet-Browser aufrufen. Client-seitige Softwareinstallationen sind also nicht erforderlich. easyJOB arbeitet dabei sehr performant und stabil.

    Fremdwährungen

    easyJOB erlaubt Ihnen das Arbeiten mit beliebig vielen Fremdwährungen sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite.

    Sie können Preislisten Währungen zuordnen, Leistungen in unterschiedlichsten Währungen einkaufen, Angebote und Rechnungen in beliebiger Währung erstellen und dabei Fixkurse oder aktuelle Wechselkurse verwenden. Auswertungen und Reports werden direkt in die Agenturwährung umgerechnet.

    Rechteverwaltung

    Unsere Lösung verfügt über eine ausgeklügelte und genau justierbare Rechteverwaltung mit mehr als 300 einzelnen Rechten.

    So kann bestimmt werden, welche Funktionen ein Mitarbeiter nutzen kann und für welche Daten (für alle oder nur zugeordnete Jobs/Kunden/Mandanten). Zusätzlich ist es möglich, mit Layoutstufen zu definieren, welche Werte ein Mitarbeiter sehen/drucken/exportieren darf.

    Zur Vereinfachung sind die Rechte zu Rechterollen (z. B. Geschäftsführung, Buchhaltung, Kontakt oder Kreation) zusammengefasst, die dann den Mitarbeitern zugeordnet werden. easyJOB wird standardmäßig schon mit fertigen Rechterollen ausgeliefert, die Sie bei Bedarf leicht anpassen können.

    Über die Autorisierung in easyJOB wird bestimmt, wo – auf welchem Mandant, Kunde oder Job – die Rechte wahrgenommen werden dürfen. Die Ebenen Mandant, Kunde, Produkt und Job können entweder auf „öffentlich“ oder „vertraulich“ gesetzt werden. Die Autorisierung können Sie individuell justieren von ganz restriktiv, dass also nur ein bestimmter Job zugänglich ist, bis zu ganz frei, so dass alles für alle zugänglich ist.

    Stammdaten

    In den Stammdaten werden alle Daten, die Grundinformationen über betrieblich relevante Objekte enthalten, und die Basiseinstellungen gepflegt.

    Dazu gehören:

    •  Adressen
    •  Kunden/Produkte
    •  Lieferanten
    •  Mitarbeiter
    •  Leistungsarten
    •  Kontenzuordnungen

    Eine Änderungshistorie für die Stammdaten ist möglich (siehe weitere Zusatzmodule).

    Individuelle Einstellungen

    easyJOB bietet eine Vielzahl von Basiseinstellungen, mit denen Sie ihr easyJOB perfekt an Ihre Agenturgegebenheiten anpassen können.

    So erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung. Die individuelle Anpassung der Agentursoftware an Ihre agenturspezifischen Bedürfnisse findet im Zuge der Implementierung mit Ihrem Because-Berater statt. Als Super-User haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Funktionen und können die Einstellungen bearbeiten. 

    Personalisierte Einstellungen für den Mitarbeiter

    Zusätzlich zu den Agentur-Einstellungen werden noch persönliche Einstellungen vorgenommen.

    Sie bilden die individuelle Arbeitsweise eines Mitarbeiters ab und unterstützen ihn bei seiner täglichen Arbeit:

    • Anzeigelayouts sind bei Bedarf "persönlich" oder "allgemein" als Favorit abspeicherbar.
    • Häufig verwendete Selektionenseinstellungen können als Vorlagen gespeichert werden.
    • Es können Voreinstellungen für Funktionen gesetzt werden (individuelle Startseite, E-Mail, Notizen, Kalender usw.).
    • Individuelle Startseite: Positionierung häufig genutzter Funktionen und Widgets direkt auf der Startseite, Vergabe von Shortcuts

    Systemanmeldung / Sicherheit

    easyJOB verfügt über einheitliche Login-Seite für alle Anwendungen (easyJOB, easyJOB APP).
    Der User kann das Kennzeichen „angemeldet bleiben“ setzen, dann ist beim nächsten Aufruf keine erneute Eingabe des Logins erforderlich. Unsere Agentursoftware unterstützt die Anmeldung mit externen Logins über Microsoft, Google und Active Directory.Eine 2-Faktor-Authentifizierung ist einrichtbar. Bei Nutzung der 2-Faktor-Authentifizierung kann durch setzen "Browser vertrauen" der Anmeldevorgang vereinfacht werden.

    Online-Hilfe / Wiki

    Unsere Online-Hilfe ist direkt in easyJOB aufrufbar. Sie bietet dialogabhängige Inhalte (kontextsensitiv) mit detaillierten Funktionsbeschreibungen.

    Das integrierte Wiki ermöglicht Ihnen zudem das Hinterlegen von eigenen Agenturanleitungen, um z. B. agenturindividuelle Arbeitsabläufe zu beschreiben. Es können Screenshots angezeigt und Dokumente verlinkt werden.

    optional

    Mandantenfähigkeit

    Verwaltung von mehreren Mandanten (Agenturen) in einem System.


    Sie können

    • Mitarbeiter und Kunden zu einzelnen Agenturen zuordnen und den Zugriff über Berechtigungen regeln
    • unterschiedliche Belegkreise und Preislisten je Agentur verwalten
    • Reports und Abfragen nach Mandant erstellen
    • je Mandant eigene Layouts und Briefpapiere hinterlegen

    Ein mandanten-spezifischer Login ist dabei nicht erforderlich und auch kein umständliches Umloggen beim Mandantenwechsel.

    optional

    Zusätzliche Sprachversionen

    Für international agierende Agenturen bieten wir folgende zusätzliche Sprachversionen an: englisch, spanisch, französisch und niederländisch

  • Druck- und Anzeigelayouts

    Druck- und Anzeigelayouts

    Alle Datenbank-Informationen werden in dynamischen Tabellen (Anzeigelayouts) angezeigt. Diese sind individuell anpassbar.

    Die Layouts liefern unterschiedliche Sichten auf die Inhalte, ausgerichtet an der Arbeitsweise der Agentur und der Mitarbeiterfunktion.

    • Es werden nur die Layouts angezeigt, die der Mitarbeiter sehen darf.
    • Das Sortieren erfolgt über einfachen Klick auf die Spaltenköpfe.
    • Mit Drag & Drop können Sie Zeilen im Projekt (Job) und Aufgaben/Termine im Kalender oder Jobtiming einfach verschieben.

    Korrespondenzlayouts wie Anfrage, Auftrag, Kostenvorschlag, AB, Rechnung, Brief und Mahnung werden auf Wunsch Ihren Anforderungen angepasst. Eine Hinterlegung Ihres Briefpapiers als PDF ist ganz einfach. Layouts für den Druck und Datenexport von Reports und Listen können ebenfalls flexibel angepasst werden, viele leistungsfähige Standardlayouts werden bereits mit ausgeliefert.

    easyDataVisualizer

    Mit dem „eDV" bieten wir eine völlig neue Technologie an, die eine flexible Darstellung und individuelle Konfiguration der Anzeigelayouts ermöglicht.

    Die Technologie erlaubt bei Abfragen, Auswertungen und Reports die Verknüpfung von Variablen aus unterschiedlichen Funktionszweigen. So haben Sie viele neue Möglichkeiten, schnell und unkompliziert Antworten auf wichtige Geschäftsfragen zu finden.

    Der „easyDataVisualizer“ bietet folgende Features:

    • komplexe Abfragen erstellen
    • den Informationsgehalt und die Darstellung interaktiv und individuell selbst steuern
    • mit dem Autofilter innerhalb einer Abfrage ganz spezielle Filter setzen, die z. B. auch eine "Negativ"-Filterung erlauben
    • Optionen für die Pivotierung festlegen
    • abgefragte Daten in den Formaten xls, csv, tab und xml exportieren

    Eingesetzt wird die Technik im Anzeigebereich der Funktionsfenster, die Anzeige erfolgt über eDV-Grids. Mit den nachfolgend aufgeführten Zusatzmodulen können Sie die Funktionalität des eDVs erweitern, gerne übernehmen wir aber auch entsprechende Anpassungen für Sie.

    Mehr Infos zum „eDV“

    optional

    Zusatzmodul eDV-Design

    Erweiterte Funktionalität des easyDataVisualizers, mit der Sie selbst das Design der Exportdateien bestimmen können.

    Zum Beispiel:

    • Einbinden von Logos
    • Farben und Schriften definieren
    • Seitenkopf und Berichtsfuß gestalten
    optional

    Zusatzmodul eDV-Formeln

    Erweiterte Funktionalität des easyDataVisualizers, mit der Sie selbst Formeln erstellen und externe Excel-Dokumente anbinden können.

  • Handling

    Referenzierung

    easyJOB-Daten sind im Hintergrund immer miteinander verbunden, wir sagen „referenziert“.

    Über die Auswahl der Referenz (z. B. ein bestimmtes Projekt) bestimmen Sie die Verknüpfung der Informationen untereinander und haben dadurch einen Zugriff auf alle im Zusammenhang stehenden Informationen aus unterschiedlichen Funktionsbereichen.

    In der Praxis: Sie können z. B. von einer Aufgabe aus direkt Stunden erfassen, das Briefing einsehen, den Job öffnen und vieles mehr. Sie müssen also nicht zuerst „zurück auf Start“, wenn Sie Ihrer Referenz durch verschiedene Funktionsbereiche folgen wollen. Zusammen mit der Mehrfenstertechnologie kann Ihnen das Ihre tägliche Arbeit sehr erleichtern.

    Mehr Informationen zur Usability

    Multiwindowing

    Bei vielen Aufrufen öffnet easyJOB ein neues Fenster, dies bietet vielfältige Möglichkeiten. Platzieren Sie mehrere Fenster nebeneinander (auch Fenster desselben Typs), um beispielsweise zwei Projekte (Jobs) miteinander zu vergleichen oder um Leistungen zu kopieren. Außerdem können Sie so schnell zwischen verschiedenen Funktionsbereichen hin- und herwechseln. Über eine Fensterliste behalten Sie stets den Überblick.

    In der Praxis: Unterbrechen Sie einfach kurz die Arbeit an einem Kostenvoranschlag, um eine Adresse nachzuschlagen, nebenbei einen Termin anzulegen und ein weiteres Projekt zu öffnen, um die Rückfrage eines Kollegen zu beantworten. Der Arbeitsalltag verlangt Ihnen einiges an Multitasking ab. Wir unterstützen Sie dabei!

    Mehr Informationen zur Usability

    Menü-Struktur

    Alle Funktionsbereiche können über die obere Menüleiste aufgerufen werden. Von der Agentur nicht genutzte Features oder für einen Mitarbeiter nicht berechtigte Funktionen werden nicht im Menü angezeigt.

    Für den schnellen Aufruf sind für viele Funktionen auch Shortcuts vorhanden. Zugleich ist es für Sie möglich in viele Funktionsbereiche zu wechseln, ohne zurück in das Hauptmenü auf der Startseite zu müssen (siehe unter Referenzierung).

    Fenstergrößen und -positionierungen

    Die Größen der Fenster von easyJOB können Sie stufenlos verändern und die Fenster beliebig auf Ihrem Bildschirm anordnen. Die gespeicherten Einstellungen werden beim nächsten Aufruf automatisch wieder in der Größe und Position ausgeführt.

    So nutzen Sie die gesamte Größe des Bildschirms (oder mehrerer Bildschirme) optimal aus. Diese Einstellungen lassen sich für jede Funktion separat speichern.

    Mehr Informationen zur Usability

    Globale Änderungen

    Es ist komfortabel und effektiv, mehrere markierte Datensätze mit einem Klick zu ändern. Diese Möglichkeit ist in vielen Funktionsbereichen z. B. Jobs, Leistungspositionen, Lieferanten- und Kundenstammdaten, Adressen oder Mitarbeitern gegeben.

    Suchassistenten und Vorlagenspeicherung

    Die Datenmenge in Ihrer Agentursoftware wird schnell wachsen. Es ist also wichtig, dass diese auch mit großen Datenvolumen performant umgehen kann und Sie beim Suchen unterstützt.

    Was in Demoversionen aufgeräumt und übersichtlich aussieht, wird im echten Agenturbetrieb schnell unübersichtlich und wenig effektiv für die Anwender.

    easyJOB bietet deshalb ausgefeilte Suchassistenten an, mit deren Hilfe Sie schnell die gewünschten Informationen finden. Häufig benutzte Selektionen können Sie als Vorlagen abspeichern. Besonders praktisch ist es, häufig benutzte Vorlagen auf den individuellen Startseiten einzubinden und mit nur einem Klick zu öffnen.

    Mehr Informationen zur Usability

  • Dashboard / Startseiten

    Menü

    In der oberen Menüleiste sind alle Hauptfunktionsbereiche untergebracht. Bei Bedarf kann das komplette Menü auch ausgeblendet werden.

    Individuelle Dashboards / Startseiten

    Ergänzt wird das Menü durch unsere frei konfigurierbaren Startseiten. Mit easyJOB bestimmen Sie selbst die Optik Ihres persönlichen Dashboards - von der Auswahl, Darstellung und Positionierung der gewünschten Funktionen bis hin zum individuell wählbaren Hintergrundbild. Ein sehr einfach zu bedienender Editor macht es Ihnen leicht.

    Funktionsaufrufe
    Im Dashboard platzieren Sie am besten die Funktionsaufrufe, die für die tägliche Arbeit am häufigsten gebraucht werden. Sie haben auch die Möglichkeit, diese für den Schnellzugriff mit individuellen Selektionsvorlagen zu verknüpfen. Mit einem Klick können Sie dann z. B. die Jobcenter-Funktion öffnen und alle Ihre aktuellen Projekte werden bereits angezeigt, oder die Ausgangrechnungsliste, in der die offenen Rechnungen der Kunden, für die Sie verantwortlich sind, bereits vorselektiert sind. Positionieren Sie die Programmfunktionen wahlweise als Icon oder als Link.

    Widgets
    Unsere Widgets bieten ganz besondere Auswertungs- und Darstellungsmöglichkeiten und vereinfachen Ihren Arbeitsablauf ganz erheblich. Die interessanten Auswertungen (Umsatzübersichten, Forecast, Auslastung, beste Kunden/Lieferanten, New Business Entwicklung, Stundenübersichten und vieles mehr) werden entweder als Listen, oder in Form von Balken-, Tortendiagrammen und Graphen angezeigt. Sie können die Widgets nach Ihren persönlichen Bedürfnissen konfigurieren und frei anordnen.

    Lesen Sie mehr zu den individuellen Startseiten/Dashboards

    Mobile Startseiten für Tablets / Smartphones

    Für mobile Endgeräte bieten wir Ihnen eine für die jeweilige Auflösung optimierte Startseite bereits im Standardumfang an.
    In der mobilen Nutzung steht die Abfrage der Daten deutlich im Vordergrund z. B. um

    • einen schnellen Status zu einem Job oder einem Kunden zu bekommen
    • einen schnellen Zugriff auf alle aktuellen Informationen (Notizen, Adressen, Werte...) zu erhalten
    • um Geschäftszahlen zu visualisieren

     

  • Projektabwicklung / Projektverwaltung

    Basis

    Die Projektabwicklung bzw. Projektverwaltung gliedert sich in easyJOB in vier Kernfunktionen. Die enge Verzahnung dieser einzelnen Funktionsbereiche garantiert einen effektiven Workflow. So lassen sich die Anforderungen aus der täglichen Projektarbeit leicht und intuitiv bewältigen.

    • Kaufmännische Projektverwaltung und -controlling – Basis sind das Jobblatt mit allen Leistungen eines Projektes und das Jobcenter mit der Gesamtübersicht über alle Projekte.
    • Projekttiming – Die Verwaltung von Terminen und Tasks wird in easyJOB über Kalenderfunktionen und das Jobtiming (Gantt-Diagramm) abgebildet.  
    • Projektkommunikation – E-Mails und Notizen (Briefings, Memos, Korrespondenz) werden einem Kunden oder Projekt zugeordnet, eine Kontakt- bzw. Projekthistorie ist somit leicht nachvollziehbar.
    • Projektdokumente – Sie sind zentral im jeweiligen Dokumentenordner abgespeichert.

    Jobblatt

    Das Jobblatt in easyJOB ist das zentrale Instrument für alle Informationen zu einem Projekt. In der Basis (Kopfdaten) erfassen Sie relevante Daten wie Jobnummer und - bezeichnung, Kunde/Produkt, Projektstatus, Konditionen, teilen das Projektteam und Projektleiter zu und priorisieren Projekte und Unterprojekte. Das Jobblatt selbst bietet Ihnen eine detaillierte übersichtliche Gesamtsicht aller Leistungen eines Jobs/Projekts.

    Features:

    • Kalkulieren Sie alle Leistungen in Einkauf und Verkauf mit Vorausbeurteilung der Profitabilität.
    • Ein Soll/Ist-Vergleich entsprechend der Ausgangs- und Eingangsrechnungen und der geplanten zu den geleisteten Stunden (Nachkalkulation) ist sofort (laufend) sichtbar.
    • Direkt aus dem Jobblatt werden automatisch Anfragen, Aufträge, Kostenvoranschläge und Rechnungen erstellt, der integrierte Formulardruck liefert sofort die passenden Dokumente. Sammel-Kostenvoranschläge und Sammelrechnungen sind möglich.
    • Über das Menü erreichen Sie alle weiteren Informationen zum Projekt, z. B. die Termin- und Aufgabenplanung, die Stunden- und Materialerfassung und die Dokumentenablage (inkl. Drag & Drop-Upload von Ihrem Rechner). Auch Kommunikation und Mailverkehr werden am Job gespeichert und liefern die Kontakthistorie.
    • Branchenspezifische Besonderheiten wie KSV, Service-Fee und weiteres werden selbstverständlich durch Automatismen unterstützt.

    Mehr Infos zur Jobabwicklung

    Jobanlage

    Die Jobanlage wird über Musterjobs unterstützt. Dies können speziell dafür angelegte Vorlagen sein, aber auch jeder andere Job kann als Basis genutzt werden. So sparen Sie viel Zeit und vergessen nichts. Über Preislisten hinterlegen Sie einfach individuell vereinbarte Konditionen, dabei kann eine Preisliste auch für mehrere Kunden angewendet werden. Preislisten können auch kopiert werden und verfügen über eine Gültigkeit. Bei der Job- und Leistungsanlage werden immer die richtigen Preise berücksichtigt.

    Ihre Projekte werden im ersten Schritt (Angebotsphase) als „KV" gekennzeichnet. Sie sind bewertbar mit einer prozentualen Auftrags-Wahrscheinlichkeit, so können Sie Ihre Verkaufschancen einfach und übersichtlich auswerten. Mit Beauftragung durch den Kunden werden diese Jobs budgetär, d. h. zu „echten“ Jobs. KVs und Jobs sind getrennt auswertbar,

    Jobcenter

    Das Jobcenter ist eines der wichtigsten Kontrollinstrumente für den aktuellen Zustand, Status und den Fortschritt Ihrer Projekte/Jobs.

    Selektieren Sie Ihre Projekte, um konsolidierte Informationen aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln zu bekommen: z. B. alle freigegebenen Jobs eines Kunden, die laufenden Projekte eines Projektleiters oder alle Jobs, die noch nicht vollständig abgerechnet wurden.

    Individualisierbare Bildschirmansichten liefern Ihnen jeweils die aktuellen Werte, die Sie als Entscheidungsgrundlage benötigen. Alle gewählten Selektionen lassen sich natürlich abspeichern, so dass häufig verwendete Sichten stets auf Knopfdruck verfügbar sind, auch über die individuelle Startseite.

    Mehr Infos zum Jobcenter

    KV-/AB-Übersicht

    Diese Funktion bietet eine detaillierte Übersicht über alle Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen.


    Eine gezielte Abfrage nach Typ, Kunde und Zeitraum ist möglich.

    Frei definierbare Zusatzfelder für Jobs und Jobleistungen

    Mit den Zusatzfeldern erweitern Sie Ihre easyJOB Datenbank und haben so eine große Flexibilität bei der Darstellung Ihrer individuellen Abläufe.

    So müssen Sie sich nicht verbiegen, wenn easyJOB ein von Ihnen gewünschtes Datenfeld nicht kennt. Sie legen es einfach an! Es sind beliebig viele Zusatzfelder mit unterschiedlichen Feldtypen einrichtbar. Mögliche Anwendungen: Hinterlegen eines Budgets je Job, Angabe von verantwortlichen Mitarbeitern, Erfassen von kundenbezogenen Nummern, Hinterlegen weiterer Leistungs- oder Projektstatus und noch vieles mehr. Zusatzfelder können manuell oder aus Wertelisten befüllt und sogar mit Stammdatenlisten verknüpft werden. Im Ergebnis kann man danach suchen, Daten mit ihnen filtern, drucken und exportieren.

    Geplante Rechnungslegung (Forecast)

    Dieses Feature ist für Eingangs- und Ausgangsrechnungen im Jobblatt verfügbar.

    Rabatte / Zuschläge berechnen

    Mit der Funktion "Erweiterte Preiskalkulation" können Sie auf Leistungszeilenebene automatisiert Rabatte oder Zuschläge errechnen und in einer separaten Leistungszeile ausweisen. Dadurch wird die Erstellung von Angeboten erheblich vereinfacht, da die Rabatte bzw. Zuschläge automatisiert berechnet und aktualisiert werden.

    optional

    Zusatzmodul Erweiterte Preiskalkulation

    Das Zusatzmodul erweitert die Standardfunktion um vielfältige Einstellungsmöglichkeiten, wie z. B.

    • Auswahl von Leistungstyp (Eigen/Fremd) und Leistungsart
    • Getrennte Kalkulation für Einkauf und Verkauf
    optional

    Freigabeprozess für Kostenvoranschlag

    Workflow für das Freigeben von Kostenvoranschlägen. Gerade bei größeren Projekten können so Änderungen im Kostenvoranschlag dokumentiert werden, bzw. kann geprüft werden, ob die Kalkulation stimmt, bevor das Angebot an den Kunden geschickt wird.

    optional

    Freigabeprozess für Job

    Der Freigebeprozess "KV in Job umwandeln" beinhaltet:

    • einen Workflow für das "Freigeben der Umwandlung eines Kostenvoranschlags in einen Job". Sobald der Kunde beauftragt hat, wandeln Sie Ihren Kostenvoranschlag in einen Job um. Damit gilt der Kostenvoranschlag als beauftragt und es kann jetzt auf dem Job gearbeitet werden, d.h. Ist-Kosten können erfasst werden.
    • einen Prozess für das "Freigeben von Jobabschlüssen". Die Freigabe dient der Kontrolle, ob alle Leistungen abgerechnet wurden, Eingangsrechnungen noch offen sind, geplante Stunden nicht überschritten wurden und der Deckungsbeitrag die gewünschte Höhe aufweist.

     

    optional

    Freigabeprozess für Auftrag

    Dieser bietet einen Workflow für die Freigabe von Aufträgen. Legen Sie fest, für welche Leistungsart oder welche Lieferanten Sie die digitale Freigabe initiieren wollen.

    optional

    Anfragenmanagement

    Mit dem Zusatzmodul Anfragenmanagement stellen Sie komfortabel Mehrfachanfragen an Ihre Lieferanten. Individualisierte E-Mails werden dabei mit einem Klick angelegt. Die eingehenden Angebote können direkt verglichen und der Favorit kann automatisch in den Auftrag übernommen werden.

    Sie erhalten Übersichten

    • über alle offenen Anfragen, inklusive Terminkontrolle und Status
    • über alle erhaltenen Angebote inklusive tatsächlicher Beauftragungen

    Das Anfragenmanagement eignet sich damit besonders für produktionsintensive Agenturen, aber auch für alle anderen, die ihre Anfragen einfach besser im Blick haben wollen.

    Lesen Sie mehr: „easyJOB für Produktionsagenturen – ein Erfolgsrezept“

  • Projektmanagement (Jobtiming)

    Jobtiming

    Unser Multiprojektmanagement-Tool „Jobtiming“ gewährt einen Gesamtüberblick über alle laufenden Projekte in einer ausgewählten Zeitspanne.

    Die Planung Ihrer Kundenprojekte erfolgt in Form eines Balkenplans (Gantt-Diagramm). Alle Aktivitäten ausgewählter Projekte  z. B. eines Kunden oder eines Projektleiters  werden gemeinsam angezeigt. Die Darstellung kann auch auf eine Zeile je Job komprimiert werden und zeigt Ihnen dann Informationen zum Projektfortschritt und zur Einhaltung der Zeitvorgaben in Ampelfarben an. Über Abhängigkeiten, Meilensteine und Deadlines strukturieren Sie Ihr Zeitmanagement von Start bis Ende. Alle im Gantt-Diagramm angezeigten Aufgaben und Termine werden automatisch auch im Mitarbeiter- oder Teamkalender dargestellt.

  • Kalender

    Kalender

    Der Kalender zeigt Termine und Aufgaben an. Damit Sie keinen Termin vergessen, werden alle Termine und Aufgaben schon auf Ihrem Dashboard angezeigt.

    Je nach der gewählten Selektion, sehen Sie Ihren persönlichen Kalender, den eines oder mehrerer Kollegen, den Ihrer Arbeitsgruppe, den Urlaubskalender, eine Raumplanung u.v.m. Alle gewählten Selektionen lassen sich natürlich abspeichern, so dass häufig verwendete Kalender stets auf Knopfdruck verfügbar sind, auch über die individuelle Startseite. Die Mehrfenstertechnologie erlaubt ein gleichzeitiges Öffnen beliebig vieler Kalender, damit Sie Ihre Tätigkeit nicht abbrechen müssen, wenn Sie mal wieder unterbrochen werden.

    Erstellen Sie neue Projektaufgaben, hinterlegen Sollzeiten und weisen Sie diese, wenn gewünscht, Mitarbeitern zu.

    Kanban-Board

    Die Darstellung als Kanban-Board gruppiert die Aufgaben nach ihrem Status „geplant“, „nicht begonnen“, „begonnen“ und „erledigt“.

    Per Drag & Drop können die Aufgaben verschoben und damit automatisch der Status geändert werden. Die Prioritäten der Aufgaben sind an der farblichen Markierung erkennbar, danach wird auch sortiert.

    Gantt-Diagramm

    Visualisieren Sie zeitliche Abläufe einzelner Projektphasen mit den Gantt-Darstellungen im Kalender. Sie erhalten wahlweise die Anzeige von persönlichen Timings, Aufgaben eines Kunden, eines Projektes oder einer Arbeitsgruppe. Auf einen Blick sind die Abhängigkeiten einzelner Tasks, die Planstunden und Deadlines sichtbar. 

    iCAL

    Meetings, „Tel-Ko´s“, Meilensteine und Deadlines, mit iCAL haben Sie Ihre persönlichen Termine und Aufgaben immer zur Hand. Exportieren Sie diese als iCal-Kalender und zeigen sie in Ihren Mailclients (z. B. Outlook, Thunderbird) oder Smartphones (z. B. iPhone) an.

    Ticketsystem

    Mit unserem Ticketsystem sind Sie in der Lage Aufgaben, Termine und Notizen unter einem Sammelbegriff („Ticket“) zusammen zu fassen und zu verwalten.

    optional

    Termin-Abo 365 / Exchange

    Mit unserem Zusatzmodul können Sie Exchange-Termine auch in easyJOB anzeigen und bearbeiten.

    optional
    neu

    easyJOB APP

    Mit der easyJOB APP verwalten Sie Ihre Termine und Aufgaben ganz einfach und komfortabel vom Smartphone oder Tablet aus. Sie können easyJOB-Termine und -Aufgaben abfragen oder direkt über die App anlegen und Ihre Abwesenheiten verwalten. Auch die Zeiterfassung ist komfortabel möglich.


    Mehr Infos zur easyJOB APP

  • Ressourcenübersicht / Ressourcenplanung

    Ressourcenübersicht

    Detaillierte Übersicht über die Zeitressourcen der Mitarbeiter nach Tagen, Kalenderwochen oder Monaten. Neu ist, dass sowohl eine Summe je Mitarbeiter angezeigt wird als auch die einzelnen Termine und Aufgaben mit den jeweiligen Referenzen sichtbar sind. So sehen Sie auf einen Blick, welcher Mitarbeiter in den nächsten Wochen noch Kapazitäten frei hat.

    Mehr Infos zur Ressourcenübersicht

    optional

    Ressourcenplanung

    Mit dem Zusatzmodul Ressourcenplanung steht Ihnen ein umfangreiches Werkzeug zur Planung von Auslastungen bzw. Kapazitäten zur Verfügung.

    Es erweitert die Ressourcenübersicht:

    • Drag & Drop: einfaches Verschieben von Terminen/Aufgaben
    • Multi-Windowing: gleichzeitiges Anzeigen von zwei verschiedenen Fenstern, Aufgabenliste mit der Anzeige aller noch nicht zugeteilten Aufgaben und Ressourcenübersicht
    • Drag & Drop über zwei Fenster hinweg: einfaches Zuweisen durch Ziehen einer Aufgabe aus der Aufgabenliste in die Ressourcenübersicht des gewünschten Mitarbeiters
    • Grundauslastung je Mitarbeiter hinterlegen

    Ressourcenplanung Stunden
    Die Ressourcenplanung Stunden ist besonderst für kleinteilige Aufgaben mit stundengenauer Zuteilung geeignet. easyJOB vergleicht die laut Arbeitszeitmodell vorgegebenen Sollzeiten mit den bis dahin dem Mitarbeiter zugeteilten Aufgaben und visualisiert die Verfügbarkeit des Mitarbeiters über ein Ampelsystem im Kalender.

    Mehr Infos zur Ressourcenplanung

  • Controlling / Reporting

    Controlling

    easyJOB bietet Ihnen für das Controlling standardmäßig sehr umfangreiche Reporting- und Auswertemöglichkeiten an, mit denen sich Ihre betriebswirtschaftlichen Ansätze abbilden lassen. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung von aussagekräftigen Auswertungen und Kennzahlen in Ihrer Agentur (KPIs).

    Mit easyJOB analysieren Sie Ihre Daten und erhalten wichtige Auskünfte über:

    • MIS Management Informationssystem (Auswertungen je Mandant, Kunde, Kontakter u.v.m.)
    • Etatplanung, Forecast
    • Kostenrechnung, Profitcenter
    • Kostenartenrechnung
    • Laufendes Controlling, Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Werten
    • Deckungsbeitragsrechnung/Rentabilität je Job/Produkt/Kunde…
    • Stundenreports (nach Kunde, Mitarbeiter, Stundenart, poduktiv/nicht produktiv…)
    • Abfrage Leistungen, z.B. nicht weiter berechnete ERs, Stunden überzogen etc.
    • Budgetkontrolle, Liquiditäts-Vorplanung
    • Umsatzentwicklung bei Kunden und Lieferanten
    • WIP/Halbfertige Leistungen
    • Belegorientierte Auswertungen zum direkten Abgleich mit der Fibu

    Mehr Infos zum Controlling/Reports

    Reporting

    Wir stellen bereits bei der Auslieferung umfangreiche Standardlayouts (als Ausdruck und Export nach Excel) für die einzelnen Reports zur Verfügung. Individuelle Layoutanpassungen und die Programmierung individueller Reports (außerhalb des Standardumfangs) sind ebenfalls möglich.

    Die Auswertungen sehen Sie direkt über dynamische Bildschirmansichten und als Widgets auf Ihrer personalisierten Startseite. Hinterlegen Sie Vorlagen für Ihre Auswertungen direkt auf Ihrer Startseite und greifen gleich nach dem Einloggen auf die wichtigsten Daten zu – das ist Reporting in Echtzeit.

    Des Weiteren können Sie Daten in klassischen Druckreports oder auch als Datenexporte (xls, csv und pdf) aufbereiten. Schaffen Sie professionelle Berichtsstrukturen mit unserer Report-Aufgabenplanung. easyJOB sendet Ihnen automatisch und zum gewünschten Zeitpunkt Ihre Reports zu – das spart Zeit und rechnet sich insbesondere bei der Auswertung von großen Datenmengen.

    Mehr Infos zum Controlling/Reports

    optional

    MIS – Management-Informationssystem

    Informationen für die Geschäftsführung auf einen Blick: „Evi“ informiert über die wichtigsten Istwerte aus easyJOB. Der Dienst liefert ohne Aufforderung und zur gewünschten Zeit exakt die benötigten Informationen zur individuellen Überwachung wichtiger Vorgänge automatisiert per E-Mail.

    Zum Beispiel:

    • Wie viel Umsatz wurde in der letzten abgeschlossenen Periode im Vergleich zum Vorjahr generiert?
    • Wie viel Umsatz wurde über das bisherige gesamte Jahr generiert? Wie sieht der Vergleich zum Vorjahr aus?
    • Das MIS berechnet außerdem den aus AR & ER resultierenden Income, inklusive Profit und informiert zusätzlich über offene Aufträge.
  • Jobassistent
    optional

    Jobassistent

    Als Ergänzung zum umfangreichen Reporting, steht Ihnen mit unserem Jobassistenten „Jassi" ein persönlicher Assistent zur Verfügung.

    Er liefert per E-Mail Informationen und Warnmeldungen an vereinbarte Empfänger und übernimmt eine wichtige Kontrollfunktion.

    „Jassi“ sucht aus easyJOB Informationen heraus, die sich über das gesamte Geschäftsfeld der Agentur erstrecken und die einzelnen Mitarbeiter aktiv unterstützen:

    • Fehlende Stundenerfassungen
    • Übersicht zu offenen Posten
    • Nicht weiterverrechnete Lieferantenrechnungen seit x Tagen
    • Überwachung von Angebotsjobs
    • u.v.m.

    Auch agenturspezifische Tasks können programmiert werden.

  • Stundenerfassung / Materialerfassung

    Zeiterfassung

    Wir bieten Ihnen für die Stundenerfassung ganz bewusst verschiedene Methoden an, damit jede Agentur und jeder Mitarbeiter für sich den passenden und bequemen Weg wählen kann:

    • Stundenerfassung Quick, Tageszettel, Start/Stopp für mehrere Aktionen, schnelle Auswahl von Terminen/Aufgaben, Jobs/Leistungen gut für Mitarbeiter aus der Kreation geeignet)
    • Wochenübersicht (Wochenüberblick über die bereits erfassten Stunden, wahlweise Anzeige aller Jobs/Leistungen, auf die in der letzten Zeit Stunden geschrieben wurden, gut geeignet für alle, die häufig auf dieselben Projekte erfassen
    • Stundenwidget (Erfassung direkt auf der Startseite, inkl. Start/Stopp, Auswahl neuer Jobs auch per Drag & Drop aus Widgets, Anzeige zuletzt erfasster Referenzen, Vergleich zur Sollzeit für alle geeignet)
    • automatische Stundenerfassung für bestimmte Terminarten (z. B. Urlaub)

    Mehr Infos zur Zeiterfassung

    optional
    neu

    easyJOB APP

    Verwalten Sie Ihre Arbeitszeiten ganz bequem in der easyJOB APP und nutzen Sie die App auch parallel zur Zeiterfassung in der Desktop-Version. 

    Sie können

    • geschriebene Stundeneinträge einsehen
    • neue Zeiten erfassen
    • Anwesenheitszeiten und Pausen eintragen
    • Sollzeiten nach dem Arbeitszeitmodell und erfasste Ist-Zeiten vergleichen

    Auch die Verwaltung von easyJOB-Termine und -Aufgaben und Abwesenheiten ist möglich.

    Mehr Infos zur easyJOB APP

  • Groupware

    Kalender

    Siehe Reiter Kalender

    Notizen / Kommunikation

    Unter dem Begriff „Notiz“ sammeln wir alle Text-Information, dazu gehören E-Mails, Telefonnotizen, Memos, Briefings, Korrespondenz  usw. 

    Jeder Text wird jeweils einem Projekt, einem Kunden, einer Person o.a. zugeordnet. Dies gestattet ein schnelles Wiederfinden und Sie erhalten eine Kontakthistorie eines Projektes oder eines Kunden.

    Features:

    • Einfaches Mailen Ihrer Notizen
    • Rechte auf Notizen möglich (Zuständigkeit, Vertraulichkeit etc.)
    • Wiedervorlage-Funktion, werden auf dem Dashboard angezeigt
    • Tracking System: Verknüpfung von Notizen und Kalender-Tasks mit Tickets

    Mehr Infos zur Groupware

    E-Mail-Client

    Ein E-Mail-Client ist in easyJOB integriert. Die Mailanbindung erfolgt über IMAP, IMAP via OAuth2 (MS und Google Mail) oder Exchange365. Sie haben darüber Zugriff auf alle Mailboxen am Mailserver, ein synchrones Arbeiten mit anderen Mailclients wird unterstützt.

    Ihre Vorteile:

    • direkte Ablage von E-Mails als Notizen am Job, Person, Kunden, daraus ergibt sich z. B. eine joborientierte Sicht auf E-Mails mit entsprechenden Leseberechtigungen
    • Anlegen und Abrufen beliebig vieler Mailboxen
    • individuelle automatische Signatur, mehrere Signaturen verwaltbar
    • einfaches Anfügen von Anhängen via Drag & Drop, Prüfung auf fehlende Anhänge mit entsprechender Warnmeldung
  • Customer Relation Management (CRM)

    Adressen

    easyJOB ermöglicht Ihnen eine komfortable Verwaltung und Pflege von Adressen für Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und Interessenten.

    Kategorisieren Sie Ihren Adressbestand über verschiedene Adressarten (Einschränkungen über Zugriffsrechte möglich) und erfassen Sie beliebig viele Ansprechpartner. Über benutzerdefinierte Kriterien können Sie Adressen und Personen klassifizieren (z. B. Newsletter, New Business, Weihnachtskarte etc.) und Abfragen dafür erstellen, z. B. für Serienbriefe, Adressexporte etc.

    Features:

    • Einfacher Adressenimport/-export und Druck von Adressenlisten, Etiketten,...
    • Export von Adressen per Copy & Paste nach Excel oder Word
    • Versand von Adressen im vcf-Format auf mobile Endgeräte
    • Dublettenprüfung
    • Mehrfachzuordnung von Adressen (z.B. zu Mitarbeiter und Lieferant)
    • Kopieren/Verschieben von Personen zu anderer Adresse
    • Berücksichtigung von Adressbesonderheiten, wie z.B. Postfach, Tor, adressinterne Nummern
    • um beliebig viele Adressen-/Personenzusatzfelder erweiterbar, über Berechtigungen ist regelbar, wer diese sehen kann

    Lesen Sie mehr: „easyJOB ist auch eine CRM-Software“

    Widget Supersearch aus Kontaktersicht

    Mit unserer Supersearch lassen sich auf Ihrem Dashboard simultan viele wichtige Informationen zu einem Interessenten/Kunden anzeigen.

    Sie erhalten Informationen zu:

    • Personen
    • Adressen
    • die letzte Kommunikation
    • Termine
    • Kostenvoranschläge
    • Jobs
    • Umsatzzahlen
    • Ausgangsrechnungen
    • erfasste Stunden etc.

    Das versetzt Sie in die Lage, Ihren Kundendialog besser zu steuern und schnell reagieren zu können.

  • Human Resources (HR)

    Allgemeine Funktionen

    Personalrelevante Daten finden sich bei easyJOB in den Bereichen "Mitarbeiter-" und "Adressdaten".  Hier sind zum Beispiel Ein-/Austrittsdatum, Funktion und Abteilung, Stundensatz, Arbeitszeitmodell und Urlaubstage hinterlegt. Die HR-Funktionen decken die Personalverwaltung, -planung und das Bewerbungsmanagement ab.

    Lesen Sie mehr: easyJOB als HR -Software

    Abwesenheiten

    Die Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, werden in easyJOB in einem eigenen Funktionsbereich verwaltet.

    Grundlage dafür sind:

    • definierte Abwesenheitsarten wie Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub
    • festgelegtes Arbeitszeitmodell für jeden Mitarbeiter
    • im Mitarbeiterstamm hinterlegter Urlaubsanspruch inkl. Resturlaub

    Dies bringt einige Vorteile mit sich:

    • die Urlaubsberechnung erfolgt unabhängig von Terminen und Stundeneinträgen
    • es werden die genommenen und geplanten Urlaubstage anhand der Abwesenheiten und der Sollzeiten laut Arbeitszeitmodell ermittelt
    • Urlaub und Sonderurlaub werden in der Urlaubsübersicht getrennt aufsummiert und dargestellt
    • Arbeitszeitmodelle und deren Wechsel lassen sich einfach administrieren
    • eine Anbindung an die HR-Software Personio ist problemlos möglich (Zusatzmodul)

     Mehr zu den Abwesenheiten

    Anwesenheitswidget für die Startseite

    Eine Anwesenheitsliste der Mitarbeiter zeigt auf einen Blick, wer im Haus, in einer Besprechung, in der Pause oder im Homeoffice ist – ideal für den Empfang, der die Mitarbeiter auch gleich direkt aus der Liste heraus kontaktieren kann, z. B. per Telefon, E-Mail oder Skype.

    Urlaubswidget für die Startseite

    Auf der Startseite zeigt es den Urlaubsanspruch, den geplanten Urlaub und den Resturlaub des eingeloggten Mitarbeiters an.

    Auch eine Urlaubsauswertung (Export) für alle Mitarbeiter steht zur Verfügung.

    Adress-Zusatzfelder (Personendaten)

    Erweiterte Zusatzfelder bieten Ihnen die Möglichkeit, sensible Personendaten, wie z. B. Versicherungen, Lohnnebenkosten und Soft Skills, anzulegen. Vergebene Rechte sorgen dafür, dass sie nur dem berechtigten Personenkreis zugänglich sind.

    optional

    Freigabeprozess Urlaub / Termin

    Über den Workflow für das Freigeben von Urlaubsanträgen genehmigen Sie eingereichten Urlaub. Vertreter können bestimmt werden und das Freigabe-PDF wird mit einem Genehmigungsstempel versehen und automatisch in einem speziellen Ordner auf dem Server abgelegt. Über die Lizenzierung des Freigabeprozesses „Urlaub“ ist es auch möglich, Termine, bestimmte Arbeitsschritte oder mit Terminen verbundene Objekte in einen Freigabeprozess einzubinden. Sei es der Zeitausgleich-Antrag eines Mitarbeiters oder die Freigabe für die Buchung eines Dienstwagens.

    Auch dieser Freigabeprozess kann analog zur Urlaubsfreigabe über die easyJOB APP gestartet werden.

    optional

    Personio-Schnittstelle

    Viele Agenturen nutzen die Software Personio für HR Management und Recruiting. Dort verwalten sie ihre Mitarbeiter und deren Urlaubs- und Krankheitstage. Die Schnittstelle importiert die Mitarbeiter, legt sie in easyJOB an und aktualisiert sie fortlaufend. Außerdem können die Abwesenheitszeiten übernommen werden. Diese werden dann in easyJOB angezeigt, sind dort aber nicht bearbeitbar.

    optional

    Rydoo-Schnittstelle

    Die Softwarelösung Rydoo digitalisiert und automatisiert den Reisekostenmanagementprozess. Mit der Schnittstelle zu Rydoo importieren wir Reisekosten in easyJOB und ordnen sie den Projekten zu. So sind alle Kosten vollständig in den Jobs hinterlegt.

  • Mobiles Arbeiten / App

    Mobiler Zugriff / Mobiles Arbeiten

    easyJOB ist eine webbasierte Lösung und wird über Browser aufgerufen, somit ist das Arbeiten unabhängig vom Standort und verwendeten System (Mac/Windows) möglich. Für Statusabfragen von Tablets und iPhones kann eine eigene Startseite als Abfrage App eingerichtet werden.

    optional
    neu

    easyJOB APP

    Wir haben für Sie eine clevere App entwickelt, mit der Sie auch unterwegs immer up-to-date bleiben. Fragen Sie Ihre Daten ab, verwalten Sie Termine und Aufgaben und erfassen Sie Ihre Stunden. Mit der easyJOB APP können Sie auch Ihre Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit ganz bequem organisieren.

    Mehr Infos zur easyJOB APP

  • Dokumentenmanagement

    Dokumentenmanagement

    Die Verwaltung von projektbezogenen Dokumenten ist vollständig in easyJOB integriert. Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele Subordner zu definieren und die easyJOB-Dokumententypen diesen Subordnern zuzuordnen. Die easyJOB-Dokumente werden infolge automatisiert in diese Ordner abgelegt und die Ablage ist aufgeräumt.

    Features:

    • Dokumentenablage auf Ihrem File Server, daher bei Bedarf auch über Explorer bzw. Finder aufrufbar
    • Up-/Downloadhistorie
    • Direkte Versandmöglichkeit der Dokumente per E-Mail
    • Einrichtung eines Standarddokumenten-Verzeichnisses möglich:  Dokumente in diesem Verzeichnis, z. B. AGBs, können per Mausklick an Mails angehängt werden
    • Kundenauftrag: Alle für eine Beauftragung durch Ihre Kunden relevanten Dokumente können gekennzeichnet und ggf. in einem eigenen Job-Subordner abgelegt werden. Dies kann bereits beim Abspeichern von E-Mails am Job erfolgen.
    • KVs, Anfragen, Aufträge, Rechnungen, Ein- und Ausgangsrechnungsdokumente werden in den definierten Subordnern abgelegt.

    Mehr Infos zum Dokumentenmanagement

    optional

    Volltextsuche in PDF-Dokumenten

    Wir bieten Ihnen optional eine Volltextsuche in Dokumenten (Office, PDF) an.

  • Buchhaltungsvorbereitung

    Eingangsrechnung

    Bilden Sie Ihren Eingangsrechnungsworkflow ab: Vorerfassung, Bearbeitung, Zuordnung, Prüfung, Abschluss. Sie erhalten eine automatische Benachrichtigung für anstehende ER Prüfungen gleich auf der Startseite. Die Belegnummernvergabe erfolgt laut Belegkreis, das Leistungs- und Valutadatum kann individuell festgelegt werden.

    Weitere Möglichkeiten:

    • Aufteilung einer Rechnung auf verschiedene Projekte
    • Schnellerfassung mittels Auftragsnummer
    • Schnellzuordnung von ER-Zeilen

    Lesen Sie auch: Optimieren Sie Ihren Workflow für Eingangsrechnungen

    Ausgangsrechnung

    Der Abrechnungs-(Fakturen)vorschlag wird auf Basis der Stammdaten und Jobinformationen von easyJOB erstellt und kann vor der endgültigen Fakturierung beliebig bearbeitet werden.

    Features:

    • Teilabrechnung, auch mit Istwert-Prüfung
    • Abschlags- und Akontorechnungen
    • Sammelfaktura
    • Rechnungssplit
    • Andruck Leistungszeiträume und UID-Nummer
    • Andruck kundenspezifischer Informationen, z.B. SAP Bestellnummer
    • Bonusgutschriften
    • Neu: Ausgangsrechnungen auch als Sammelmail versendbar

    Lesen Sie auch: Mit easyJOB sind Ausgangsrechnungen schnell erstellt

    Kassenbuch

    Darstellung eines Kassenbuchs in easyJOB. Erfassen von Eingangsrechnungs-Belegen auf Kasse und entsprechende Auswertungen.

    optional
    neu

    OCR-Service für Eingangsrechnungen

    Das Zusatzmodul „OCR-Service für Eingangsrechnungen“ bereitet die Daten von PDF-Eingangsrechnungen per optischer Zeichenerkennung (OCR) für den automatisierten Import in easyJOB auf.

    Das Ziel ist die weitgehende Automatisierung zur

    • Erfassung der ER-Kopfdaten
    • Zuordnung von Jobleistungen

    Voraussetzung für den Einsatz dieses Service sind die easyJOB Zusatzmodule:

    • ER-Dokumentenverwaltung (Elektronischer ER-Workflow) – ermöglicht die Anzeige eingescannter Eingangsrechnungsbelege zusammen mit dem ER-Beleg in easyJOB
    • ER-Import – importiert Eingangsrechnungen nach easyJOB
    optional

    Elektronischer ER-Workflow

    Die ER-Dokumentenverwaltung erlaubt die Anzeige eingescannter Eingangsrechnungsbelege zusammen mit dem ER-Beleg in easyJOB (papierloser Workflow):

    • Anzeige während der ER-Erfassung
    • Anzeige während der ER-Prüfung
    • Zugriff für spätere Informationszwecke (ERs je Job)
    optional

    Sammel-PDF für Eingangsrechnungen

    Eingescannte ER-Dokumente können auch genutzt werden, um der Kundenrechnung ein Sammel-PDF aller abgerechneter ERs beizulegen bzw. die ER-Belege gesammelt auszudrucken.

    optional

    Freigabeprozess für Eingangsrechnungen

    Workflow für die Freigabe der Eingangsrechnung in Abhängigkeit von der Eingangsrechnungshöhe.

    optional

    Import von Eingangsrechnungen

    Mit Hilfe dieses Zusatzmodules können Eingangsrechnungen, die bereits in Vorsystemen gescannt und ggf. sogar geprüft wurden, nach easyJOB übertragen werden. So kann aufwändige Doppelerfassung der Belege verhindert werden.

    optional

    ZUGFeRD / XRechnung

    Das Zusatzmodul erstellt vollautomatisch das hybride Rechnungsformat. So lassen sich Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeiten, und ein schneller komfortabler Austausch von Dokumenten ohne vorherige Formatabsprache ist möglich. Ab Release 5.40 bieten wir Ihnen ZUGFeRD Version 2.1 inkl. XRechnung an.

  • Zahlungskontrolle
    optional

    Zahlungskontrolle

    Mit diesem Zusatzmodul erhalten Sie Übersichten über bezahlte/nicht bezahlte Lieferanten- und Kundenrechnungen. Das Mahnwesen ist zusätzlich integriert.

    optional

    Zahlungsimport Ausgangsrechnung

    Automatisierter Import von AR-Zahlungen in easyJOB, Voraussetzung ist das Zusatzmodul Zahlungskontrolle.

  • Mediaabwicklung
    optional

    Mediakalkulation

    Mit dem Zusatzmodul easyJOB [media.pro] decken Sie den gesamten Prozess der Abwicklung von Medialeistungen vollständig ab. Von der Planung, über den Einkauf, bis zur Abrechnung.

    Features:

    • Pflege und Dokumentation aller Mediavereinbarungen wie Multirabatte, Honorare, Provisionen, Skonti und Zuschläge
    • Tarifdaten von medienservice wasmuth oder Pflege eigener Tarife
    • Import von Leistungen aller Mediengattungen (.edi-Files oder aus Excel)
    • beliebig viele Zusatzfelder für Medien, Kampagnen und Dispositionen

    Lesen Sie mehr: „easyJOB [media.pro]: Moderne Software für die Mediaabwicklung“

    optional

    Mediakalender

    Mit dem Tool „easyDataVisualizer“ können individuelle Layouts für Streu-, Kosten- und Produktionspläne und auch für Auswertungen erstellt und als Vorlagen gespeichert werden.

    Features:

    • Spaltenanordnungen, Überschriften, Spaltenbreiten frei definierbar
    • Sortieren, Gruppieren, Zusammenfassen und Pivotieren der Daten
    • Einfache Ausgabe nach Excel
    optional

    Produktion Media

    Mit dem Zusatzmodul „Produktion Media“ wird die Umsetzung einer Anzeigenkampagne deutlich vereinfacht  von der Planung der Anzeigen, über die Terminierung, die Erstellung und Produktion der Anzeigenvorlagen bis hin zum Versand der Druckunterlagen. „Produktion Media“ richtet sich an Mediaagenturen, die selbst die Anzeigenvorlagen produzieren, oder an Produktionsagenturen.

    optional
    neu

    Tarifserver

    Der Because Tarifserver ist ein von Because Software entwickeltes und in der easyJOB Cloud gehostetes Webservice, das Tarife für eine Vielzahl von Medien bereitstellt.

    Das Service erleichtert die tarifunterstützte Mediaschaltungsbuchung und/oder die Produktion von Druckunterlagen für Printmedien. Die Tarife werden vom Anbieter mediaservice wasmuth geliefert.

  • Schnittstellen
    optional

    SEPA / EDIFACT / DTAZV

    Automatisierte Zahlungsanweisungen im standardisierten Datenträgeraustausch-format (innerhalb der EU). Die Schnittstelle wird benötigt, wenn Eingangsrechnungen über Online-Banking-Software automatisiert bezahlt werden sollen.
    Konfiguration und Ausgabe auch für DTAZV (Überweisungen in Drittländer) und EDIFACT möglich.

    optional

    FiBu-Schnittstelle "Standard"

    Die Standardschnittstelle für DATEV besitzt eine Buchungslogik, die von vielen Agenturen genutzt werden kann. Der Vorteil: das DATEV-Format kann auch von vielen anderen FiBu-Programmen einlesen werden. Alternativ wird eine Schnittstelle im csv-Format angeboten, die für Programme geeignet ist, bei denen für den Import Feldzuordnungen definiert werden können. 

    optional

    FiBu-Schnittstelle individuell

    Für alle anderen aktuellen Buchhaltungsprogramme und komplexe Buchungslogiken erstellen wir individuelle Schnittstellen.

    optional
    neu

    Schnittstelle Microsoft Teams

    Microsoft Teams und easyJOB lassen sich mittels der Graph API von Microsoft verknüpfen. Das Zusatzmodul in der Version 1.0 generiert je Job ein neues Team in Teams. Die Auswahl eines Musterteams ist möglich, dann werden automatisch Apps, Channels, Mitarbeiter und Tabs kopiert. Über Deeplinks erreichen Sie vom Job aus das Team bzw. die gewünschten Channels, und auch umgekehrt können Sie jederzeit von Teams in das verknüpfte Jobblatt springen.

    Excel

    Daten aus easyJOB können Sie in Excel weiterverarbeiten oder via Excelformat in andere Anwendungen übernehmen. Für zahlreiche Layouts (Angebote, Rechnungen usw.) und Reports gibt es in easyJOB eine Exportfunktion.
    Auch für den Datenimport direkt aus Excel gibt es interessante Anwendungen, z. B. können über die Zwischenablage Leistungen, z. B. Lieferantenangebote von Excel nach easyJOB importiert werden.

    Lesen Sie mehr: „Agentursoftware meets Excel“

    optional

    JIRA-Schnittstelle

    Die Schnittstelle ermöglicht eine JIRA-Integration in easyJOB. Stundeneinträge zwischen JIRA und easyJOB werden synchronisiert. Eine Anzeige der JIRA-Issues erfolgt direkt auf dem easyJOB-Dashboard, so kann der Status der Tickets eingesehen werden.

    Wir bieten verschiedene Varianten an, abhängig vom gelebten Einsatz des JIRA-Systems.

    Lesen Sie mehr: „easyJOB + JIRA: Das Beste aus zwei Welten“

  • Weitere Zusatzmodule
    optional

    Kostenrechnung

    Erweiterte Funktionalität für die exakte Kostenbewertung von erfassten Mitarbeiterstunden unter Einbeziehung der wirklichen Mitarbeiterkosten und der Gemeinkosten.

    optional

    Stundenpreisliste

    In der Consulting-orientierten Abrechnung werden nicht Leistungen, sondern leistungserbringende Personen abgerechnet – unabhängig von der jeweiligen Tätigkeit.

    optional

    Änderungshistorie Stammdaten

    Mit dem Zusatzmodul Historie können alle Änderungen von Stammdaten protokolliert und nachvollzogen werden.

    Lesen Sie mehr: „Wer hat denn da schon wieder was geändert?"

    optional

    Änderungshistorie Termin / Aufgabe

    Mit diesem Zusatzmodul sind alle Änderungen von Terminen und Aufgaben nachvollziehbar.

    optional

    Automatische Mitarbeiteranlage über Active Directory

    Das Zusatzmodul bietet eine Schnittstelle zum Active Directory, dem Microsoft Verzeichnisdienst für Windows-Netzwerke, und erleichtert dadurch die automatisierte Mitarbeiteranlage in easyJOB.

  • Besondere Lösungen
    optional

    Pivotierungen / Excel-Aufbereitung

    Wenn Sie individuelle Wünsche an Auswertungen haben, die über den Standardumfang hinausgehen, sind sogenannte „Pivots“ die Lösung.

    Wir erstellen spezielle Auswertungen nach Ihren individuellen Wünschen, auch unter Einbeziehung fremder Datenquellen. Diese Auswertungen eignen sich ideal für kundenspezifische komprimierte Auswertungen, z. B. Monatsreport an die Geschäftsführung.

    optional
    neu

    RESTful API

    easyJOB wird fortlaufend auf eine serviceorientierte Architektur umgestellt, mit der Drittprogramme noch leichter auf easyJOB zugreifen können.
    Ab easyJOB 5.20 stehen folgende REST-APIs lesend und schreibend zur Verfügung:

    • Aufgaben/Termine
    • Stunden
    • Abwesenheiten

    Lesend sind partielle Datensätze aus den Bereichen Job, Kunde, Personen, usw. verfügbar. Der lesende Zugriff wird in den allgemeinen Funktionsumfang von easyJOB inkludiert.

    optional

    Webservices – individuelle Programmierung

    Anbinden von Dritt-Programmen an easyJOB über Webservices

    • Webservice für die Stundenschreibung, wenn diese z.B. im Intranet oder anderen Programmen eingebunden werden soll.
    • Webservice für Adressen und Personen, wenn easyJOB diese Daten aus einem kundeneigenen CRM-Programm beziehen soll.
    • Webservice für Jobanlage, wenn z. B. über ein Web-Portal oder aus anderen Programmen in easyJOB Jobs und Leistungen angelegt werden sollen.
    optional

    Datenbank-Abfrage über ODBC

    Informationen können aus den normierten Tabellen der easyJOB-SQL-Datenbank über ODBC ausgelesen werden. 

  • DSGVO

    DSGVO-Funktionen

    easyJOB unterstützt Sie dabei, DSGVO-konform zu arbeiten. Wir bieten Ihnen ein umfangreiches Berechtigungskonzept, transparente Datendokumentation, Unterstützung beim Auskunftsrecht und die Möglichkeit zur Pseudonymisierung der Daten.

    Lesen Sie mehr: "Keine Angst vor der DSGVO"