FAQ Agentursoftware easyJOB

FAQ / Häufig gestellte Fragen

Wie können wir Ihnen weiterhelfen?

Sie suchen schnelle Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um easyJOB? Hier haben wir die wichtigsten Infos für Sie gebündelt.

Agentursoftware

  • Was ist eine Agentursoftware?

    Eine Agentursoftware ist eine vollumfängliche ERP-Lösung für Unternehmen, die in der Werbebranche tätig sind. Sie unterstützt den gesamten Projektablauf in der Agentur und integriert alle wichtigen Arbeitsprozesse in einem System.

  • Wofür kann ich eine Agentursoftware einsetzen?

    Die branchenspezifische Besonderheit liegt in der Fokussierung auf die Abwicklung von Projekten: von der ersten Angebotsanfrage des Kunden, über den gesamten Einkaufsprozess, der internen Produktion, bis hin zur Ausgangsrechnung. Sie ermöglicht es, Ihre Projekte in übersichtlicher Form darzustellen und innerhalb eines gewissen zeitlichen Rahmens strukturiert und effizient zu bearbeiten.

  • Welche Funktionen hat eine Agentursoftware üblicherweise?

    Neben der kaufmännischen Projektabwicklung sind in der Regel folgende Funktionen integriert: Projektmanagement, vorbereitende Buchhaltung, Zeiterfassung, Groupwarefunktionen wie Kalender und Kommunikation, E-Mail-Integration, Dokumentenablage, Ressourcenplanung, CRM, Controlling und Reports. Weitere Zusatzmodule (z. B. XREchnung, Freigabeprozesse u.v.m.) und vielfältige Schnittstellen (z. B. zu JIRA, Teams, Persionio etc.) erweitern die Funktionalität.

  • Welche Vorteile habe ich durch den Einsatz einer Agentursoftware?

    Sie unterstützt Sie dabei, durchgängige Prozesse zu etablieren und Ihre Workflows zu digitalisieren. Stand-Alone-Programme können abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden.
    So können Sie

    • zeitaufwändige Standardaufgaben automatisieren
    • Kostenvoranschläge und Rechnungen effizient erstellen
    • wichtige Daten schnell abfragen
    • entscheidende Geschäftszahlen auf Knopfdruck sehen
    • Ressourcen und Budgets planen, überwachen und anpassen
  • Wodurch zeichnet sich eine gute Agentursoftware aus?

    Um allen Anforderungen im Agenturalltag gerecht zu werden sollte die Lösung über eine umfassende Funktionsbreite und -tiefe verfügen. Wichtig ist, dass sich die Lösung über verschiedenste Parameter und Einstellungen an die Arbeitsweise und das Geschäftsmodell anpassen lässt. Auch die Beratungskompetenz des Anbieters und die durch einen Wartungsvertrag abgesicherte Weiterentwicklung der Software sind wichtige Aspekte.
    Lesen Sie: Was gute Agentursoftware ausmacht

  • Wie kann eine Agentursoftware online genutzt werden?

    Als webbasierte Software haben Sie via Internet jederzeit Zugriff auf alle Daten – von jedem Ort zu jeder Zeit – egal ob Sie remote arbeiten oder im Homeoffice.

Für wen ist easyJOB geeignet?

Anschaffung

  • Wie kann man easyJOB erwerben?

    Sie können easyJOB Lizenzen KAUFEN – eine einmalige Investition. Dabei entscheiden Sie selbst, mit wie vielen Modulen Sie beginnen wollen. easyJOB wächst mit Ihnen, weitere Lizenzen können jederzeit problemlos nachgekauft werden. Den Kaufpreis schreiben Sie entsprechend den steuerlichen Regelungen ab. Damit Ihr easyJOB immer up to date bleibt, liefern wir im Rahmen der jährlichen Wartungspauschale technischen Support und regelmäßige Updates ohne Aufpreis.

    Sie wollen lieber monatlich gleich bleibende Beträge? Dann können Sie easyJOB auch LEASEN. Am Ende des Leasingzeitraumes übernehmen Sie das Eigentum an den easyJOB Lizenzen. In Sonderfällen (z. B. bei öffentlichen Stellen) können wir auch ein Mietmodell anbieten.

    Einfach NUTZEN: Für kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern bieten wir easyJOB [compact] an. Unkompliziert für Sie: Wir übernehmen alle IT-Leistungen, das Hosting auf einem unserer Rechenzentrumserver, regelmäßige Updates und Sicherungen. Die Nutzungsgebühren werden jährlich erhoben und beinhalten bereits den Wartungsvertrag.

    Ihr easyJOB nutzen Sie auf Ihrem Inhouse-Server oder in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl. Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl.

  • Was kostet easyJOB?

    Die Preise für easyJOB bestimmen sich durch individuelle Faktoren wie Mitarbeiterzahl, Zusatzmodule etc., daher ist eine pauschale Angabe an dieser Stelle nicht möglich. Wir schnüren Ihnen immer ein individuelles Paket, das genau die Leistungen enthält, die Sie wirklich benötigen. Daher ist eine seriöse Preisauskunft immer erst nach einer Analyse Ihrer besonderen Situation möglich. Auf der Seite Preise finden Sie weiterführende Informationen.

    Die Lizenzkosten für die easyJOB Lizenzen fallen einmalig an, auch bei neuen Versionen müssen Sie nicht erneut investieren. Updates sind im Wartungsvertrag inkludiert. Es gibt drei verschiedene Lizenztypen aus Sicht der User, die „named“ (pro Mitarbeiter) vergeben werden. Mehr unter dem nächsten Punkt "Anwenderlizenzen".

    Der Wartungsvertrag berechnet sich mit 1,5% pro Monat aus den Lizenzwerten und beinhaltet eine Premium-Hotline und mindestens ein Update pro Jahr, damit Ihr easyJOB immer aktuell bleibt und Sie von unseren neuen Ideen profitieren.

    Zudem empfehlen wir Ihnen ein Beratungsabo. Damit können Sie auf unkomplizierte Weise laufende Beratungs- und Schulungsleistungen zu einem vergünstigten Satz im Voraus budgetieren.

    Die Nutzung von easyJOB [compact] bieten wir Ihnen pauschal für 39 EUR pro Monat und Mitarbeiter an.

  • Welche Anwenderlizenzen gibt es?

    Es gibt drei verschiedene Lizenztypen aus Sicht der User, die „named“ (pro Mitarbeiter) vergeben werden. Jede Lizenz umfasst dabei bestimmte Funktionsbereiche. Wichtig: Für jeden User müssen Sie nur die Lizenzen anschaffen, deren Funktionalitäten er auch nutzt.

    Lizenz für Stunden- und Materialerfassung
    Sie ermöglicht es einem Mitarbeiter seine eigenen Stunden zu erfassen und auszuwerten. Auch jeder Mitarbeiter, der für andere Mitarbeiter Stunden erfassen, umbuchen oder auswerten muss, benötigt diese Lizenz.

    Lizenz für Kommunikation und Workflow
    Sie gibt einem Mitarbeiter, immer im Rahmen seiner Berechtigungsrolle, den Zugriff auf das E-Mail-System, auf Mail- und Notizenhistorie, auf das Dokumenten-Management, Aufgaben- und Terminliste, Kalender und das gesamte CRM. Zudem kann er Jobinformationen (keine kaufmännischen Werte) abrufen. Diese Lizenz benötigen alle Job-User und Mitarbeiter aus Kreation und Programmierung, die in die Abläufe von easyJOB integriert sind.

    Lizenz für Jobverwaltung und Controlling
    Die Lizenz erweitert die Workflow-Lizenz und ermöglicht dann einen kompletten Zugriff auf die kaufmännische Projektabwicklung, ebenfalls im Rahmen der zugewiesenen Berechtigungen. Diese Lizenz benötigen Berater, kaufmännische Mitarbeiter und Geschäftsführer.
     
    Spezial: Lizenz für Media
    Für die professionelle Mediaabwicklung mit Tarifdaten und die Mediaabrechnung benötigen Sie den gesamten Funktionsumfang von easyJOB zuzüglich der Lizenz für [media.pro]. Die Mediaabwicklung wird in easyJOB freigeschaltet und ermöglicht die gleichberechtigte Verwaltung von Job- und Medialeistungen in einem Tool.

    Gerne beraten wir Sie, welche Lizenzen Sie benötigen und erstellen Ihnen anschließend ein individuelles Angebot.

  • Welche Produktvarianten gibt es?

    Wir bieten easyJOB in 3 Varianten an:

    easyJOB – Das professionelle Komplettsystem
    Modernste Agentursoftware für eine effiziente Unterstützung Ihrer Projektabwicklung. Mit easyJOB optimieren und integrieren Sie Ihre Geschäftsprozesse in einem System. Mehr über easyJOB

    easyJOB [compact] – Die Cloud-Lösung für kleine Agenturen
    Mit der Cloud-Lösung ermöglichen wir aufstrebenden Agenturen den Direkteinstieg in die easyJOB-Welt. Für bis zu zehn Nutzer, ohne eigene Server-Technik und mit überschaubaren monatlichen Nutzungsgebühren von 39 EUR pro Monat/User. Mehr über easyJOB [compact]

    easyJOB [media.pro] – Die Medialösung für Abwicklung und Einkauf
    Für „fortgeschrittene“ Mediaabwicklung bieten wir Ihnen den neuen in easyJOB integrierten Baustein [media.pro]: Mediaabwicklung und Mediaplanung sind übersichtlich aufgebaut und machen easyJOB [media.pro] zu einer besonders benutzerfreundlichen Spezialsoftware. Mehr über easyJOB [media.pro]

    Eine Übersicht über die Produktvarianten finden Sie in unseren Short Facts

  • Ich möchte easyJOB live sehen – hier online Präsentation anfragen

    Gerne zeigen wir Ihnen easyJOB live in einer geführten Online-Präsentation. (Look & Feel, Philosophie, Funktionsübersicht). Nutzen Sie dafür unser Kontaktformular. Bitte planen Sie ca. 1,5 Stunden für die Präsentation ein.

  • Wie kann ich easyJOB testen?

    Auf Wunsch stellen wir Ihnen einen Demo-Datenbank zur Verfügung, die bereits vorkonfiguriert und mit sinnvollen Daten befüllt ist, so dass Sie easyJOB ausführlich testen können. Zudem besteht die Möglichkeit, gemeinsam mit einem unserer Berater zu arbeiten, um erste Lösungsansätze aufzuzeigen. Nutzen Sie unser Kontaktformular, um die Demoversion anzufordern. Wenn Sie mehr über unseren Kennenlernprozess erfahren möchten, klicken Sie hier

  • Wie rechnet sich die Anschaffung einer Agentursoftware?

    Zu diesem Thema haben wir für Sie drei Experten befragt. Lesen Sie das Interview: Lohnt sich eine Agentursoftware?

    Weitere Informationen haben wir außerdem auf unserer Seite Amortisation für Sie zusammengestellt.

  • Welche Fördermittel gibt es für die Anschaffung von Agentursoftware?

    Alle Infos zum Thema "Staatliche Förderung" finden Sie in unserem Artikel:Agentursoftware anschaffen und mit Fördergeldern finanzieren: So einfach klappt‘s

Beratung

  • Wie läuft die Implementierung ab?

    Exemplarisch stellen wir Ihnen hier einmal eine Implementierung vor, wie sie in Ihrer Agentur ablaufen könnte. Die einzelnen Schritte sind abhängig von der Agenturgröße und der Komplexität der Prozesse. Ggf. sollte zuvor ein Workshop zur Bestandsaufnahme und Bedarfsanalyse stattfinden.

    • Schaffung der technischen Voraussetzungen (Server, Zugangsdaten), Installation von easyJOB
    • Telefonische Kontaktaufnahme/Kennenlernen Because-Berater / Supervisor
    • Vorbereitende Maßnahmen in der Agentur, z. B. Ausdrucke der bestehenden Formulare als Vorlage für künftige easyJOB-Layouts, etc.
    • Festlegen eines Projektteams (Supervisor) auf Agenturseite
    • Einführungsworkshops, 2 Tage mit folgenden Themen: Konfiguration und Customizing, dabei Schulung von Stammdaten, Jobabwicklung, Erfassung Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnung, Stundenerfassung
    • Erfassung der Stammdaten in der Agentur, Üben der zuvor definierten Abläufe
    • Layouterstellung durch den Because-Berater
    • Implementierung weiterer Programmfunktionen (Groupware)
    • Weitere Abstimmungen je nach Bedarf
    • Go-live von easyJOB, ab einem Stichtag finden alle Prozesse nur noch in easyJOB statt
    • Implementierung von Zusatzmodulen z. B. FiBu-Schnittstelle
    • Laufende Beratung, Betreuung und Schulung über Beratungsabo
  • Wie lange dauert es, bis wir easyJOB nutzen können?

    Diese Frage lässt sich leider pauschal nicht beantworten. Abhängig von der Mitarbeiterzahl, den speziellen Anforderungen Ihrer Agentur, den gekauften Zusatzmodulen kann die Einführung von easyJOB zwischen 2 Monaten und einem Jahr liegen. Auch Sie als Agentur können durch eine gute Vorbereitung und Bereitstellung eines geeigneten Supervisors viel dazu beitragen, dass easyJOB zügig eingeführt werden kann.

  • Wo und wann bekomme ich Hilfe bei Fragen zu easyJOB?

    Für technische Fragen können Sie sich jederzeit im Rahmen Ihres Wartungsvertrages an unseren Support wenden. Für Fragen zur Anwendung bzw. Einrichtung von easyJOB steht Ihnen Ihr persönlicher Berater als Ansprechpartner zur Verfügung. Sollte dieser verhindert sein, übernehmen selbstverständlich die Kollegen.

  • Wie läuft die Kundenbetreuung nach dem Kauf ab?

    Wir empfehlen Ihnen den Abschluss eines Beratungsabos. Es ermöglicht Ihnen auf unkomplizierte Weise laufende Beratungs- und Schulungsleistungen, z. B. telefonische Unterstützung bei Anwenderfragen, zu einem vergünstigten Satz im Voraus zu budgetieren. Wir dokumentieren den Anlass und die Zeiten und Sie erhalten regelmäßig einen Statusreport. Guthaben werden in das Folgejahr übernommen. Mehr Infos erhalten Sie auf unser Seite Beratung

  • Warum gibt es kein Ticketsystem?

    Bei uns haben Sie immer einen persönlichen Ansprechpartner. Ist Ihr Kundenberater verhindert, übernehmen die Kollegen und beantworten Ihr Anliegen zeitnah.

Funktionen

Nach dem Kauf

  • Was ist, wenn sich nach dem Kauf die Anzahl meiner benötigten Lizenzen ändert?

    Das ist kein Problem, denn Sie können jederzeit Lizenzen und Zusatzmodule für easyJOB nachkaufen.

  • Kann die Software mit dem Unternehmen wachsen?

    Ja, das ist möglich. Sie können zu Beginn nur mit Basisfunktionen wie Zeiterfassung und Projektkalkulation und -abrechnung beginnen und später weitere Funktionszweige implementieren. Des Weiteren ist es jederzeit möglich, Lizenzen und Zusatzmodule nachzukaufen.

    Mit dem Wachstum Ihrer Agentur steigen in der Regel auch die Anforderungen. easyJOB lässt sich bis ins Detail anpassen. Das gilt für das Design (in Form von CI-konform angepassten Dashboards, Programmfarben, Oberflächen und Export-/Drucklayouts), für die Technik (beispielsweise über flexible Schnittstellen und Interfaces) und für die Funktionen (über Parameter, individualisierbare Jobassistenten und Widgets). Mit unseren individuellen Einstellungen, einer umfangreichen Rechteverwaltung und vielen zusätzlich einrichtbaren Datenbankfeldern sind Sie auch für die Herausforderungen der Zukunft bestens ausgestattet.

  • Wie häufig erhalte ich ein Update von easyJOB?

    Programmupdates sind Weiterentwicklungen von easyJOB. Darin enthalten sind neue Funktionen, Fehlerbehebungen und auch technische Anpassungen.

    Über den Wartungsvertrag wird mindestens 1 Update im Jahr von uns garantiert. Dieses muss auch durchgeführt werden, damit wir unserem technischen Wartungsauftrag gerecht werden können.

  • Welche Kündigungsfristen gelten für easyJOB?

    Da unser Abrechnungsmodus kalenderjahresbasiert ist, kann eine Kündigung jeweils zum Ende eines Kalenderjahres ausgesprochen werden. Sie muss daher bis zum 30. November eingehen und ist dann für das nächste Kalenderjahr gültig.

Technische Fragen

  • Welche technischen Voraussetzungen brauchen wir?

     In unserem Dokument Technischer Steckbrief haben wir alle technischen Daten für Sie zusammengefasst.

  • Wir haben keinen eigenen Server – können wir easyJOB trotzdem nutzen?

    Alternativ zum Betreiben eines eigenen Servers, bieten wir auch Serverhosting über einen spezialisierten Dienstleister an. Dann benötigen Sie keinen eigenen Server für easyJOB.

  • Wie kann ich aus easyJOB Daten exportieren?

    Für den Export Ihrer Daten gibt es folgende Möglichkeiten: Copy&Paste-Exporte, spezielle Export-Layouts, iCal-Abos und komplexe ODBC-Datenbankabfragen.

  • Wie funktioniert die mobile Nutzung von easyJOB?

    Die mobilen Dashboards in easyJOB zeigen Ihnen auch auf Tablets und Smartphones viele Informationen übersichtlich an. Zusätzlich gibt es die easyJOB APP für die Verwaltung von Terminen, Aufgaben und Abwesenheiten und die Erfassung von Stunden.

  • Worin besteht der Vorteil der browserbasierten Technologie?

    easyJOB ist schon seit 2004 browserbasiert. Von der Entscheidung für diese Technologie profitieren heute alle: Anwender, Systemadministratoren. Und die IT-Budgets.

    Mit einer browserbasierten Lösung arbeiten Sie und Ihre Kollegen unabhängig vom Standort und einem bestimmten Rechner. Einfach über den Browser easyJOB aufrufen, einloggen und los geht’s! Browser, PDF-Reader und Plug-ins – mehr muss auf Ihrem Rechner nicht installiert sein. So sparen Sie Kosten für Kauf und Wartung zusätzlicher Programme.

    Updates spielen wir routinemäßig für Sie im Fernzugriff direkt auf Ihren Server. Auch das mindert spürbar den laufenden IT-Aufwand. Systemadministratoren und technisch Interessierte finden weitere Informationen im Dokument Technischer Steckbrief

  • Wie sicher ist easyJOB?

    Unser Internet Information Server, auf dem easyJOB läuft, unterstützt HTTPS, so dass easyJOB unter HTTPS ausgeführt werden kann. Das bedeutet, dass die übertragenen Daten verschlüsselt werden und somit nicht „lesbar“ sind.

    Auch unsere Passwort-Policy trägt zur Datensicherheit bei. In easyJOB können Vorgaben für Passwörter definiert werden, denen die vergebenen Passwörter dann genügen müssen. Die Passwörter werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.

    Eine 2-Faktor-Authentifizierung ist einrichtbar und easyJOB unterstützt eine easyJOB-Anmeldung mit externen Logins, wie Microsoft, Google und Active Directory.

    Umfangreiche Berechtigungen in easyJOB sichern, dass jeder User nur die Daten abfragen und bearbeiten darf, die er wirklich benötigt. Das Zusatzmodul Änderungshistorie dokumentiert alle Änderungen an den Stammdaten.

  • Wie hilft easyJOB mir bei der Umsetzung der DSGVO?

    Unsere Agentursoftware easyJOB unterstützt Sie dabei, DSGVO-konform zu arbeiten. Wir bieten Ihnen hier unter anderem ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept, transparente Datendokumentation, Unterstützung beim Auskunftsrecht und ab Version 5.00 die Möglichkeit zur Anonymisierung der Daten. Unser Zusatzmodul Historie für Stammdaten erleichtert Ihnen den alltäglichen Umgang mit datenschutzrechtlichen Aspekten, da es alle Änderungen an den Datensätzen protokolliert.

    Detaillierte Informationen zu easyJOB und der neuen DSGVO haben wir in einem Artikel zusammengestellt:
    Keine Angst vor der DSGVO: Agentursoftware easyJOB hilft
    Wenn Sie mehr über das Zusatzmodul Historie erfahren möchten, klicken Sie einfach hier:
    Wer hat denn da schon wieder was geändert?