- Sprache / Language
Controlling im Unternehmen
Mehr Transparenz und Kontrolle
Du weißt, dass Deine Agentur gut arbeitet. Trotzdem ist es wichtig, ein funktionierendes Controlling aufzubauen. So lassen sich alle Projekte jederzeit überprüfen und Schwachstellen identifizieren. easyJOB wird damit zu einem wichtigen Frühwarnsystem für Deine Agentur.
Aussagekräftige Auswertungen und KPIs
Mit unserer Agentursoftware easyJOB unterstützen wir Dich – als Geschäftsführer oder Controller – bei der Implementierung aussagekräftiger Auswertungen und Kennzahlen in Deiner Agentur (KPIs).
Mit easyJOB analysierst Du Deine Daten und erhältst wichtige Auskünfte über
- den Forecast – Umsatzprognose
- die Liquiditätsplanung – wann mit welchen Zahlungsströmen zu rechnen ist
- die Projektrentabilität – welche Marge erwirtschaftet wurde
- den Projektfortschritt – welche Leistungen noch abgerechnet werden müssen
- Umsätze, Erträge und Deckungsbeiträge
- Auswertungen nach Geschäftsbereichen, Units und Branchen
- Kennzahlen zu Lieferanten wie Bestell- und Umsatzvolumina sowie erzielte Rabatte und Boni
- die Identifizierung besonders lukrativer Kunden, Projekte und Leistungen
- die Mitarbeiterproduktivität – Auswertung von verrechenbaren und nicht verrechenbaren Stunden, Anwesenheitszeiten etc.
Einsteiger nutzen zu Beginn die Standardauswertungen in easyJOB. In jedem Funktionsbereich stellen wir Dir bereits fertige Layouts zur Verfügung (mit „eJ …“ gekennzeichnet). Je nach Auswahl des Layouts erhältst Du unterschiedliche Sichten auf Deine Projekte. Viele übliche Auswertungen im Projektreporting werden so bereits abgedeckt.
In folgenden Funktionsbereichen bieten wir Ihnen wichtige Auswertungen und Reports an:
- Kostenvoranschläge und Projekte
- Leistungen
- Stunden
- Ausgangsrechnungen
- Eingangsrechnungen
- Ressourcen
easyJOB – Die Controlling Software für alle Plattformen
Du willst tiefer einsteigen? Gerne.
Nachfolgend stellen wir Dir alle Möglichkeiten in easyJOB detailliert vor:
Projektcontrolling – Wichtig für den Agenturerfolg
Unsere webbasierte Agentursoftware liefert Dir belegorientierte Zahlen für die Finanzbuchhaltung. Aber Du weißt: Die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) bietet immer nur einen rückwärts gerichteten Blick.
In der Agentur brauchst Du Controlling auf Projekt-Ebene, um Probleme und Fehlentwicklungen rechtzeitig zu entdecken und korrigieren zu können. easyJOB leistet genau das und zeigt Dir zeitlich weit vor der Buchhaltung wichtige Informationen zu Deinen Projekten.
Vom Kleinen zum Großen
Controlling mit easyJOB beginnt mit dem „Kalkulieren gewünschter Ist-Zustände“, geht im Tagesgeschäft in ein fortlaufendes Erfassen kleinster Einheiten über, liefert Zwischenergebnisse und am Ende die Aggregation zu größeren Auswertungen. So kannst Du Defizite früh erkennen, analysieren und zeitnah geeignete Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Alle Zahlen in einem System
In easyJOB ist alles so aufeinander abgestimmt, dass New Business, Forecasts aus Job- und Finanzsicht sowie der Blick auf die Vergangenheit – etwa aus Kunden-, Lieferanten- oder Mitarbeitersicht – mit nur einem Login in einer Software möglich sind.
Umfangreiche Reportmöglichkeiten
Die Auswertungen siehst Du direkt über dynamische Bildschirmansichten und als Widgets auf Deiner personalisierten Startseite. Baue Dir Dein Controlling-Dashboard und greife gleich nach dem Einloggen auf die wichtigsten Daten zu – das ist Reporting in Echtzeit.
Außerdem kannst Du Daten in klassischen Druckreports oder auch als Datenexporte (xls, csv und pdf) aufbereiten. Schaffe professionelle Berichtsstrukturen mit unserer Report-Aufgabenplanung. easyJOB sendet Dir automatisch und zum gewünschten Zeitpunkt Deine Reports zu – das spart Zeit und rechnet sich insbesondere bei der Auswertung großer Datenmengen.
Für tiefere Anforderungen und agenturspezifische Auswertungen kannst Du die Datenansichten auch völlig frei konfigurieren und anschließend als individuelle Layouts abspeichern. Das innovative Tool „easyDataVisualizer“ (eDV) ermöglicht die Erstellung von Anzeigelayouts ganz nach Deinen Wünschen.
Die wichtigsten Controlling-Tools in easyJOB
Unser easyJOB Expertenteam unterstützt Dich bei der Entwicklung eines passgenauen Agenturcontrollings. Wir haben langjährige Erfahrungen in unterschiedlichsten Agenturen, beraten Dich praxisorientiert und zeigen Dir, wie Du den easyJOB Werkzeugkasten richtig einsetzt und wichtige Kennzahlen (KPI – key performance indicator) aus dem Projektcontrolling abliest.
Jobblatt – Die Sicht auf das Einzelprojekt
Das Jobblatt ist das zentrale Instrument für alle Informationen zu einem Projekt. Hier kalkulierst Du Deine Leistungen und entscheidest, zu welchem Verkaufswert (Planwert) diese verrechnet werden. Das Jobblatt bietet Dir eine detaillierte und übersichtliche Gesamtsicht aller Leistungen eines Jobs/Projekts. Auch alle projektbezogenen Kosten werden darin angezeigt. Du siehst sofort: Wie steht es um den Job, wie entwickelt sich das Projekt im Vergleich zur Planung und kannst die Budgets kontrollieren.
easyJOB bietet Dir verschiedene Auswertungsmöglichkeiten:
- alle Angebotswerte (kalkulierte Leistungen im Einkauf und Verkauf mit Vorausbeurteilung der Rentabilität)
- beauftragte Fremdleistungen
- bereits erfasste Eingangsrechnungen
- noch fehlende Eingangsrechnungen
- den Abgleich vom geplanten Aufwand zu tatsächlich angefallenen Stunden
- den Vergleich des erwarteten Deckungsbeitrags zum tatsächlichen Deckungsbeitrag
- noch abzurechnende Leistungen
- Kosten, die nicht weiter berechnet werden können
- ungeplante Kosten
Jobcenter – Wie laufen Deine Projekte?
Stell Dir vor, Du sitzt im Hubschrauber und betrachtest von oben Deine Agentur. Du möchtest auf einen Blick sehen, wo es gut läuft und wo es hakt. Genau das leistet unser Jobcenter. Hier siehst Du wie aus der Helikopterperspektive die aggregierte Darstellung der Einzelwerte aus Jobs und Kostenvoranschlägen in einer Ansicht. easyJOB leistet Deckungsbeitragsrechnungen in der agenturüblichen Form nach Jobs, Etats, Kunden, Projektleitern, Profitcentern, Units usw. in frei wählbaren Zeiträumen.
Das Jobcenter ist eines der wichtigsten Controlling-Instrumente für den aktuellen Zustand und den Fortschritt Deiner Projekte. easyJOB organisiert diese komplexen Daten übersichtlich für Dich. So bist Du in jeder Projektphase über alle wirtschaftlich relevanten Vorgänge informiert.
Selektiere Deine Projekte, um konsolidierte Informationen aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln zu bekommen: Das können zum Beispiel alle freigegebenen Jobs eines Kunden sein, die laufenden Projekte eines Projektleiters oder alle Jobs, die noch nicht vollständig abgerechnet worden sind. Der ausgefeilte Suchassistent hilft Dir dabei und speichert Deine Suchfavoriten ab.
Verschaffe Dir einen umfassenden Überblick über Deine Projekte:
- Übersicht über alle erstellten Angebote/Kostenvoranschläge
- Auswertung, welcher Interessent zum Neukunden wird oder werden könnte
- geplante Umsätze in einer Forecast-Übersicht
- alle Jobs eines Kunden – Rentabilität eines Kunden
- alle Jobs aller Kunden – Rentabilität für das gesamte Unternehmen
- Auswertungen nach Büro, Unit, Mandant, Arbeitsgruppe, Geschäftsbereich, Branche u. ä. Einheiten
- laufende Projekte eines Projektleiters
- alle Jobs, die noch nicht vollständig abgerechnet worden sind
- Auswertungen über den Fertigstellungsgrad der Projekte (Projektfortschritt)
- Projektliquidität: geplante Rechnungslegung
- Abbildung einer Kampagne mit Haupt- und Subjobs, auch Retainer
- Identifizierung besonders lukrativer und weniger rentabler Kunden/Projekte
- und vieles mehr
Abfrage Leistungen – Der genaue Blick auf alle Leistungen
Die Funktion „Abfrage Leistungen“ bietet Dir eine detaillierte Übersicht aller Leistungen – auch jobübergreifend – aus unterschiedlichen Perspektiven, z. B. Stunden, Fremdleistungen etc.
Typische Auswertungen sind:
- Fertigstellungsgrad (POC) (Aufgaben/Termine erledigt)
- Stundenausnutzung (Ist- zu Planstunden) z. B. größer 80%
- Abfrage nach Lieferanten – Umsatzvolumina
- Eingangsrechnung (ER) ja / Ausgangsrechnung (AR) nein
- Rentabilität für Leistungsarten (ER bzw. Stunden im Vergleich zu den AR)
- und vieles mehr
Abfrage Stunden/Material – Stundeneinträge analysieren
Die korrekte Zeiterfassung Deiner Mitarbeiter ist unter anderem die Basis für die umfangreichen Auswertungen in der „Abfrage Stunden/Material“. Du möchtest wissen, wie viele abrechenbare Stunden Deine Mitarbeiter geleistet haben oder wie viele Überstunden aufgelaufen sind? Hierzu gibt es in Agenturen sehr unterschiedliche Berechnungslogiken – wir entwickeln gemeinsam mit Dir das passende Reporting.
Unsere Auswertungen aus unterschiedlichsten Blickwinkeln helfen Dir bei der Analyse:
- Sollstunden laut Arbeitszeitmodell vs. Ist-Stunden
- Anwesenheitszeiten und Überstundenlisten
- Abwesenheitsübersicht, Urlaub, Krankheit
- Auswertung der Stunden nach Mandant, Mitarbeiter, Kunde und Job
- Kontrolle des Anteils produktiver/unproduktiver Stunden inkl. Auswertungen nach unproduktiven Stundenarten
- Tages-, Wochen- und Monatsansichten
- Auswertung nach Leistungsarten, z. B. Senior-/Junior-Stunden
- auf welche Gewerke der Mitarbeiter bucht, z. B. Layout oder Reinzeichnung
Eingangs- und Ausgangsrechnungen – Umsatzrückgänge erkennen
Übersichtliche Ansichten und unterschiedliche Layouts zeigen wichtige Daten:
- Jahresumsatz Lieferant bzw. Kunde
- Monatsumsatz Lieferant bzw. Kunde
- Zahlungsfristen
- Zahlungskontrolle
- Skontofristen
Abfragen zu Ressourcen – Personalplanung optimieren
In der Ressourcenübersicht erhältst Du wichtige Infos für Deine Personalplanung. Du kannst die Zeitressourcen der Mitarbeiter nach Tagen, Kalenderwochen oder Monaten prüfen, auswerten und kontrollieren. So kannst Du rechtzeitig reagieren, wenn Aufträge aufgrund von Kapazitätsengpässen nicht durchführbar sind.
Typische Auswertungen sind:
- Auslastung der Mitarbeiter
- Auslastung der Arbeitsgruppen
- Verfügbarkeit der Mitarbeiter
BI-Schnittstelle – Daten visualisieren und verstehen
Wir bieten Dir einen Datenexport, um Deine Daten in einer Business-Intelligence-Software zu aggregieren. So kannst Du detaillierte Analysen durchführen und eigene interaktive Dashboards zur Datenvisualisierung erstellen. Besonders attraktiv: Du kannst Daten aus verschiedenen Bereichen anhand einer Adresse miteinander verknüpfen, zum Beispiel ein Marketing-E-Mail-Tool, easyJOB und Datev.
Jetzt willst Du die easyJOB Controlling-Tools live erleben? Gerne zeigen wir Dir in einer Online-Präsentation unsere leistungsfähige Agentursoftware.
Download Whitepaper – Controlling für Agenturen
Lade Dir den gesamten Inhalt dieser Seite als Whitepaper herunter.