Agenturcontrolling mit easyJOB

Controlling in der Agentur

Mehr Transparenz und Kontrolle

Sie wissen, dass Ihre Agentur gut arbeitet. Trotzdem ist es wichtig, ein funktionierendes Controlling aufzubauen. So lassen sich alle Projekte jederzeit überprüfen und Schwachstellen identifizieren. easyJOB wird damit zu einem wichtigen Frühwarnsystem für Ihre Agentur.

Aussagekräftigen Auswertungen und KPIs

Mit unserer Agentursoftware easyJOB unterstützen wir Sie – Geschäftsführer oder Controller – bei der Implementierung von aussagekräftigen Auswertungen und Kennzahlen in Ihrer Agentur (KPIs).

Mit easyJOB analysieren Sie Ihre Daten und erhalten wichtige Auskünfte über

  • den Forecast – Umsatzprognose
  • die Liquiditätsplanung – wann ist mit welchen Zahlungsströmen zu rechnen
  • die Projektrentabilität – welche Marge wurde erwirtschaftet
  • den Projektfortschritt – welche Leistungen müssen noch abrechnet werden
  • die Umsätze, Erträge und Deckungsbeiträge
  • die Auswertung nach Geschäftsbereichen, Units, Branchen
  • die Kennzahlen zu Lieferanten wie Bestell- und Umsatzvolumina, erzielte Rabatte und Boni
  • die Identifizierung besonders lukrativer Kunden, Projekte und Leistungen
  • die Mitarbeiterproduktivität – Auswertung von verrechenbaren/nicht verrechenbaren Stunden, Anwesenheitszeiten etc.

Einsteiger nutzen zu Beginn die Standardauswertungen in easyJOB. In jedem Funktionsbereich stellen wir Ihnen bereits fertige Layouts zur Verfügung (mit eJ ... gekennzeichnet). Je nach Auswahl des Layouts erhalten Sie dabei unterschiedliche Sichten auf Ihre Projekte. Viele übliche Auswertungen im Projektreporting werden so bereits abgedeckt. So sind die ersten Schritte ganz einfach und Sie können sich langsam an das Controlling herantasten.

easyJOB Jobcenter Standardlayout
easyJOB Jobcenter Standardlayout

In folgenden Funktionsbereichen bieten wir Ihnen wichtige Auswertungen und Reports an:

  • Kostenvoranschläge und Projekte
  • Leistungen
  • Stunden
  • Ausgangsrechnungen
  • Eingangsrechnungen
  • Ressourcen

easyJOB – Die Controlling Software für Win und Mac

Sie wollen tiefer einsteigen? Gerne.

Nachfolgend stellen wir Ihnen detailliert alle Möglichkeiten in easyJOB vor:

Projektcontrolling – Wichtig für den Agenturerfolg

Unsere webbasierte Agentursoftware liefert Ihnen belegorientierte Zahlen für die Finanzbuchhaltung. Aber Sie wissen: Die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) bietet immer nur einen rückwärts gerichteten Blick.

Sie brauchen in der Agentur das Controlling auf Projekt-Ebene, um Probleme und Fehlentwicklungen rechtzeitig zu entdecken und korrigieren zu können. easyJOB leistet genau das und zeigt Ihnen zeitlich weit vor der Buchhaltung wichtige Informationen zu Ihren Projekten.

Vom Kleinen zum Großen
Controlling mit easyJOB beginnt mit dem „Kalkulieren gewünschter Ist-Zustände“, geht im Tagesgeschäft über in ein fortlaufendes Erfassen kleinster Einheiten, liefert Zwischenergebnisse und am Ende die Aggregation zu größeren Auswertungen. So können Sie Defizite früh erkennen, analysieren und zeitnah geeignete Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Alle Zahlen in einem System
In easyJOB ist alles so aufeinander abgestimmt, dass das New Business, Forecasts aus Job- und Finanzsicht sowie der Blick auf die Vergangenheit, etwa aus Kunden-, Lieferanten- oder Mitarbeitersicht mit einem Login, in einer Software möglich sind.

Umfangreiche Reportmöglichkeiten

Die Auswertungen sehen Sie direkt über dynamische Bildschirmansichten und als Widgets auf Ihrer personalisierten Startseite. Bauen Sie sich Ihr Controlling-Dashboard und greifen Sie gleich nach dem Einloggen auf die wichtigsten Daten zu – das ist Reporting in Echtzeit.

Des Weiteren können Sie Daten in klassischen Druckreports oder auch als Datenexporte (xls, csv und pdf) aufbereiten. Schaffen Sie professionelle Berichtsstrukturen mit unserer Report-Aufgabenplanung. easyJOB sendet Ihnen automatisch und zum gewünschten Zeitpunkt Ihre Reports zu – das spart Zeit und rechnet sich insbesondere bei der Auswertung von großen Datenmengen.

Für tiefere Anforderungen und agenturspezifische Auswertungen können Sie die Datenansichten auch völlig frei konfigurieren und dann als individuelle Layouts abspeichern. Das innovative Tool „easyDataVisualizer“ (eDV) ermöglicht die Erstellung von Anzeigelayouts ganz nach Ihren Wünschen.

Die wichtigsten Controlling-Tools in easyJOB

Unser easyJOB Expertenteam unterstützt Sie bei der Entwicklung eines passgenauen Agenturcontrollings. Wir haben langjährige Erfahrungen in unterschiedlichsten Agenturen, beraten Sie praxisorientiert und zeigen Ihnen, wie Sie den easyJOB Werkzeugkasten richtig einsetzen und wichtige Kennzahlen (KPI – key performance indicator) aus dem Projektcontrolling ablesen.
 

Jobblatt – Die Sicht auf das Einzelprojekt

Das Jobblatt ist das zentrale Instrument für alle Informationen zu einem Projekt. Hier kalkulieren Sie Ihre Leistungen und entscheiden, zu welchem Verkaufswert (Planwert) diese verrechnet werden. Das Jobblatt bietet Ihnen eine detaillierte übersichtliche Gesamtsicht aller Leistungen eines Jobs/Projekts. Auch alle projektbezogenen Kosten werden darin angezeigt. Sie sehen sofort: Wie steht es um den Job, wie entwickelt sich das Projekt im Vergleich zur Planung und können die Budgets kontrollieren.

easyJOB bietet Ihnen verschiedene Auswertungsmöglichkeiten:

  • alle Angebotswerte (kalkulierte Leistungen im Einkauf und Verkauf mit Vorausbeurteilung der Rentabilität)
  • beauftragte Fremdleistungen
  • bereits erfasste Eingangsrechnungen
  • noch fehlende Eingangsrechnungen
  • den Abgleich vom geplanten Aufwand zu tatsächlich angefallenen Stunden
  • den Vergleich des erwarteten Deckungsbeitrags zum tatsächlichen Deckungsbeitrag
  • noch abzurechnende Leistungen
  • Kosten, die nicht weiter berechnet werden können
  • ungeplante Kosten
easyJOB Jobblatt alle Werte
easyJOB Jobblatt alle Werte

Jobcenter – Wie laufen Ihre Projekte

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen im Hubschrauber und betrachten von oben Ihre Agentur. Sie möchten auf einen Blick sehen, wo es gut läuft und wo es hakt. Genau das leistet unser Jobcenter. Hier sehen Sie wie aus der Helikopterperspektive die aggregierte Darstellung der Einzelwerte aus Jobs und Kostenvoranschlägen in einer Ansicht. easyJOB leistet Deckungsbeitragsrechnungen in der agenturüblichen Form nach Jobs, Etats, Kunden, Projektleiter, Profitcenter, Unit usw. in frei wählbaren Zeiträumen.

Das Jobcenter ist eines der wichtigsten Controlling-Instrumente für den aktuellen Zustand und den Fortschritt Ihrer Projekte. easyJOB organisiert diese komplexen Daten übersichtlich für Sie. So sind Sie in jeder Projekt-Phase über alle wirtschaftlich relevanten Vorgänge informiert.

Selektieren Sie Ihre Projekte, um konsolidierte Informationen aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln zu bekommen: Das können zum Beispiel alle freigegebenen Jobs eines Kunden sein, die laufenden Projekte eines Projektleiters oder alle Jobs, die noch nicht vollständig abgerechnet worden sind. Der ausgefeilte Suchassistent hilft Ihnen dabei und speichert Ihre Suchfavoriten ab.

Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre Projekte:

  • Übersicht über alle erstellten Angebote/Kostenvoranschläge
  • Auswertung, welcher Interessent zum Neukunden wird oder zu einem werden könnte
  • geplante Umsätze in einer Forecast-Übersicht
  • alle Jobs eines Kunden – Rentabilität eines Kunden
  • alle Jobs aller Kunden – Rentabilität für das gesamte Unternehmen
  • Auswertungen nach Büro, Unit, Mandant, Arbeitsgruppe, Geschäftsbereich, Branche u. ä. Einheiten
  • laufende Projekte eines Projektleiters
  • alle Jobs, die noch nicht vollständig abgerechnet worden sind
  • Auswertungen über den Fertigstellungsgrad der Projekte (Projektfortschritt)
  • Projektliquidität: geplante Rechnungslegung
  • Abbildung einer Kampagne mit Haupt- und Subjobs, auch Retainer
  • Identifizierung besonders lukrativer und weniger rentabler Kunden/Projekte
  • und vieles mehr
easyJOB Jobcenter
easyJOB Jobcenter

Abfrage Leistungen – Der genaue Blick auf Ihre Leistungen

Die Funktion „Abfrage Leistungen“ bietet Ihnen eine detaillierte Übersicht aller Leistungen – auch jobübergreifend – aus unterschiedlichen Perspektiven, z.B. Stunden, Fremdleistungen etc.

Typische Auswertungen sind:

  • Fertigstellungsgrad (POC) (Aufgaben/Termine erledigt)
  • Stundenausnutzung (Ist- zu Planstunden) z.B. größer 80%
  • Abfrage nach Lieferanten – Umsatzvolumina
  • Eingangsrechnung (ER) ja / Ausgangsrechnung (AR) nein
  • Rentabilität für Leistungsarten (ER bzw. Stunden im Vergleich zu den AR)
  • und vieles mehr
easyJOB Abfrage Leistungen
easyJOB Abfrage Leistungen

Abfrage Stunden/Material – Stundeneinträge analysieren

Die korrekte Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter ist unter anderem die Basis für die umfangreichen Auswertungen in der „Abfrage Stunden/Material“. Sie möchten wissen, wieviel abrechenbare Stunden Ihre Mitarbeiter geleistet haben, oder wie viele Überstunden aufgelaufen sind? Hierzu gibt es in den Agenturen sehr unterschiedliche Berechnungslogiken – wir entwickeln mit Ihnen gemeinsam das passende Reporting.

Unsere Auswertungen aus unterschiedlichsten Blickwinkeln helfen Ihnen bei der Auswertung:

  • Sollstunden laut Arbeitszeitmodell vs. Ist-Stunden
  • Anwesenheitszeiten und Überstundenlisten
  • Abwesenheitsübersicht, Urlaub, Krankheit
  • Auswertung der Stunden nach Mandant, Mitarbeiter, Kunde und Job
  • Kontrolle Anteil produktive/unproduktive Stunden inkl. Auswertungen nach unproduktiven Stundenarten
  • Tages-, Wochen-, Monatsansichten
  • Auswertung nach Leistungsarten, z.B. Senior-/Junior-Stunden
  • Auf welche Gewerke bucht der Mitarbeiter, z.B. Layout oder Reinzeichnung
easyJOB Anwesenheitszeiten
easyJOB Anwesenheitszeiten

Eingangs- und Ausgangsrechnungen – Umsatzrückgänge erkennen

Übersichtliche Ansichten und unterschiedliche Layouts zeigen wichtige Daten:

  • Jahresumsatz Lieferant bzw. Kunde
  • Monatsumsatz Lieferant bzw. Kunde
  • Zahlungsfristen
  • Zahlungskontrolle
  • Skontofristen
easyJOB Eingangsrechnungen
easyJOB Eingangsrechnungen

Abfragen zu Ressourcen – Personalplanung optimieren

In der Ressourcenübersicht erhalten Sie wichtige Infos für Ihre Personalplanung. Sie können die Zeitressourcen der Mitarbeiter nach Tagen, Kalenderwochen oder Monaten prüfen, auswerten und kontrollieren. Und so rechtzeitig reagieren, wenn Aufträge auf Grund von Kapazitätsengpässen nicht durchführbar sind.

Typische Auswertungen sind:

  • Auslastung der Mitarbeiter
  • Auslastung der Arbeitsgruppen
  • Verfügbarkeit der Mitarbeiter
easyJOB Ressourcenübersicht
easyJOB Ressourcenübersicht

BI-Schnittstelle – Daten visualisieren und verstehen

Nutzen Sie unsere ODBC-Datenbankabfrage, um Ihre Daten in einer Business Intelligence Software zu aggregieren. Sie können detaillierte Analysen durchführen und eigene interaktive Dashboards zur Datenvisualisierung erstellen. In Zukunft stellen wir auf eine moderne RESTful Api für den lesenden Zugriff auf easyJOB-Daten um.

Jetzt wollen Sie die easyJOB Controlling Tools live erleben? Gerne zeigen wir Ihnen in einer Online-Präsentation unsere leistungsfähige Agentursoftware.
 

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