Vorteile von digitalen Rechnungen
Die Digitalisierung des Rechnungswesens verspricht zahlreiche Vorteile: Verwaltungs- und Bearbeitungsprozesse werden durch elektronische Rechnungen erheblich vereinfacht. Die Möglichkeit zum direkten Einlesen in Buchhaltungssoftware eliminiert manuelle Eingaben und senkt somit Fehleranfälligkeit sowie Bearbeitungszeit deutlich. Die Digitalisierung fördert Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit finanzieller Transaktionen, was Compliance und Finanzmanagement erleichtert. Der Umstieg auf papierlose Rechnungsstellung trägt zudem aktiv zum Umweltschutz bei und erhöht durch Fälschungssicherheit und revisionssichere Archivierung die Sicherheit.
Was ist eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format wie XML erstellt und übermittelt wird. Im Gegensatz zu einer gescannten Papierrechnung oder einem PDF enthält sie Daten in maschinenlesbarer Form, die direkt in Buchhaltungssysteme eingelesen und weiterverarbeitet werden können. In Deutschland haben sich insbesondere zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Während die XRechnung ein XML-basiertes Format mit einem eingebetteten PDF ist, kombiniert ZUGFeRD eine PDF-Datei für die visuelle Darstellung mit einem eingebetteten XML-Datensatz für die maschinelle Verarbeitung. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen eine effiziente Verarbeitung.
Die wesentlichen Merkmale einer E-Rechnung sind:
- Sie wird in einem strukturierten, standardisierten Format wie XRechnung, ZUGFeRD oder UN/EDIFACT erstellt, dass der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
- Sie enthält alle relevanten Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum etc. in strukturierter, maschinenlesbarer Form.
- Sie kann automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden, ohne manuelle Erfassung.
- Der Hauptunterschied zu einer Papierrechnung oder gescannten Rechnung ist also, dass die Daten bei einer E-Rechnung direkt maschinell lesbar und in die Buchhaltungssysteme integrierbar sind. Dies ermöglicht eine durchgängig digitale und automatisierte Verarbeitung der Rechnungen.
Wichtig zu wissen: Gescannte PDFs oder E-Mails mit PDF-Anhang erfüllen diese Anforderungen nicht und stellen ab 2025/2026 keine gültige elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Sinne der gesetzlichen Vorgaben mehr dar.
Gesetzliche Grundlage
Überblick über relevante Gesetzgebungen und Richtlinien
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland basiert auf mehreren Gesetzen und Richtlinien auf nationaler und europäischer Ebene:
- EU-Richtlinie 2014/55/EU: Diese Richtlinie regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und legt Mindestanforderungen für E-Rechnungen fest.
- Wachstumschancengesetz: Mit diesem Gesetz wird die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 eingeführt (§14a UStG).
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Hier werden die Vorgaben zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht konkretisiert, z. B. Rechnungsformate und Ausnahmen.
- EN 16931 Norm: Diese europäische Norm legt die technischen Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung fest.
Business-to-Business (B2B)
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend eingeführt. Diese Pflicht bezieht sich auf Rechnungen im Bereich Business-to-Business (B2B), also Transaktionen zwischen Unternehmen. Die konkreten Verpflichtungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Empfangspflicht für E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen für inländische B2B-Umsätze zu empfangen und in ihren Systemen zu verarbeiten. Diese verpflichtende Anforderung gilt unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens.
Ausstellungspflicht für E-Rechnungen
- Ab 2025 beginnen die Übergangsregelungen für die Ausstellungspflicht von E-Rechnungen für bestimmte inländische Ausgangsumsätze. Spätestens ab 2026 sind alle Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet.
- Die Einführung erfolgt stufenweise, orientiert an Kriterien wie Umsatzgröße oder Rechnungsbeträgen.
- Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro können bis Ende 2026 noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
Ziel dieser Maßnahmen ist es, den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen zu standardisieren und zu vereinfachen.
E-Rechnungspflicht für Behörden und XRechnungen an den Bund
Seit dem 27. November 2020 müssen öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren und verarbeiten, wobei die Anforderungen an die Rechnungsformate bis 2025 für Unternehmen strenger werden. Viele Behörden haben bereits auf E-Rechnungen umgestellt. Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor Geschäfte machen, sollten sich mit den spezifischen Vorgaben vertraut machen. Um an den Bund abzurechnen, müssen die Rechnungen im Format XRechnung erstellt werden. Diese können dann nach einer entsprechenden Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes sicher hochladen werden.
Für die Übermittlung von E-Rechnungen an Kommunen und andere öffentliche Empfänger gelten je nach Bundesland unterschiedliche Fristen, Formate und Übertragungswege. Es ist wichtig, sich frühzeitig über die individuellen Anforderungen auch bezüglich der Rechnungsinhalte zu informieren und die notwendigen Vorbereitungen zu treffen.
easyJOB: Ihr Partner für die digitale Rechnungsstellung
Mit der Agentursoftware easyJOB sind Sie optimal auf die Einführung der E-Rechnungspflicht vorbereitet. Die Software ermöglicht es Ihnen nicht nur, sämtlichen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, sondern auch die vielfältigen Vorteile der digitalen Rechnungsstellung voll auszuschöpfen. easyJOB kann E-Rechnungen in gängigen Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD nahtlos einlesen und erstellen.
E-Rechnung in easyJOB annehmen
Die neue gesetzliche Regelung zur E-Rechnung enthält keine spezifischen Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung kann daher zunächst auch ein E-Mail-Postfach ausreichen. Es ist wichtig zu beachten, dass die elektronische Rechnungstellung nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft ist, außer für elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen.
Sie haben mit easyJOB unterschiedliche Möglichkeiten, E-Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten:
Manuelle Erfassung
Die manuelle Erfassung von E-Rechnungen ist schon jetzt eine Möglichkeit, die Daten aus elektronischen Rechnungen auszulesen und in Ihre Systeme zu erfassen.
Für E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, die als PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz für maschinelle Verarbeitung bereitgestellt werden, können die Daten aus dem PDF abgelesen und manuell erfasst werden.
Bei E-Rechnungen im XRechnungs-Format gibt es verschiedene Tools, die den XML-Datensatz einer XRechnung für die manuelle Erfassung auslesen und anzeigen können.
Neue easyJOB-Funktion ab Version 6.1 – Einlesen der E-Rechnung
Wir freuen uns, Ihnen ab Ende 2024 eine unkomplizierte Lösung für das Einlesen von E-Rechnungen anbieten zu können. Mit der neuen Funktion erstellt easyJOB automatisch einen Eingangsrechnungsbeleg, indem das XML verarbeitet und der ER-Kopf generiert wird. Das zugehörige PDF wird sicher am Beleg gespeichert und die Zuordnung zu Jobs und Leistungen kann wie gewohnt vorgenommen werden. Die Funktion erweitert das Zusatzmodul „Elektronischer ER-Workflow“.
Import von E-Rechnungen (Zusatzmodul in easyJOB)
Bereits jetzt steht Ihnen unser Zusatzmodul „ER-Import“ für den Import und die Stapelverarbeitung von E-Rechnungen zur Verfügung. Dieses Modul ermöglicht einen flexiblen, individuell konfigurierbaren XML-Import. Der Importprozess ist so gestaltet, dass er optional alle drei Schritte der Eingangsrechnungsbearbeitung in easyJOB abdecken kann:
- Erstellung der Eingangsrechnungs-Kopfdaten
- Zuweisung der Eingangsrechnung zu entsprechenden Leistungspositionen (Erstellung von Eingangsrechnungs-Zeilen)
- Abschluss der Eingangsrechnungsverarbeitung
OCR-Scan von E-Rechnungen (Zusatzmodul in easyJOB)
PDF-Eingangsrechnungen werden per optischer Zeichenerkennung (OCR) für den automatisierten Import in easyJOB aufbereitet. Die Belege werden in der Cloud verarbeitet und das Ergebnis für die automatische Erfassung an easyJOB verschlüsselt zurückgegeben. Die erkannten Daten dienen zur:
- Erstellung der Eingangsrechnungs-Kopfdaten
- Ggf. Zuweisung der Eingangsrechnung zu entsprechenden Leistungspositionen (Erstellung von Eingangsrechnungs-Zeilen)
Wir planen, unser Zusatzmodul OCR-Service zu erweitern, um auch über diesen Weg (Mailbox/Hotfolder) automatisiert E-Rechnungen auslesen zu können.
E-Rechnungen mit easyJOB erstellen
Mit unserer leistungsstarken Agentursoftware easyJOB sind Sie bereits heute bestens für die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung gerüstet. Wir unterstützen die aktuellen Versionen der beiden gängigen E-Rechnungsformate in Deutschland:
- ZUGFeRD Version 2.2.0
- XRechnung Version 3.0.1
Mit dem Zusatzmodul „Elektronische Rechnungsübergabe“ können Sie individuell auf die Vorgaben Ihrer Kunden zugeschnittene E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD erstellen.
easyJOB bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Erstellen und Versenden von E-Rechnungen inklusive Anhänge. Dank der Funktionalität „Anlagen zu XRechnung“ können Sie zu bereits existierenden XRechnungen einfach weitere Dokumente wie Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Stundenlisten oder ein Eingangsrechnungs-Sammel-PDF hinzufügen. Anhänge werden direkt in das XML-Format der XRechnung integriert, sodass Sie die vollständige XRechnung inklusive aller Anlagen als ein einzelnes XML-File zur Weiterleitung an Ihre Geschäftspartner herunterladen können.
So sparen Sie wertvolle Zeit und erhöhen die Effizienz Ihrer Rechnungsprozesse. Gleichzeitig erfüllen Sie dank der Unterstützung der aktuellen Formatversionen jederzeit die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen.
Profitieren Sie von unserer Expertise
Unsere erfahrenen Berater stehen Ihnen jederzeit für ein ausführliches Beratungsgespräch zur Verfügung. Egal ob es um die Feinheiten der elektronischen Rechnungsstellung, die Auswahl der optimalen Formate oder die Integration in Ihre Prozesse geht – wir finden für Sie die passende Lösung.
Scheuen Sie sich nicht, uns direkt zu kontaktieren. Rufen Sie uns einfach an oder senden Sie uns eine E-Mail mit Ihren Fragen. Wir unterstützen Sie gerne auf dem Weg in die digitale Zukunft der Rechnungsstellung.
Weitere Infos:
Haufe: Verpflichtung zur elektronischen Rechnung
FeRD Forum elektronische Rechnung: B2B E-Rechnungspflicht
VeR Verband E-Rechnung: Elektronische Rechnung an die Verwaltung
