Vorteile von digitalen Rechnungen
Die Digitalisierung des Rechnungswesens bietet zahlreiche Vorteile: Verwaltungs- und Bearbeitungsprozesse lassen sich durch elektronische Rechnungen deutlich effizienter gestalten. Durch das direkte Einlesen in Buchhaltungssoftware entfallen viele manuelle Eingaben, wodurch Fehler reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden.
Gleichzeitig sorgen digitale Rechnungsprozesse für mehr Transparenz und eine bessere Nachvollziehbarkeit finanzieller Transaktionen. Das erleichtert sowohl Compliance-Anforderungen als auch das Finanzmanagement. Der Umstieg auf papierlose Rechnungen unterstützt zudem nachhaltigere Prozesse und erhöht durch revisionssichere Archivierung sowie strukturierte Daten die Sicherheit.
Durch maschinenlesbare Rechnungsdaten lassen sich außerdem Freigabe-, Controlling- und Buchhaltungsprozesse deutlich stärker automatisieren. Das reduziert manuellen Aufwand und verbessert die Transparenz über den gesamten Rechnungsworkflow hinweg.
Was ist eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format wie XML erstellt und übermittelt wird. Im Gegensatz zu einer gescannten Papierrechnung oder einem PDF enthält sie Daten in maschinenlesbarer Form, die direkt in Buchhaltungssysteme eingelesen und weiterverarbeitet werden können. In Deutschland haben sich insbesondere zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Während die XRechnung ein XML-basiertes Format mit einem eingebetteten PDF ist, kombiniert ZUGFeRD eine PDF-Datei für die visuelle Darstellung mit einem eingebetteten XML-Datensatz für die maschinelle Verarbeitung. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen eine effiziente Verarbeitung.
Die wesentlichen Merkmale einer E-Rechnung sind:
- Sie wird in einem strukturierten, standardisierten Format wie XRechnung, ZUGFeRD oder UN/EDIFACT erstellt, dass der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
- Sie enthält alle relevanten Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum etc. in strukturierter, maschinenlesbarer Form.
- Sie kann automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden, ohne manuelle Erfassung.
- Der Hauptunterschied zu einer Papierrechnung oder gescannten Rechnung ist also, dass die Daten bei einer E-Rechnung direkt maschinell lesbar und in die Buchhaltungssysteme integrierbar sind. Dies ermöglicht eine durchgängig digitale und automatisierte Verarbeitung der Rechnungen.
Wichtig zu wissen: Reine PDF-Rechnungen oder gescannte Papierrechnungen gelten künftig nicht mehr automatisch als elektronische Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Entscheidend ist die strukturierte, maschinenlesbare Datenbasis.
Gesetzliche Grundlage
Überblick über relevante Gesetzgebungen und Richtlinien
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland basiert auf mehreren Gesetzen und Richtlinien auf nationaler und europäischer Ebene:
- EU-Richtlinie 2014/55/EU: Diese Richtlinie regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und legt Mindestanforderungen für E-Rechnungen fest.
- Wachstumschancengesetz: Mit diesem Gesetz wird die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 eingeführt (§14a UStG).
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Hier werden die Vorgaben zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht konkretisiert, z. B. Rechnungsformate und Ausnahmen.
- EN 16931 Norm: Diese europäische Norm legt die technischen Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung fest.
Business-to-Business (B2B)
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend eingeführt. Diese Pflicht bezieht sich auf Rechnungen im Bereich Business-to-Business (B2B), also Transaktionen zwischen Unternehmen. Die konkreten Verpflichtungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Empfangspflicht für E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen für inländische B2B-Umsätze zu empfangen und in ihren Systemen zu verarbeiten. Diese verpflichtende Anforderung gilt unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens.
Ausstellungspflicht für E-Rechnungen
- Ab 2025 beginnen die Übergangsregelungen für die Ausstellungspflicht von E-Rechnungen für bestimmte inländische Ausgangsumsätze. Spätestens ab 2027 sind alle Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet.
- Die Einführung erfolgt stufenweise, orientiert an Kriterien wie Umsatzgröße oder Rechnungsbeträgen.
- Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro können bis Ende 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
Ziel dieser Maßnahmen ist es, den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen zu standardisieren und zu vereinfachen. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit geeigneten Prozessen und Systemen auseinandersetzen. Denn neben der reinen gesetzlichen Konformität spielen künftig auch Automatisierung, Prozesssicherheit und Integration in bestehende ERP- und Projektprozesse eine zentrale Rolle.
E-Rechnungspflicht für Behörden und XRechnungen an den Bund
Seit dem 27. November 2020 müssen öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren und verarbeiten, wobei die Anforderungen an die Rechnungsformate bis 2025 für Unternehmen strenger werden. Viele Behörden haben bereits auf E-Rechnungen umgestellt. Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor Geschäfte machen, sollten sich mit den spezifischen Vorgaben vertraut machen. Um mit dem Bund abzurechnen, müssen die Rechnungen im Format XRechnung erstellt werden. Diese können dann nach einer entsprechenden Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes sicher hochgeladen werden.
Für die Übermittlung von E-Rechnungen an Kommunen und andere öffentliche Empfänger gelten je nach Bundesland unterschiedliche Fristen, Formate und Übertragungswege. Es ist wichtig, sich frühzeitig über die individuellen Anforderungen auch bezüglich der Rechnungsinhalte zu informieren und die notwendigen Vorbereitungen zu treffen.
easyJOB: Ihr Partner für die digitale Rechnungsstellung
easyJOB unterstützt Unternehmen umfassend bei der Erstellung, Verarbeitung und Verwaltung elektronischer Rechnungen. Neben dem Einlesen und Erstellen von XRechnung- und ZUGFeRD-Formaten profitieren Unternehmen von automatisierten Workflows, flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten und einer direkten Integration in bestehende Projekt- und Controllingprozesse.
E-Rechnung in easyJOB annehmen
Die neue gesetzliche Regelung zur E-Rechnung enthält keine spezifischen Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung kann daher zunächst auch ein E-Mail-Postfach ausreichen. Es ist wichtig zu beachten, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft ist, außer für elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen.
Sie haben mit easyJOB unterschiedliche Möglichkeiten, E-Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten:
Manuelle Erfassung
Die manuelle Erfassung von E-Rechnungen ist eine Möglichkeit, die Daten aus elektronischen Rechnungen auszulesen und in Ihre Systeme zu erfassen.
Für E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, die als PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz für maschinelle Verarbeitung bereitgestellt werden, können die Daten aus dem PDF abgelesen und manuell erfasst werden.
Bei E-Rechnungen im XRechnungs-Format gibt es verschiedene Tools, die den XML-Datensatz einer XRechnung für die manuelle Erfassung auslesen und anzeigen können.
Wir bieten Ihnen eine unkomplizierte Lösung für das Einlesen von E-Rechnungen an. Mit dem erweiterten Modul „Digitaler ER-Workflow inkl. E-Rechnung“ lassen sich E-Rechnungen schnell und einfach verarbeiten. Beim Anlegen eines ER-Beleges können über einen Assistenten die Dateien hochgeladen und zugeordnet werden. easyJOB übernimmt automatisch die Daten in den ER-Kopf und erzeugt ein menschenlesbares Dokument (.pdf) zur Ansicht, das abgelegt wird. Alle Dokumente und Anlagen werden ebenfalls gespeichert. Die Zuordnung zu Jobs und Leistungen kann wie gewohnt vorgenommen werden. Unterstützt werden die Formate XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL-UBL (XRechnung UBL).
ER-Standard-Import für E-Rechnungen
Mit dem neuen ER-Standard-Import (Zusatzmodul) bietet easyJOB eine effiziente Lösung für die Stapelverarbeitung von E-Rechnungs-Dateien in den gängigen Formaten X-Rechnung, ZUGFeRD und Peppol-UBL (X-Rechnung UBL). Die Funktion kann E-Rechnungen direkt aus einem Mailpostfach auslesen und die entsprechenden Belege in easyJOB anlegen. Dabei werden die ER-Kopfdaten automatisch erstellt und die Originaldatei abgelegt. Ergänzend wird ein menschenlesbares PDF-Dokument erzeugt, das direkt am Beleg hinterlegt wird, ebenso wie weitere Dokumente und Anlagen der Rechnung.
Automatische Übernahme von Anhängen
Mit easyJOB werden Anhänge aus elektronischen Rechnungen automatisch übernommen und zentral gespeichert. Das gilt sowohl für die manuelle ER-Erfassung als auch für PDF-Uploads und den ER-Import. Dadurch bleiben alle relevanten Dokumente vollständig verfügbar und revisionssicher organisiert.
E-Rechnungen mit easyJOB erstellen
Mit unserer leistungsstarken Agentursoftware easyJOB sind Sie bereits heute bestens für die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung gerüstet. easyJOB unterstützt aktuelle E-Rechnungsstandards bis einschließlich ZUGFeRD 2.4 sowie die aktuellen XRechnungs-Versionen.
Mit dem Zusatzmodul „Elektronische Rechnungsübergabe“ können Sie individuell auf die Vorgaben Ihrer Kunden zugeschnittene E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD erstellen.
easyJOB bietet eine benutzerfreundliche Lösung für die Erstellung, Verarbeitung und den Versand elektronischer Rechnungen inklusive Anhängen. Unternehmen können E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD effizient erstellen und direkt in bestehende Prozesse integrieren. Mit der Funktion zur Integration von Anlagen lassen sich zusätzliche Dokumente wie Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Stundenlisten oder weitere rechnungsrelevante Unterlagen direkt an die elektronische Rechnung anhängen. Die Anhänge werden strukturiert in die E-Rechnung integriert und gemeinsam übertragen. Dadurch entstehen vollständig digitale und revisionssichere Rechnungsprozesse ohne zusätzliche Versandwege oder Medienbrüche. Unternehmen profitieren von einer zentralen Dokumentation, höherer Transparenz und einer effizienteren Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten.
So sparen Sie wertvolle Zeit und erhöhen die Effizienz Ihrer Rechnungsprozesse. Gleichzeitig erfüllen Sie dank der Unterstützung der aktuellen Formatversionen jederzeit die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen.
Praxistipp: So bleiben Sie flexibel bei der E-Rechnungserstellung
Zusätzlich können E-Rechnungskonfigurationen direkt kundenbezogen gesteuert werden. Dadurch lassen sich unterschiedliche Anforderungen einzelner Auftraggeber flexibel abbilden.
Profitieren Sie von unserer Expertise
Unsere erfahrenen Berater stehen Ihnen jederzeit für ein ausführliches Beratungsgespräch zur Verfügung. Egal ob es um die Feinheiten der elektronischen Rechnungsstellung, die Auswahl der optimalen Formate oder die Integration in Ihre Prozesse geht – wir finden für Sie die passende Lösung.
Scheuen Sie sich nicht, uns direkt zu kontaktieren. Rufen Sie uns einfach an oder senden Sie uns eine E-Mail mit Ihren Fragen. Wir unterstützen Sie gerne auf dem Weg in die digitale Zukunft der Rechnungsstellung.
Weitere Infos:
Haufe: Verpflichtung zur elektronischen Rechnung
FeRD Forum elektronische Rechnung: B2B E-Rechnungspflicht
VeR Verband E-Rechnung: Elektronische Rechnung an die Verwaltung
Sie wollen mehr wissen?
Gerne, in einer persönlichen Präsentation zeigen wir Ihnen unsere Lösung und gehen von Anfang an auf die individuellen Prozesse Ihres Unternehmens ein. Selbstverständlich ist auch ein intensiver Proof of concept möglich.
Zukunftssicher mit easyJOB
easyJOB wird kontinuierlich weiterentwickelt und an gesetzliche sowie technische Anforderungen angepasst. Unternehmen profitieren regelmäßig von neuen Funktionen rund um E-Rechnungen, automatisierte Workflows und digitale Rechnungsprozesse.
Dadurch bleibt Ihre Lösung langfristig investitionssicher und zukunftsfähig – auch bei steigenden Anforderungen an Compliance, Automatisierung und Integration.
