Jonna Gaertner, Co-Gründerin und Geschäftsführerin von IAN, war maßgeblich an der Einführung von easyJOB beteiligt.
Jonna, IAN ist seit der Gründung 2017 enorm gewachsen. Welche neuen Anforderungen haben sich dadurch an die Agentursoftware ergeben?
Ursprünglich waren wir ein reiner Content-Betrieb. Seit unserer Gründung hat sich allerdings viel getan. Neben unserer Content-Unit haben wir bei IAN eine Art Department, ein Marketing-Team und eine Video-Unit etabliert. Auch inhaltlich sind wir gewachsen. Waren es anfangs 4 oder 5 Projekte, laufen jetzt bis zu 80 parallel. easyJOB hilft uns maßgeblich dabei, den Überblick über unsere Ressourcen und Finanzen zu behalten. Zudem zwingt uns die Software auch, Projekte sauber aufzusetzen – das hat sehr stark dazu beigetragen, dass wir in allen Prozessen professioneller geworden sind.
Because Software hat versprochen, dass easyJOB mit der Agentur mitwächst. Wird das Versprechen gehalten?
Auf jeden Fall – vor allem im kaufmännischen Bereich. easyJOB kann uns innerhalb kürzester Zeit aufzeigen, ob wir gerade schwarze oder rote Zahlen schreiben. In den vergangenen Jahren sind wir sehr stark gewachsen – mit neuem Büro in Berlin und zehnmal so vielen Mitarbeitern wie noch 2017. Ohne solch eine kaufmännische Professionalisierung wäre das gar nicht möglich gewesen. Anfangs hatten wir uns ja auch andere Software-Lösungen angeschaut. Was uns schließlich aber von easyJOB überzeugt hat, waren die vielen Jahre Entwicklungszeit, die erkennbar in dieser Agentursoftware stecken. Wir waren daher sofort überzeugt – und sind es weiterhin –, dass das Tool bei uns nicht an Grenzen stößt. Bei anderen Systemen war das – das war zumindest unser Eindruck bei der Auswahl – nicht unbedingt gesichert.
Wie hat easyJOB die Prozesse in der Agentur verändert?
Wenn in unseren Köpfen neue Ideen und Prozesse entstehen, wissen wir, dass easyJOB diese auch entsprechend abbilden und sauber aufbereiten kann. Da wir von Anfang an einen eigenen Berater zur Seite hatten, konnten unsere Wünsche ganz individuell umgesetzt werden. Tom – das persönliche Lob sei erlaubt – kennt unsere Agentur, unsere Bedürfnisse und weiß, wie wir funktionieren. Und on top werden unsere Verbesserungswünsche, wenn möglich, direkt beim nächsten Update berücksichtigt und umgesetzt.
Welche Funktionen würdest du dir wünschen oder verbessern?
Das Dashboard-Design – das fand ich ehrlich gesagt ziemlich schlicht. Glücklicherweise hat easyJOB bereits nachgebessert. Die neue Benutzeroberfläche sieht jetzt viel ansprechender aus und gefällt mir richtig gut. Gerade die Kreativen hier im Agenturbetrieb sehen bei Layouts und Dashboards aber natürlich immer noch Luft nach oben.
Mehmet Sahin, Finanzcontroller bei IAN, kennt und liebt easyJOB, wie kein anderer in der Agentur.
Mehmet, jede Agentur hat besondere Anforderungen: Welche konntet ihr mit easyJOB umsetzen?
Ich schaue bei uns ja vor allem auf die Zahlen – und die müssen transparent und für alle nachvollziehbar sein. Auf unseren Wunsch hin hat mein easyJOB-Berater daher eigens formelbasierte Spalten hinterlegt und angepasst. Ebenso wie individuell auf uns abgestimmte Layouts, die wir für unser Daily Business benötigen. Dazu gehören Layouts für Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen, aber auch die FlatFile-Auszüge, welche die Basis meiner Arbeit als Finanzcontroller sind. Ich arbeite jetzt seit anderthalb Jahren mit dem Tool und kann sagen: Im Hinblick auf Bedienung und Strukturierung ist easyJOB im Vergleich zu anderen ERP Lösungen super einfach zu händeln. Und wenn wir mal Wünsche haben, die technisch nicht umsetzbar sind, versucht unser Berater trotzdem, einen Weg für uns zu finden.
Wie sieht der Austausch genau aus?
Wir sprechen sehr regelmäßig – diskutieren Anregungen und Erweiterungswünsche, und sie werden dank der häufigen Updates meist auch schnell umgesetzt. Persönlich profitiere ich bei meiner Arbeit außerdem besonders von den aufgezeichneten Webinaren. So kann ich Klick für Klick neue Funktionen erlernen und mir damit meinen Arbeitsalltag erleichtern.
Bei welchen Herausforderungen konnte easyJOB bereits helfen?
Wir haben quasi bei Null angefangen und das Controlling grundlegend aufgebaut. Die Musterjobs haben es uns beispielsweise vereinfacht, unsere Jobs zu erstellen. Dadurch schicken wir Kostenvoranschläge heute zügiger an Kunden und gehen schneller mit neuen Projekten an den Start. Nach und nach haben wir auch viele unserer Mitarbeiter:innen in der Bedienung von easyJOB ausgebildet, damit sie Projekte aufsetzen und zielgerichtet steuern können. Das hat nicht nur zum Erfolg der Agentur beigetragen, sondern auch unsere Geschäftsführung enorm entlastet. Außerdem wurden Finanzbuchhaltung und FIBU-Überleitung ordentlich aufgesetzt, und unsere externe Buchhalterin hat es deutlich einfacher, Geschäftsfälle in DATEV zu buchen, insbesondere durch digitalisierte Belege.
Daniela Roschke ist Projektmanagerin bei IAN und betreut mehr als 20 Projekte mit easyJOB.
Daniela, easyJOB soll Projektmanagern das Leben einfacher machen. Wie hilft dir die Software in deinem Agentur-Alltag?
easyJOB vereinfacht meine Arbeit als Projektmanagerin enorm. Ich betreue bzw. verwalte aktuell 22 Projekte mit der Software – darunter auch sehr umfangreiche Social-Media-Projekte oder Magazinproduktionen. Behalte unsere Stunden und Leistungen im Blick und kümmere mich um die Kommunikation mit Kunden. easyJOB vereinfacht in der Hinsicht meine tägliche Arbeit deutlich.
Inwiefern?
Für mich ist easyJOB ein riesiger Datenpool, aus dem ich mir regelmäßig entscheidende Informationen ziehen kann. Wenn ich neue Projekte aufsetze, kann ich mich an bestehenden oder vergangenen Jobs orientieren, sie vergleichen und auch nach Freelancern oder Drittanbietern suchen, mit denen wir zusammengearbeitet haben.
Stößt du mit easyJOB auch an Grenzen?
Wir haben eine spezielle Arbeitsweise, wenn wir über unsere Planstunden hinausgehen. Aktuell müssen wir den Überlauf händisch umbuchen. An dieser Stelle wünschen wir uns eine Automatisierung, das wäre hilfreich. Gut finde ich, dass mit der neuen „Super-Search“ die Suche verbessert wurde. Im Vergleich zu anderen Tools kann ich hier sehr einfach und schneller nach Projekten suchen.