Als Leiter des internen Managements ist Simon Treichler für das Organisations-Controlling und damit auch für easyJOB zuständig. Mit der Agentursoftware will er für mehr Transparenz und strukturierte Prozesse sorgen.
Wir blicken gemeinsam mit ihm auf die letzten neun Jahre zurück. Wie die Agentur seither von easyJOB profitiert, erzählt Herr Treichler im Interview.
Herr Treichler, welche konkreten Herausforderungen oder Probleme hatten Sie vor der Einführung von easyJOB und wie hat die Software geholfen, diese zu lösen?
Als Design-Agentur wickeln wir viele Aufträge für unsere Konzern-Kunden ab. Wir konzipieren und setzen neue Corporate Designs um, erstellen Werbemittel, gestalten Kampagnen und Websites und produzieren Zeitungen und Magazine – sowohl für externe als auch interne Kunden. Unsere Arbeit reicht vom Layout über die Bildbearbeitung bis hin zu fertigen Druckdaten.
Und genau darin lag auch die Herausforderung. Durch die vielen Klein-Aufträge, die intern anfallen, war es schwer den Überblick zu behalten und wir konnten unsere Leistungen nur sehr schwierig und aufwändig erfassen. Das hat sich durch die Einführung von easyJOB geändert.
Welche Funktionen oder Module von easyJOB nutzen Sie bei Styria Media Design am häufigsten und warum sind sie für Ihren Workflow so wichtig?
Wir nutzen easyJOB vor allem für die Leistungserfassung unserer Aufträge und Projekte – also von der Projektstundenerfassung über die Abrechnung bis hin zu nachgelagerten Auswertungen und Controlling. Das heißt: Wir nutzen die Software nicht vollumfänglich, sondern nur in Teilbereichen. Als Tochter der Styria Media Group sind wir an die dort vorherrschende IT-Landschaft angebunden. Während wir die Angebotsstellung und Abrechnung selbst vornehmen, finden zum Beispiel die Urlaubsfreigaben, die Krankenstands- und die Personalverwaltung in anderen Systemen statt.
easyJOB und vor allem die dadurch gewonnene Transparenz ermöglicht uns eine stetige Weiterentwicklung. Das Herzstück ist dabei die Erfassung unserer Dienstleistungen. Wir rechnen entweder nach zeitlichem Aufwand oder auf Basis von einem Fixpreis-Angebot ab. Im Vergleich zu früher können wir unsere Projekte jetzt strukturiert festhalten und die Performance bis ins kleinste Detail für jeden Auftrag sichtbar machen. Darauf basierend können wir dann Analysen durchführen und Rückschlüsse für uns ziehen.
Wie hat sich die Nutzung von easyJOB auf die Effizienz und Produktivität Ihres Teams bei der Projektverwaltung und Abrechnung ausgewirkt?
Die Einführung von easyJOB hat einen enormen Unterschied gemacht. Inzwischen erfassen unsere Mitarbeitenden über 90 Prozent ihrer Anwesenheit über die Software. Dadurch können wir sowohl abrechenbare Stunden und Leistungen als auch interne Produktionen und administrative Tätigkeiten, wie zum Beispiel Besprechungen, sehr genau nachvollziehen und besser steuern.
Unser Ziel ist es, eine 100-prozentige Stundenerfassung über easyJOB zu erreichen, damit wir noch besser verstehen können, in welchen Bereichen wir Verbesserungspotenzial haben.
Gibt es konkrete Beispiele für Projekte oder Kunden, bei denen easyJOB Ihnen geholfen hat, den Überblick zu behalten und einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen?
Wir profitieren vor allem dann von easyJOB, wenn wir zeitliche Mehraufwände gegenüber Kunden argumentieren müssen. Also dann, wenn mehr von uns verlangt wird als ursprünglich veranschlagt wurde. Zum Beispiel, wenn weitere Mutationen eines Werbemittels angefordert werden oder wenn Spezifikationsänderungen für einen höheren Zeitaufwand in der Konzeption bzw. Produktion sorgen.
Mit der Einführung einer Agentursoftware ist der Prozess aber nicht abgeschlossen. Finden bei Ihnen auch weiterhin Prozessoptimierungen mit easyJOB statt?
Auf jeden Fall. Wir entwickeln uns Schritt für Schritt weiter. Immer wieder haben wir Ideen wie wir mit den gewonnenen Daten Potenziale heben könnten. Dann kontaktiere ich unseren Berater, Herrn Sinzinger, der dafür geeignete Maßnahmen vorschlägt.
In den letzten zwei bis drei Jahren haben wir bestehende Prozesse durchleuchtet und optimiert. Durch ein paar einfache Umstellungen konnten wir den Verrechnungsprozess wesentlich beschleunigen und noch dazu mögliche Fehlerquellen ausschließen. Während wir früher fast 10 Minuten pro Rechnung gebraucht haben, ist der Prozess heute in nur einer Minute abgewickelt – eine enorme Einsparung.
Dieses Jahr haben wir dann einen Profitabilitäts-Check eingeführt, den wir auf unsere Bedürfnisse angepasst und als neues Steuerungstool eingeführt haben. So können wir nachvollziehen, ob sich Projekte gerechnet haben.
Und auch in Zukunft haben wir viel vor. Aktuell beschäftigen wir uns damit, den Bereich Active Directory, die Stundenerfassung und die dazugehörigen Auswertungen zu verbessern.
Wie beurteilen Sie die langfristige Perspektive der Zusammenarbeit mit easyJOB?
Mit easyJOB sind wir auf einem sehr guten Weg. Wir haben in den letzten Jahren viel daran gearbeitet, die Software zu etablieren und an unsere konzernweite Systemlandschaft anzubinden. Wir benutzen easyJOB gerade mehr denn je und entdecken dank der professionellen Beratung immer neue Möglichkeiten für uns, die wir zuvor noch gar nicht auf dem Schirm hatten. Es bleibt also spannend. Ich freue mich auf das, was kommt.
Unsere Because-Berater unterstützen unsere Kunden nicht nur während der Implementierung, sondern begleiten sie auch aktiv dabei, wenn es darum geht, neue Herausforderungen zu bewältigen. Egal, ob es um Bereiche wie Digitalisierung, agile Prozesse oder die nahtlose Verknüpfung unterschiedlicher Unternehmensbereiche geht – gemeinsam mit unseren Kunden erarbeiten wir maßgeschneiderte Lösungen. Unsere Expertise aus einer Vielzahl von Implementierungen und Prozessberatungen fließt dabei ein. Wir legen großen Wert darauf, in einer engen und vertrauensvollen Partnerschaft mit unseren Kunden zu kooperieren, um gemeinsam Erfolge zu gestalten und Probleme zu lösen.
Zum Beratungsansatz der Because Software
Vorstellung Styria Media GmbH & Co KG:
Die Styria Media Design GmbH & Co KG ist eine 100-prozentige Tochter der Styria Media Group, einer der führenden Medienkonzerne in Österreich, Kroatien und Slowenien. Als Full-Service-Designagentur arbeitet das Team aus Experten und Allroundern an drei Standorten in Graz und Klagenfurt. Zu den Dienstleistungen gehören das Gestalten von Magazinen und Zeitungen, das Erstellen von Web-Lösungen, das Konzipieren von Werbemitteln und vieles mehr.
styriamediadesign.at
Das Bildmaterial wurde uns freundlicherweise von Styria Media Group zur Verfügung gestellt, Fotografin Winona Pilat.
