easyJOB Newsroom - Artikel

Die neuen easyJOB Updates 5.40/5.41 – Zwei auf einen Streich

News 5.40 / 5.41

Unser Anspruch ist es, unsere Kunden bei neuen Anforderungen schnellstmöglich zu unterstützen. Wir haben daher das Release 5.40 vorgezogen, um die aktuellen Standards für ZUGFeRD und XRechnung umzusetzen. Mit dem kurz darauffolgenden Release 5.41 wurden die Programmierungen für die neue Version abgeschlossen. Hier zeigen wir Ihnen die wichtigsten Neuerungen dieser beiden Updates.

ZUGFeRD mit XRechnung – Elektronische Rechnung einfach per Klick erstellen

Unsere Agentursoftware unterstützt jetzt den neuen ZUGFeRD-Standard 2.1 mit den beiden Formaten ZUGFeRD 2.1 – EN 16931 und XRechnung. Letztere entspricht den spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland und ist für Lieferanten deutscher Bundesbehörden und weiterer Auftraggeber seit dem 27. November 2020 verpflichtend. Bei diesem Format wird ein XML erzeugt, das auch das Rechnungs-PDF beinhaltet. Zusätzlich können Sie über den neuen Dialog „Anlagen zu XRechnung“ ganz einfach weitere Anlagen einbinden.

easyJOB APP – Schickes Design und volle Funktionalität  

Aktuell haben wir die easyJOB APP um den Funktionsbereich „Stunden“ erweitert. Sie können jetzt in einer App

  • bestehende easyJOB Termine und Aufgaben abfragen
  • neue Termine und Aufgaben anlegen
  • nach Mitarbeitern und Gruppen filtern
  • Ihre Abwesenheiten wie Urlaub, Sonderurlaub und Krankheit verwalten
  • geschriebene Stundeneinträge einsehen
  • neue Zeiten erfassen
  • Anwesenheitszeiten und Pausen eintragen
  • Sollzeiten nach dem Arbeitszeitmodell und erfasste Ist-Zeiten vergleichen

So bleiben Sie auch unterwegs auf dem aktuellen Stand, können schnell reagieren und jederzeit mobil Ihre Stunden exakt erfassen.

Unsere easyJOB App ist im Apple App Store und Google Play Store verfügbar. Sie steht für das iPhone und iPad ab iOS-Version 12, für Android-Geräte ab Version 9 zur Verfügung. Für die Nutzung benötigen Sie unsere Agentursoftware easyJOB ab Version 5.40 und eine easyJOB App-Lizenz. Sie ermöglicht den Zugriff auf die App und bestimmt abhängig von Ihrer easyJOB Lizenz, welche Inhalte Sie dort sehen.

Ein PDF als Kunden-Auftragsdokument kennzeichnen

Sie kennen das: Eingehende Bestellungen werden in der Ablage gespeichert und schon wenig später weiß keiner mehr, welches Dokument wirklich auftragsrelevant ist. Mit easyJOB passiert Ihnen das jetzt nicht mehr. Trifft die Bestellung per E-Mail ein, kann die Markierung von Dokumenten als Kundenauftrag schon direkt bei der Speicherung einer E-Mail erfolgen. In nur einem Arbeitsschritt wandeln Sie den Kostenvoranschlag in einen echten Job um, kennzeichnen das angehängte Auftrags-PDF als Kundenauftrag und legen es gleich im richtigen Ordner ab.

Aber auch aus der Ablage heraus können Sie ein Dokument entsprechend kennzeichnen. Dafür haben wir einen neuen Dokumententyp, den „Kundenauftrag“, erstellt und die Job-Ablage in easyJOB reformiert.

Organisieren Sie Ihre Ablage – Neue Ordnerstruktur für Jobs in easyJOB

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Subordner zu definieren und eine feste Zuordnung der Dokumententypen zu den Subordnern anzulegen. Neu erstellte Dokumente werden dann gleich richtig abgelegt, zum Beispiel Rechnungen in den Ordner „ARs und Mahnungen“, Kundenaufträge in den Ordner „Kundenbeauftragungen und ABs“. Bestehende Dokumente können Sie nachträglich in die neue Struktur einordnen.

Neue Schnittstelle – Anbindung von easyJOB an Teams

Ab Version 5.40 können Sie Microsoft Teams und easyJOB mittels der Graph API von Microsoft verknüpfen. Das Zusatzmodul in der Version 1.0 generiert je Job ein neues Team in Teams. Die Auswahl eines Musterteams ist möglich, dann werden automatisch Apps, Channels, Mitarbeiter und Tabs kopiert. Über Deeplinks erreichen Sie vom Job aus das Team bzw. die gewünschten Channels, und auch umgekehrt können Sie jederzeit von Teams in das verknüpfte Jobblatt springen.

Neue Methoden für die Mailanbindung

Microsoft hatte ursprünglich angekündigt, das Internet Message Access Protocol (IMAP) für Exchange Online (Office 365) komplett einzustellen. Der Termin wurde nun coronabedingt auf die zweite Jahreshälfte verschoben. Außerdem soll IMAP nun doch nur für die Authentifizierung deaktiviert werden. Das bedeutet, dass IMAP als Protokoll für den Mailabruf weiter verwendbar ist und nur die Authentifizierung auf OAuth2 umgestellt werden muss. Letzteres ist auch für Google Mail erforderlich.
Mit der aktuellen easyJOB-Version stellen wir Ihnen deshalb zwei neue Methoden für die Mailanbindung zur Verfügung: „Exchange365“ (über MS Graph) und IMAP via OAuth2 (wurde für MS und Google Mail implementiert). IMAP bleibt bestehen.

Dokumentenmanagementsysteme einbinden

Für die Einbindung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) in easyJOB haben wir Erweiterungen für den Eingangsrechnungs-Import vorgenommen. Aus einem DMS können beim Import von Eingangsrechnungen nun eine doc-ID und link-ID für die Dokumente übernommen werden. Bei der Überleitung dieser Dokumente von easyJOB in die FiBu wird das Dokument nicht neu erzeugt, sondern die Links zum Originaldokument durchgereicht. Es kann über die mitgegebenen Parameter im DMS wieder aufgerufen werden. Die ID-Informationen stehen in easyJOB lesend zur Verfügung.

Schnell ein Dokument per E-Mail versenden – Jetzt auch direkt aus der PDF-Vorschau

Um den nochmaligen Versand eines Dokumentes zum Beispiel eines Kostenvoranschlags per E-Mail zu vereinfachen, wird beim Öffnen eines PDFs nun das Druckvorschau-Fenster (bisher Datei-Download) angezeigt. So können Sie das PDF zuerst betrachten und anschließend gleich versenden, ohne den Umweg über das Menü zu gehen.

Viele weitere hilfreiche Funktionen runden die beiden Releases ab. Hier ein Schnellüberblick:

  • Anlage von Abwesenheiten für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig
    Damit können Sie ganz einfach die Abwesenheitszeiten für alle Mitarbeiter gleichzeitig erstellen, zum Beispiel für einen Betriebsurlaub.
  • Neuer Report der KSV-Liste
    Die Auflistung der KSV-pflichtigen Leistungen wurde deutlich übersichtlicher gestaltet.
  • Anwesenheitswidget: Personen-Zusatzfelder verfügbar
    Ergänzend zu den Adress-Zusatzfeldern ist jetzt auch ein Hinterlegen von Zusatzinformationen wie zum Beispiel der Standort oder das Stockwerk an der Person möglich.
  • Farben für Stundenarten
    Analog zu Termin- und Aufgabenarten können Sie den Stundenarten (produktive, sonstige und für Abwesenheiten) eine Farbe zuzuordnen.

Henrike Krabbenhöft

Seit 2007 bin ich für die Because im Bereich Marketing aktiv. An meinen Aufgaben gefallen mir besonders die kontinuierlichen und innovativen Neuerungen, welche stets spannende Learnings sowie Herausforderungen mit sich bringen.

 


Verwandte Artikel