Das Setup von easyJOB begann im Frühjahr 2018. Als erstes wurde VOK DAMS Events implementiert. Im nächsten Schritt sind weitere Mandanten der Agentur geplant. Ein Team von erfahrenen easyJOB-Beratern passte gemeinsam mit einer VOK DAMS Task Force die Software individuell an die komplexen Anforderungen der mehrfach preisgekrönten Agenturgruppe an – etwa durch Zusatzfunktionen im Bereich Reporting und Auswertungen. Das Besondere an dem beratungsintensiven Projekt war die Abbildung vorgegebener Workflows. „Hier zahlen sich Funktionstiefe und Individualisierung unserer Software aus“, sagt Mrkos.
easyJOB unterstützt VOK DAMS vor allem bei den zentralen Aufgaben im laufenden Agentur-Betrieb und in der kaufmännischen Projektabwicklung – von der Angebotserstellung über die Stundenerfassung und Abrechnung bis zur Deckungsbeitragsrechnung. Das sorgt für Transparenz und agiles Arbeiten innerhalb der Agenturgruppe – in Zukunft auch über Deutschland hinaus.
Zur optimalen Steuerung nutzt VOK DAMS von Beginn an möglichst viele der zahlreichen easyJOB Funktionen: beispielsweise das Auftragsmanagement, Freigabeprozesse sowie die E-Mail-Integration. Zukünftig möchte die Agentur innerhalb von easyJOB auch mit agiler Zeitplanung über Kanban-Boards und der Ressourcenplanung arbeiten.
Besonderen Wert legte VOK DAMS auf das Thema Datensicherheit. Die DSGVO-konforme Nutzung der Projekt-, Kunden- und Lieferantendaten innerhalb der Agentursoftware waren ein entscheidender Grund für die Einführung von easyJOB.
Aber auch die regelmäßigen Updates waren VOK DAMS wichtig. Sie profitieren von einem Subskriptions-Wartungsvertrag, der die technische und funktionale Weiterentwicklung der Software abdeckt. Somit entfallen Folgekosten für Updates. Das bringt langfristige Investitionssicherheit und auch in Zukunft messbare Einsparungen.
Nach Implementierung der neuen Software erwartet VOK DAMS in den kommenden Jahren 25 bis 30 Prozent mehr Effizienz. Colja Dams, CEO von VOK DAMS worldwide ist überzeugt: „Agiles Event-Management ist die Zukunft. Ein hohes Investment in Soft- und Hardware – aber vor allem Brain-Ware – ist unabdingbar, um den langfristigen Erfolg sicherzustellen.“ Die ersten Erfahrungen bei VOK DAMS seien ausgesprochen positiv, so Dams: „Die Projektmanager, Account-Direktoren und sogar die Kreation sind begeistert von der großen Usability und vielen Möglichkeiten der Anwendung.”
