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easyJOB ist eine echte Zahlenmaschine

Der berufliche Alltag in Agenturen ändert sich rasant – das gilt ganz besonders für Geschäftsführer: Sie arbeiten an den meisten Schnittstellen und müssen fortwährend Bedürfnisse von Kunden, Mitarbeitern und Dienstleistern jonglieren. Der Leipziger Agentur-Chef Kay Schönewerk erzählt, wie easyJOB ihm bei diesen Herausforderungen hilft und warum auch erfolgreiche Jahre „verschenkt“ sein können.

Agentur für Content und Online Marketing – so nennt sich 4iMEDIA aus Leipzig. Dass das Unternehmen heute 15 festangestellte sowie zahlreiche freie Mitarbeiter beschäftigen kann, liegt auch an einem strategischen Wechsel: 2015 entschied sich Geschäftsführer Kay Schönewerk für eine Agentursoftware – und fragt sich seitdem, wieso ihm das nicht früher eingefallen war.

Herr Schönewerk, Sie haben Ihre Agentur im Milleniumsjahr gegründet – wie hat sie sich in den zurückliegenden 18 Jahren entwickelt?

Bei uns hat sich viel getan. Wir haben unsere Wurzeln im Journalismus und zunächst Content für große Fernsehsender und Zeitungen geliefert. Heute sind wir als Full-Service-Agentur in vielen Feldern aktiv: Neben „klassischen“ Print-Inhalten – von der Pressemappe bis zum Geschäftsbericht – bieten wir alle Online Marketing-, Social Media- und PR-Formate. Dabei betreuen wir Kunden aus diversen Sparten – Health & Technology, Energy & Finance, Public & Tourismus.

Eine Agentursoftware haben Sie aber noch nicht so lange im Einsatz …

Tatsächlich haben wir uns erst vor drei Jahren für easyJOB entschieden – das war, kann ich heute sagen, leider viele Jahre zu spät. Als wir die Software eingeführt haben, war uns zunächst nicht klar, was easyJOB alles kann. Das haben wir erst mit der Zeit herausgefunden und schätzen gelernt. Es lohnt also, sich intensiv mit der Agentursoftware auseinander zu setzen. Heute sind wir mit der Investition sehr glücklich und ich muss – mit einem Augenzwinkern – gestehen: Die 15 Jahre ohne Agentursoftware waren 15 verschenkte Jahre.

Was haben Sie denn „verschenkt“?

Wir waren auch früher schon durchaus erfolgreich – aber wir haben vieles aus dem Bauch raus gesteuert. Je größer unsere Projekte wurden, desto schwerer war die Analyse nach einem Projekt. Warum hat der Prozess so lange gedauert? Wo und wann hätten wir gegensteuern sollen? Wie genau und auf welcher Grundlage kam es zu dieser oder jener Kalkulation?
Jetzt ist das komplett anders. Wir können jedes noch so komplexe Projekt Monate später noch auswerten und für anstehende Aufgaben viel aus den käufmännischen Analysen ableiten.

Wie konkret hilft Ihnen easyJOB dabei?

Wir haben zum Beispiel den Deckungsbeitrag viel deutlicher im Fokus, das ist eine spürbare Verbesserung. Außerdem hat easyJOB unseren Wandel von der reinen PR- hin zur komplexen Marketingagentur unterstützt. Denn durch die Transparenz und Zahlenkontrolle sehen wir viel klarer, wo wir wie viel Geld verdienen – sprich: welche Geschäftszweige oder Projekte sich tatsächlich und nachhaltig lohnen.

Das heißt, Sie kalkulieren Projekte heute anders als früher?

Ja. Wir setzen uns zu Beginn einen Fixpunkt, zum Beispiel: Der Deckungsbeitrag muss X Prozent erreichen. Dank easyJOB haben wir nun viele Stellhebel für unsere Kalkulation – etwa den Stundensatz, den erwarteten Zeitaufwand, die Auswahl der Dienstleister, die Höhe der Margen – als komplexes Konstrukt besser vor Augen.
Unter anderem machen wir heute auch unsere Stundenerfassung nicht, um in die Vergangenheit zurückzublicken – sondern um die Angebote in Zukunft profitabler zu gestalten, früher wurde da viel Geld verschenkt. Wir können auch Dienstleister ganz anders bewerten als früher, denn easyJOB liefert einen Preisvergleich auf Knopfdruck. Durch solch umfangreiches Controlling und Reporting ist unsere Agentur noch profitabler geworden.

Gibt es denn eine Funktion bei easyJOB, die Sie besonders schätzen?

Auf meinen Startseiten habe ich mir tatsächlich mein komplett eigenes Cockpit gebaut. Mit einem Klick liefert dieses Dashboard mir die gewünschten Infos in Echtzeit. Denn easyJOB ist eben wirklich eine echte Zahlenmaschine. Und wenn ich diese mit den richtigen Daten füttere, verschweigt und beschönigt sie nichts. Ich habe darum von überall aus einen Überblick, wie der Agentur läuft und verschwende nicht mehr so viel Zeit in Finanzsitzungen.

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Henrike Krabbenhöft

Seit 2007 bin ich für die Because im Bereich Marketing aktiv. An meinen Aufgaben gefallen mir besonders die kontinuierlichen und innovativen Neuerungen, welche stets spannende Learnings sowie Herausforderungen mit sich bringen.

 


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