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„Je größer wir wurden, desto dringender brauchten wir ein Rundumpaket“

30 Jahre Because Software heißt auch: 30 Jahre Partnerschaft mit besonderen Kunden. Zu unserem Firmenjubiläum erzählen wir an einigen Beispielen, wie die Zusammenarbeit in der Praxis läuft. Bei Sassenbach Advertising aus München ist unsere Software seit 2017 im Einsatz und hat schon zu vielen Verbesserungen geführt.

Herr Sassenbach, passend zur Agenturwelt: ein kurzer Elevator Pitch bitte. Was zeichnet Ihre Agentur aus?

Thomas Sassenbach: Wir, die Agentur Sassenbach Advertising, haben unsere Wurzeln ja in der Entertainment-Branche und waren die interne Werbeagentur von BMG, also der Bertelsmann Music Group. Seit unserem Management-Buyout im Jahr 2002 sind wir eine inhabergeführte Kreativagentur. Wir sind damals mit drei großen Kunden gestartet, die uns auch heute noch treu sind: BMG, die inzwischen zu Sony Music gehört, Universum Film und der Motorradhersteller Harley-Davidson. Dazu kommen zahlreiche weitere Projektpartner aus allen möglichen Branchen, vom Autobauer über Energieversorger bis zum Reiseveranstalter.

Ein großer Sprung von der Musikbranche bis zur Autoindustrie...

Sassenbach: Inhaltlich sicher, aber unsere Erfahrung aus der Musikwelt hilft uns sehr. Dort haben wir gelernt, tausend Einzelprojekte pro Jahr schnell und perfekt abzuwickeln. Da wird man geimpft auf die Bedürfnisse unterschiedlichster Zielgruppen – Heino-Fans sind anders als die von Whitney Houston und erst recht als die von Hardrockern wie Iron Maiden. Denn das ist unsere Kernkompetenz: Wir stellen komplexe Dinge so pointiert dar, dass es die Zielgruppe anspricht – und zugleich so klar, dass es auch meine Mutter verstehen würde.

2017 haben Sie unsere Agentursoftware easyJOB eingeführt. Wie kam es dazu?

Sassenbach: Unser Unternehmen wurde immer größer, und je mehr Mitarbeiter Du hast, desto wichtiger ist eine gute Unterstützung im täglichen Workflow. Da hatte die alte Lösung doch einige Probleme, die für die Mitarbeiter im Tagesgeschäft deutlich spürbar waren. Und dann gab es noch an einigen Stellen Zettelwirtschaft, etwa bei der Urlaubsplanung. Da war immer irgendwer nicht richtig informiert. Es wurde also immer klarer: Wir brauchen dringend ein Rundumpaket.

War die Auswahl Ihre alleinige Entscheidung?

Sassenbach: Oh nein, da haben wir ein eigenes Gremium gegründet, mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen. Die sollten dann unterschiedliche Agentursysteme „auf Herz und Nieren testen“ und alle Vor- und Nachteile zusammenstellen. Aber dazu können Ihnen Frau Schwarz und Herr Chan viel besser Auskunft geben: Beide saßen ja damals in diesem Gremium und sind heute die Supervisoren für easyJOB.

Julia Schwarz: Ja, ich bin seit fünf Jahren Kundenberaterin und kannte das alte Programm und seine Schwachstellen genau. Daraus haben wir unsere Bedürfnisse abgeleitet.

Kin-Ming Chan: Konkret haben wir geschaut, wie sich unsere Strukturen, der bestehende Workflow und die heterogenen Kundenprojekte gemeinsam in der neuen Agentursoftware abbilden lassen. Da wurde dann bald klar, dass easyJOB am besten zu uns passt. Es wurde dann bei der Implementierung entsprechend konfiguriert und uns quasi „auf den Leib geschneidert“.

Sassenbach: Ausschlaggebend war tatsächlich, welches Programm uns am meisten helfen kann; Kosten haben bei der Entscheidung nur eine untergeordnete Rolle gespielt. Zwar sind die bei easyJOB etwas höher als bei manch anderem System, aber dafür kriegen wir auch mehr geboten.

Wie sind Sie bei der Implementierung konkret vorgegangen, und wie haben Sie Ihre Mitarbeiter vorbereitet?

Sassenbach: So eine Implementierung muss ja von allen Mitarbeitern ernst genommen werden, sonst verpufft der ganze Aufwand – und der ist ganz schön hoch. Die Herausforderung war es, den Jumbo-Jet zum Steilflug zu bekommen und dabei auch die Mitarbeiter mitzunehmen. Wir mussten das richtige Tempo finden, damit kein Mitarbeiter sich von den vielen Neuerungen überfordert fühlte. Zum Glück sind die beiden hier sehr motiviert und bringen diesen Prozess bis heute immer weiter voran.

Chan:  Mir war besonders wichtig, dass die Kollegen nicht das Gefühl haben: Da drückt die Geschäftsführung einfach etwas durch. Vielmehr sollte jeder sehen, wie hilfreich das Programm im eigenen Arbeitsalltag ist. Wir sehen uns dabei als interne Dienstleister – mit der Aufgabe, easyJOB möglichst nutzbringend für alle einzusetzen.

Schwarz: Wir geben unseren Kollegen auch Schulungen zu einzelnen Bausteinen des Programms, etwa wie man Jobs anlegt oder Rechnungen schreibt. Dabei testen wir die Funktion vorher selber intensiv. Außerdem erstellen wir zu bestimmten Themen umfangreiche Unterlagen, wo jeder bei Unklarheiten nachschauen kann. Das gibt viel Sicherheit – ebenso wie unser neu geplanter interner Blog, in dem wir immer wieder Tipps und Tricks zu easyJOB verraten. Und nicht zuletzt arbeiten wir jeden neuen Mitarbeiter persönlich ein. So erhält er von Anfang an das aktuell relevante Wissen und wir vermeiden unnötige Fehler.

Sassenbach: Inzwischen ist die Basis-Implementierung fertig. Jetzt schauen wir, ob weitere Bausteine wie die Ressourcenplanung für unsere Agentur nützlich sein könnten.

Wie fällt der Praxistest aus? Sprich, bei welchen Prozessen hilft Ihnen easyJOB?

Sassenbach: Das Tolle ist ja, dass sämtliche Prozesse schnell und effektiv laufen. Schließlich wollten wir eine Lösung, die alles komplett anbietet, ohne dass wir wieder mit irgendwelchen Tools von Drittanbietern rumspielen müssen. Das macht vieles einfacher: Ist zum Beispiel ein Kollege krank, kann ein anderer den Job problemlos weiterführen, weil alle Vorarbeiten dokumentiert und nachvollziehbar sind. Für mich selbst ist besonders das übersichtliche Dashboard wertvoll. Schon beim Öffnen der Software erhalte ich einen Überblick über Auslastung, Kunden und aktuelle Vorgänge. So weiß ich immer, was gerade los ist in meiner Agentur.

Sie haben auch einige Zusatzmodule im Einsatz. Wie sind Ihre ersten Erfahrungen damit?

Schwarz: Wir nutzen die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, Freigabeprozesse und den digitalen Eingangsrechnungs-Workflow. Das funktioniert alles reibungslos. Außerdem können wir jetzt von jedem Standort aus die Rechnungen freigegeben. Das ist eine enorme Entlastung, um die Abläufe zu beschleunigen.

Sassenbach: Wir haben uns auch einen speziellen Report für unseren Kunden Harley-Davidson programmieren lassen. Mit dem haben wir alle vorgegebenen Etats immer mit einem Klick im Blick. Wenn ich etwa eine Pauschale von 100 Euro habe, sehe ich sofort: Aha, jetzt sind noch 87 Euro übrig, mit denen ich arbeiten kann. Super praktisch!

Letzte Frage in die Runde: In einem Satz bitte – was überzeugt Sie besonders an easyJOB?

Schwarz: Das Programm unterstützt uns in der alltäglichen Abwicklung mit vielen Daten, ohne dass ich aktiv suchen oder auswerten muss: Ich sehe schnell, wo Stunden verbraucht wurden und ob ein Job aus dem Ruder läuft; zugleich spare ich viel Zeit, weil Angebote oder Rechnungen traumhaft einfach geschrieben sind.

Chan: Die Zusammenführung aller Agenturprozesse – das schafft einen stringenten Workflow und entlastet uns Kundenberater spürbar im Tagesgeschäft.

Sassenbach: easyJOB hilft mir, die Agentur effizient zu führen und zu kontrollieren – und das immer tagesaktuell.

Auch interessant: Erfahrungsbericht von Supervisor Kin-Ming Chan zur Implementierung von easyJOB.

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Henrike Krabbenhöft

Seit 2007 bin ich für die Because im Bereich Marketing aktiv. An meinen Aufgaben gefallen mir besonders die kontinuierlichen und innovativen Neuerungen, welche stets spannende Learnings sowie Herausforderungen mit sich bringen.

 


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