Arbeitszeiterfassung – mit easyJOB ganz komfortabel
Bereits jetzt schon deckt easyJOB die derzeit in Deutschland geltenden Vorschriften zur Dokumentation der Arbeitszeiten ab. Eine Erfassung im Sinne von „Kommen, Gehen und Pausen“ ist bei uns Standard. Um den aktuellen Anforderungen noch besser zu begegnen, entwickeln wir derzeit eine moderne Form der Arbeitszeiterfassung. Erste Funktionen sind bereits umgesetzt.
Mit unserem optionalen E-Mail-Assistenten erinnert easyJOB jetzt automatisch Ihre Kollegen, wenn nach einer gewissen Anzahl von Stunden noch keine Pause erfasst wurde. Auch Teamleiter oder HR-Mitarbeiter werden auf Wunsch über fehlende Pausenzeiten der Mitarbeiter informiert.
Um die Arbeitszeit exakt zu erfassen, ist eine Eingabe der Pausenzeiten notwendig. Das neue Anzeigenlayout „eJ Arbeitszeitkontrolle“ unterstützt Sie dabei und gibt Ihnen einen genauen Überblick über alle Zeiten.
Mit dem Release 5.90 kommen weitere Features dazu:
- deutlichere Trennung der Dokumentation der projektbezogenen Stundenerfassung und der reinen Arbeitszeiterfassung
- Erfassung beliebig vieler Anwesenheitsblöcke, die ggf. durch Pausen (nicht verfügbare Arbeitszeit) unterbrochen werden können
- Definition von unterschiedlichen Arbeitszeitarten
- Warnmeldungen auf Basis der Arbeitszeiterfassung
RESTful API – docken Sie Ihre Tools an
Die RESTful API ermöglicht den Austausch von Informationen. So können verschiedene Systeme durch die Schnittstelle miteinander kommunizieren. Das erlaubt eine zunehmende Öffnung, die es möglich macht, eigene oder externe Applikationen unkompliziert und standardisiert mit easyJOB zu verknüpfen.
Der Umfang der REST API wurde auch mit diesem Release erheblich erweitert. Aktuell stehen jetzt REST-APIs für Aufgaben/Termine, Abwesenheiten, Stunden, Jobs und Leistungen inklusive der Zusatzfelder lesend und schreibend zur Verfügung. Lesend sind außerdem Datensätze für Adressen/Personen, Kosten/Erlöse (aus der Funktion Terminplanung Kosten/Erlöse) und einige Daten für Media verfügbar.
Mögliche Anwendungen sind:
- aus externen Systemen Jobs- und Leistungen in easyJOB anlegen, z. B. Anbindung von Webshops
- Übergabe von Daten an externe Systeme, z. B. geschriebene Stunden auslesen
- individuelle Workflows auf Basis von in easyJOB getätigten Aktionen einrichten, beispielsweise Umwandlung eines Kostenvoranschlags in einen beauftragten Job in easyJOB löst ein E-Mail an die GF aus)
Mit den nächsten Releases wird die RESTful API sukzessive um weitere Datensätze (z. B. Adressen/Personen, Währungen) erweitert, um die Dateninteroperabilität und Kompatibilität von easyJOB mit anderen Systemen zu stärken.
Zusatzfelder – spezifische Anforderungen umsetzen
In easyJOB ist es einfach möglich, die Agentursoftware mit individuellen Zusatzfeldern noch besser den eigenen Bedürfnissen anzupassen. An vielen Stellen lassen sich beliebig viele Zusatzfelder mit unterschiedlichen Feldtypen einrichten. Neue Zusatzfelder gibt es jetzt für die Bereiche Termine/Aufgaben und Mitarbeiter. Zwei Beispiele für die Anwendung: Im Eventbereich können damit zusätzliche Daten, wie z. B. die Teilnehmeranzahl, am Termin erfasst werden. Im Bereich HR hinterlegen Sie ganz einfach Informationen wie Skills, Daten zum Firmenhandy etc. am Mitarbeiterstamm.
Die neuen Zusatzfelder stehen Ihnen im Suchassistenten und auch in den Anzeigelayouts zur Verfügung.
Freigabemodelle – Zusatzfelder erweitern die Anwendungsmöglichkeiten
easyJOB bietet diverse Freigabeprozesse an. Die Zusatzfelder der Typen „Auswahlliste“ und „Ja/Nein“ stehen nun vollständig in allen Freigabemodellen als Bedingung zur Verfügung. Ein Beispiel für die Anwendung ist die Zuordnung von Branchen oder Kostenstellen über ein Job-Zusatzfeld. Im Freigabemodell wird dann definiert, dass nur bei einer bestimmten Branche/Kostenstelle der Freigabeprozess ausgelöst wird.
Neues Mehrwertsteuer-Konzept – bietet immer den richtigen MwSt.-Code
Wir haben die Handhabung der Mehrwertsteuer komplett überarbeitet, um sie vom Gebiet (Mitarbeiter Stammdaten) zu lösen und sie individueller auf die Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen. Besonders für Agenturen mit mehreren Standorten in verschiedenen Ländern und/oder komplexen Abrechnungen von unterschiedlichen Leistungen über Ländergrenzen hinweg ist dies hilfreich.
Dazu werden in easyJOB neue MwSt.-Sets für Kunden/Produkte, Lieferanten und Leistungsarten definiert. Das hat den Vorteil, dass den Mitarbeitern immer die korrekten MwSt. Sätze für den jeweiligen Anwendungsfall vorgeschlagen werden – so passieren keine Fehler mehr.
Für einen Übergang auf die neuen MwSt.-Sets haben wir Umstellungsmöglichkeiten vorbereitet, die gerne von unseren Beratern begleitet werden.
Verbesserte Urlaubsübersicht – ermöglicht schnelle Abfrage
Mit der neuen Urlaubsübersicht können Sie ganz einfach Mitarbeiter mit und ohne Abwesenheiten anzeigen. Dies ist eine schelle Möglichkeit für Teamleads, die Ansprüche der Mitarbeiter zu prüfen.
Rechnung und Anlagen zusammenfassen – von vielen Kunden gewünscht
Wir haben immer ein offenes Ohr für Anregungen und Wünsche unserer Kunden. So auch in diesem Fall. Ein Ausgangsrechnungs-Beleg kann nun mit den zugehörigen AR-PDF-Anlagen zusammengeführt werden. Das ist hilfreich, wenn Ihr Kunde nur ein Dokument erlaubt und eine Stundenliste, der Kundenauftrag oder ein ER-Sammel-PDF der Rechnung beigefügt werden soll. Praktisch auch, wenn Sie nur ein Dokument in Ihre Buchhaltung übergeben wollen, es wird GoBD-konform abgelegt.
Allerlei Nützliches – kleine Features, die Spaß machen
Hier haben wir Ihnen noch ein paar interessante Funktionen aus der Fülle des Releases herausgepickt:
- Dashboard neu: Eine ausgewählte Hintergrundfarbe für das Dashboard kann auch für alle weiteren Seiten übernommen werden.
- Neue Checkboxen „Stunden/ER/AR unterbinden“ – damit ist es z. B. möglich, Stunden auf Jobs zu buchen, aber die Erfassung von Eingangsrechnungen zu verhindern.
- Bei der Anlage von Personen kann jetzt zwischen natürlichen/nicht natürlichen Personen unterschieden werden. Im Datenfeld Geschlecht ist eine Auswahl „divers“ bzw. „keine Angabe“ möglich. Alte Layouts können entsprechend angepasst werden, neue berücksichtigen dies bereits.
Haben Sie jetzt Appetit bekommen? Dann lassen Sie es sich schmecken!